Дебиторская и кредиторская задолженности предприятия: анализ и пути снижения (на примере ЗАО "БЕСТ") (стр. 13 из 20)

3.1 Общая характеристика «Галактика ERP» v.8.1

ИС «Галактика» – многофункциональная программа для ПЭВМ «Галактика ERP» 8.1. на платформе MS SQL, которая состоит из взаимосвязанных модулей, выполняет функции по вводу данных, обмену и обработке информации, формированию отчетов. Автоматизированная система управления Галактика ERP (Enterprise Resource Planning) – полная поддержка законодательства, гибкая адаптация к специфике бизнеса предприятия. Управление финансами, персоналом, производством, логистикой и цепочками поставок, взаимоотношениями с клиентами и поставщиками.

Возможности системы ERP позволяют в едином информационном пространстве оперативно решать главные управленческие задачи, обеспечить менеджеров различного уровня управления необходимой и достоверной информацией для принятия управленческих решений:

- построение системы учета и формирование различных видов отчетности;

- управление материальными и финансовыми потоками (логистика);

- финансовое планирование и оперативный финансовый менеджмент, управленческий учет;

- производственное планирование и управление производством, контроллинг;

- управление персоналом и кадровой политикой.

В состав системы автоматизации управления предприятием Галактика ERP входят средства и для поддержки специальных управленческих задач:

- управление техническим обслуживанием и ремонтами оборудования;

- управление качеством продукции;

- управление взаимоотношениями с клиентами;

- управление недвижимостью.

Система ERP обладает теми свойствами, которые востребованы предприятиями сегодня и будут необходимы завтра (рисунок 12).

Рисунок 12 – Отличительные свойства системы Галактика

Корпорация «Галактика» обладает лицензией на осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну. Это позволяет использовать систему Галактика ERP в организациях и предприятиях оборонно-промышленного комплекса, а также в структурах, чья деятельность имеет стратегически важное значение для государства.

Интегрированная система автоматизации управления приносит компании ряд неоспоримых преимуществ: сокращение издержек, повышение производительности труда, снижение себестоимости продукции, рост прозрачности и конкурентоспособности бизнеса. Однако для того, чтобы система стала надежным и удобным в использовании инструментом управления, недостаточно только ее отличных функциональных возможностей. Масштабируемость, быстродействие, возможность выбора для работы системы различных аппаратных средств, эргономичность и удобство администрирования, умеренная стоимость сопровождения и развития системы – каждая из этих характеристик играет важную роль в получения максимального эффекта от работы ERP-решения.

3.2 Описание технологии трансформации данных национального бухгалтерского учета

Технология трансформации бухгалтерских данных с национального плана счетов выглядит следующим образом:

1) Осуществляется копирование данных с национального плана счетов на план счетов МСФО в копию национального плана счетов за весь отчетный период (отчетным периодом является месяц).

При трансформации необходимо работать с копией данных для того, чтобы не уничтожать бухгалтерское сальдо. При копировании проводки:

- сохраняют даты первоначальных проводок;

- теряют связь с первичным документом, приобретают связь с бухгалтерской справкой, с помощью которой копируются;

- копирование ведется только по балансовым счетам;

- при копировании трансформации проводок не производится, они копируются как есть на копию национального плана счетов в регистре учета МСФО.

Регистр бухгалтерского учёта (учётный регистр) — элемент организации бухгалтерского учёта на предприятии, предназначенный для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учёту первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Посредством внедрения программного комплекса на базе галактика, будет реализован параллельный регистр, или регистр МСФО. Это сделано для удобства работы пользователей ИС Галактика. Доступ к регистру МСФО будут иметь только сотрудники непосредственно занятые процессом трансформации данных.

Для ежемесячного создания копии данных национального плана счетов будет разработан специальный алгоритм ТХО (Типовая хозяйственная операция) – NPSCOPY. (или NEWPLANSHEETCOPY). Данный алгоритм осуществляет копирование оборотов по балансовым счетам плана-источника на счета плана-приемника за отчетный период (месяц), который определяется по дате бухгалтерской справки, к которой будет привязываться ТХО копирования данных.

Разработка специального алгоритма необходима для обеспечения возможности гибкой работы с копией данных: множественное проведение копирования, копирование и очистка данных только за отчетный период.

2) Осуществляются операции закрытия копий национальных счетов в счета BS и PL.

Операции закрытия строятся на основе таблиц соответствия (мэппинга). Мэппинг – это преобразование данных из одной формы в другую. Для бухгалтерского учета мэппинг – это составление таблицы соответствий бухгалтерских счетов из различных планов счетов, например белорусского плана счетов и плана счетов IFRS (МСФО) (или плана счетов управленческого учета).

В схеме трансформации данных анализируются сами счета национального плана счетов, а также аналитика на этих счетах. При трансформации используются только данные бухгалтерского учета. Данные первичных документов не используются при трансформации.

