Также на рассматриваемом предприятии отсутствует график документооборота. Это является значительным упущением, так как точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций. Поэтому считаем целесообразным порекомендовать главному бухгалтеру составить схему или перечень работ по созданию и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения.
В целях недопущения подделки документации целесообразно создать документ с образцами подписей сотрудников, наделенных правом подписывать финансовые документы.
В учете товарно-материальных ценностей нами также были выявлены недостатки:
Оприходование товарно-материальных ценностей часто следует с опозданием, имеют место случаи отсутствия счетов-фактур. Следует проводить проверки наличия документов на предприятии не реже одного раза в полгода.
На предприятии инвентаризация проводится один раз в год, а инвентаризация МБП раз в три года. Рекомендуется проводить инвентаризацию каждые полгода, а инвентаризацию материальных оборотных активов каждые два месяца, т.к. на предприятии были случаи выявления недостачи.
Устранение этих недостатков на наш взгляд позволит предприятию в дальнейшем более эффективно вести учет материальных оборотных активов, что приведет к повышению эффективности деятельности предприятия в целом.
Одна из основных проблем данного предприятия - дефицит денежных средств, вызванный стремительным ростом дебиторской задолженности или неоправданным увеличением запасов сырья и готовой продукции. Избежать подобных проблем компания может, внедрив систему нормирования оборотных активов. Для этого потребуется рассчитать нормативы оборотных средств, протестировать правильность полученных результатов и автоматизировать процедуры корректировки и контроля установленных норм. Создание нормативов для всех оборотных активов неоправданно. Целесообразно нормировать только те статьи оборотных активов, в отношении которых соблюдаются следующие условия:
хозяйственные операции с той или иной группой оборотных активов носят регулярный характер.
· оборотные активы, для которых планируется разработать норматив, -- существенны и однородны по своему составу.
· компания может управлять данным видом оборотного актива.
Система управления оборотными активами на предприятии должна быть комплексной, поэтому нормированию подлежит каждый элемент оборотных активов. Но начинать все, же следует с наиболее проблемных элементов существующих оборотных активов. Только расчет нормативов не позволяет создать полноценную работающую систему нормирования (включая алгоритмы и механизмы нормирования), и в итоге от ее использования компания отказывается.
Для того чтобы избежать подобных проблем, необходимо последовательно выполнить следующие этапы.
1. Построение модели операционного цикла. Операционный цикл - период, в течение которого денежные средства отвлечены из оборота предприятия. Он начинается с момента выдачи авансов поставщикам и заканчивается на дату получения денежных средств за продукцию, реализованную на условиях отсрочки платежа. Для того чтобы определить продолжительность операционного цикла, потребуется установить среднее время выполнения следующих бизнес-процессов:
· транспортировка товаров от поставщика, приемка, контроль качества, хранение, производство, оформление транспортных документов, транспортировка товара до конечного покупателя -- цикл запасов;
· предоплата, отсрочка платежа, инкассация, банковские операции, связанные с переводом денежных средств от покупателя к продавцу, -- цикл расчетов.
От времени выполнения перечисленных бизнес-процессов будут зависеть нормативы оборотных средств.
2. Разработка внутрифирменного положения по нормированию. Этот документ представляет собой методические рекомендации по нормированию оборотных средств, которые содержат нормативы, определенные для различных оборотных активов компании, способы их расчета и необходимые для этого источники данных и список ответственных за выполнение нормативов.
3.Тестирование разработанной модели нормирования. Тестирование необходимо для того, чтобы понять, позволяет ли существующая система управленческого учета получить данные, необходимые для нормирования, оценить трудоемкость работ, связанных с этим процессом.
4.Корректировка разработанной методики. После того как проведено тестирование, необходимо учесть замечания пользователей системы нормирования и скорректировать положение по нормированию. Изменения могут касаться разработанных нормативов, подходов к расчету, принципов получения данных и т. д.