Трансформация данных с национального плана счетов на план счетов МСФО будет производиться с помощью технологии закрытие счетов в ИС Галактика. Для этого необходимо:

1) настроить схему закрытия счетов;

2) настроить ТХО закрытия для каждого счета (а в необходимых случаях счет+субсчет / счет+субсчет+аналитика).

Схема закрытия счетов будет запускаться ежемесячно, результатом ее работы будут бухгалтерские справки с типом «Трансформация» для каждого этапа схемы закрытия счетов. Схематически технология трансформации представлена на рисунке 13.

Рисунок 13 – Технология трансформации данных принятая на ЗАО «БеСТ»

Особенности данной технологии:

1) трансформируется сальдо, а не обороты (это значит, что в отчетах по регистру МСФО за период можно увидеть не обороты, а только сложившееся сальдо; развернутые обороты можно увидеть только по национальному плану счетов);

2) Белорусские счета корреспондируют со счетами МСФО;

3) отсутствие сумм на копиях белорусских счетов означает, что все трансформировалось целиком;

4) существует жесткая привязка между бухучетом и МСФО по моменту закрытия отчетного периода;

5) отчетный период в бухучете и МСФО закрываются одновременно;

6) в закрытом отчетном периоде запрещается проводить как трансформацию, так и корректирующие проводки.

Далее рассмотрим таблицы соответствия, т.е. те коды, на которые, будет попадать информация в результате трансформации данных национального бухгалтерского учета и которые впоследствии будут использоваться для проведения детальнейшего анализа задолженностей по основным направлениям деятельности, по основным сегментам рынка, а также в разрезе основных поставщиков товаров, работ и услуг носящих капитальный характер. При составлении данных таблиц учитывались мнения и пожелания, сотрудников, как управления бухгалтерского учета, так и сотрудников управления бюджетирования и отчетности.

Рассмотрим таблицы 9 и 10, в которых отражена детализация статей баланса в части дебиторской и кредиторской задолженности, необходимой для нужд управленческого учета и удовлетворяющая стандартам МСФО.

Таблица 19 – Детализация дебиторской задолженности по стандартам МСФО

Счет МСФО	IFRS account	Наименование кода
A_1_120	Trade receivables, net	Дебиторская задолженность
A_1_120_01	Receivables From Subscribers	Задолженность от абонентов
A_1_120_02	Trade receivables and cheques received	Торговая дебиторская задолженность
A_1_120_03	Receivables From I/C parthers	Задолженность по операторским соглашениям
A_1_120_04	Receivables From Roaming parthers	Задолженность по роуминговым соглашениям
A_1_120_05	Provision For Doubtful Trade Receivables	Резерв под сомнительную дебиторскую задолженность
A_1_120_07	Doubtful Trade Receivables	Сомнительная дебиторская задолженность
A_1_120_08	Advances given for CIP	Дебиторская задолженность от поставщиков товаров работ услуг капитального характера
A_1_131	Due From Related Parties, net	Дебиторская задолженность от консолидированных компаний
A_1_131_01	Receivables from consolidated group companies	Задолженность от компаний входящий в группу Туркселл
A_1_131_02	Receivables from non-consolidated group companies	Задолженность от компаний не входящих в группу Туркселл

Таблица 20 – Детализация кредиторской задолженности по стандартам МСФО

Счет МСФО	IFRS account	Наименование кода
L_2_420	Trade and other payables	Кредиторская задолженность
L_2_420_01_01	Due to I/C partners	Задолженность по операторским соглашениям
L_2_420_01_02	Due to Roaming partner	Задолженность по роуминговым соглашениям
L_2_420_01_03	Due to other local supplier	Задолженность резидентам Республики Беларусь
L_2_420_01_04	Due to other foreign supplier	Задолженность нерезидентам Республики Беларусь
L_2_420_01_05	Due to Huawei	Задолженность перед компанией Huawei
L_2_420_01_06	CAPEX Paybles	Кредиторская задолженность перед поставщиками товаров работ услуг капитального характера
L_2_431	Due to related parties, net	Кредиторская задолженность от консолидированных компаний
L_2_431_01_01	Due to consolidated group companies	Задолженность от компаний входящий в группу Туркселл
L_2_431_01_02	Due to non-consolidated group companies	Задолженность от компаний не входящих в группу Туркселл

Как видно из таблицы 9 и 10, детализация статей дебиторской и кредиторской задолженности не носит строгого характера, статьи задолженностей, выделение одного или другого вида задолженности, все это полностью опирается на потребности и желания организации, в той или иной группировке. Компания ЗАО «БеСТ», взаимодействует более чем с 1000 контрагентами, проводить анализ каждого поставщика, достаточно сложно и требует больших трудозатрат времени. Именно поэтому руководством компании было принято решение, о внедрении программного комплекса позволяющего беспрепятственно, быстро и главное качественно получать, необходимую информацию. В результате, были составлены таблицы соответствия счетов национального плана счетов утвержденного в 2004 г. и кодов, указанных в таблицах 19 и 20.