На первом этапе необходимо определиться, какие статьи оборотных активов нужно нормировать в первую очередь. Далее по таким статьям проводится выборка за последние три года, и определяются тенденции изменения оборачиваемости актива - увеличение или уменьшение. После этого сведения о динамике изменения оборотных активов сравниваются с изменениями в компании за аналогичный период (например, рост продаж на 30% при увеличении оборотных активов на 100%). Это позволяет определить те участки, где оборотные активы используются неэффективно, к примеру, произошло затоваривание складов запасами товаров или необоснованно увеличилась дебиторская задолженность. Для выявления резервов усовершенствования структуры и величины активов ежеквартально проводится анализ оборотных активов.
Следует отметить, что типичными ошибками, допускаемыми в процессе внедрения системы нормирования, являются некорректное распределение ответственности за выполнение принятых нормативов и отсутствие системы бонусов. Наиболее распространенная схема распределения ответственности за выполнение принятых нормативов может быть представлена следующим образом. За выполнение норматива:
· по запасам товаров на складе отвечает руководитель отдела продаж;
· по дебиторской задолженности отвечает менеджер по продажам.
После того как распределена ответственность среди должностных лиц компании, создается система мотивации, призванная обеспечить соблюдение нормативов. Одним из вариантов является механизм, когда сотрудникам выплачивается фиксированный размер вознаграждения, если отклонение фактического значения величины оборотных активов от нормативного находится в пределах установленного процента.
Организации также рекомендуется сосредоточить внимание на трех основных направлениях:
1. Информационное сопровождение управленческой деятельности в области формирования ресурсов.
2. Аналитическое обеспечение принятия решений в выборе схем и инструментов формирования оборотных средств.
3. Надлежащий внутренний контроль целевого использования средств, полученных по факторинговой схеме, результативности работы каждого подразделения по обеспечению эффективного использования оборотных средств.
При этом наибольшую важность, имеет конкретизация ответственности и полномочий. Любая хозяйственная и финансовая операция или их комплекс должны быть в конечном счете ориентированы на общие стратегические цели деятельности торговой организации, особенно, если в ней налажен управленческий учет и выделены центры ответственности.
Для решения исследуемой проблемы увязку стратегических целей деятельности организации с функциями, выполняемыми отдельными подразделениями в процессе реализации факторинговой схемы формирования оборотных средств, рекомендовано проводить в виде матрицы, где по вертикали располагаются стратегические ориентиры, по горизонтали – основные функции подразделений.
Особое внимание необходимо уделить рекомендуемым моделям (директивной и поддерживающей) построения системы взаимодействия организации с покупателями при реализации факторинговой схемы формирования оборотных средств.
Необходимо обосновать многовариантность оценки оборотных активов торговых организаций в контексте учетной концепции «справедливая стоимость», учитывающей цели и назначение оценки в различных хозяйственных ситуациях, обеспечивающей действительное отражение потенциала организации в системе статического и динамического балансов.
Особое внимание необходимо уделять учету средств «индивидуализации» таких как: «бренд», «торговая фирма», «марочное название» и т.д., используемых при совершении франчайзинговых операций.
Итак, для эффективной деятельности предприятию целесообразно нормировать статьи оборотных активов. Также необходима автоматизация всех процессов и мотивация персонала, для выполнения поставленных задач.
Заключение
В понятии "управление оборотными средствами" объединены такие процессы, как управление запасами, оборачиваемостью, сбытом и дебиторской задолженностью.
Фирма, занимающаяся торговой деятельностью, больше, чем производственная, ориентирована на маркетинговую стратегию, а следовательно, влияние факторов, определяющих выбор маркетинговых мероприятий (например, изменение спроса на отдельные товары), выше у торговых предприятий. Особенностью структуры оборотных средств торговой компании является пропорциональное соотношение между текущими активами и текущими пассивами. Это объясняется более коротким, чем производственный, циклом оборота и существенной подверженностью торговой компании влиянию таких внешних факторов, как сезонность, инфляция, ситуация на рынке.
Основная идея построения структуры оборотного капитала любой компании состоит в том, что все элементы оборотных активов и пассивов с течением времени превращаются друг в друга. Следовательно, намеченный объем вложений в конкретный элемент зависит от особенностей самой компании, отрасли и состояния внешней среды.