1. Основні поняття та роль інформаційних систем (ІС) в управлінні підприємствами. Інформаційна система та її місія. Головна задача впровадження ІС. Структура ІС, її компоненти
Інформаційна система — сукупність організаційних і технічних засобів для збереження та обробки інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів. Таке визначення надто загальне і підлягає подальшому уточненню. Інформаційні системи діють у нашій країні під назвою "автоматизовані системи (АС)".
Інформаційні системи здавна знаходять (в тому чи іншому вигляді) досить широке застосування в життєдіяльності людства. Це пов'язано з тим, що для існування цивілізації необхідний обмін інформацією — передача знань, як між окремими членами і колективами суспільства, так і між різними поколіннями.
Найдавнішими і найпоширенішими ІС слід вважати бібліотеки. Бо в бібліотеках збирають книжки (або їх аналоги), зберігають їх, дотримуючись певних правил, створюють каталоги різного призначення для полегшення доступу до книжкового фонду. Видаються спеціальні журнали та довідники, що інформують про нові надходження, ведеться облік видачі.
Розглянемо детально сутність і роль ІС в управлінні підприємствами.
Інформаційна система являє собою комунікаційну систему по збору, передачі, переробці інформації про об'єкт, що постачає робітників різноманітного рангу інформацією для реалізації функції управління.
Інформаційна система створюється для конкретного об'єкта. Ефективна інформаційна система бере до уваги розходження між рівнями управління, сферами дії, а також зовнішніми обставинами і дає кожному рівню управління тільки ту інформацію, що йому необхідна для ефективної реалізації функцій управління.
Впровадження інформаційних систем відбувається з метою підвищення ефективності виробничо-господарської діяльності фірми за рахунок не тільки опрацювання і збереження рутинної інформації, автоматизації конторських робіт, але і за рахунок принципово нових методів управління, заснованих на моделюванні дій спеціалістів фірми при прийнятті рішень (методи штучного інтелекту, експертні системи і т.п.), використанні сучасних засобів телекомунікацій (електронна пошта, телеконференції), глобальних і локальних обчислюванних мереж і т.д.
Сьогодні більш правильно використовувати термін – комп'ютерна інформаційна система підприємства (КІСП) – це сукупність інформації, методів, моделей, технічних, програмних, технологічних засобів і рішень, а також фахівців, що займаються обробкою інформації і прийняттям управлінських рішень у межах підприємства.
Комп’ютерні інформаційні системи характеризуються наявністю функціональної і забезпечуючої частин, відповідно декомпозиції (виділення) системи на складові частини – підсистеми, що знаходяться у визначених відносинах одна з іншою. Безліч таких відносин разом з елементами утворять структуру інформаційної системи.
Функціональна частина КІСП фактично є моделлю системи керування об'єктом.
Запебпечуюча частина КІСП складається з технічного, інформаційного, математичного, організаційного, правового, ергономічного та інших видів забезпечення.
Комп'ютерні інформаційні системи підприємства відіграють значну роль на сучасних підприємствах, оскільки вони безпосередньо впливають на планування і прийняття управлінських рішень, номенклатуру, технологію виготовлення і реалізацію товарів і послуг.
У роботі інформаційної системи можна виділити такі етапи:
1. Зародження даних — формування первинних повідомлень, що фіксують результати певних операцій, властивості об'єктів і суб'єктів управління, параметри процесів, зміст нормативних та юридичних актів тощо.
2. Накопичення і систематизація даних — організація такого їх розміщення, яке б забезпечувало б швидкий пошук і відбір потрібних відомостей, методичне оновлення даних, захист їх від спотворень, втрати, деформування цілісності та ін.
3. Обробка даних — процеси, внаслідок яких на підставі раніше накопичених даних формуються нові види даних: узагалюючі, аналітичні, рекомендаційні, прогнозні. Похідні дані також можуть зазнавати подальшого оброблення, даючи відомості глибшої узагальненості і т.д.
4. Відображення даних — подання їх у формі, придатній для сприйняття людиною. Передусім — це виведення на друк, тобто виготовлення документів на так званих твердих (паперових) носіях. Широко використовують побудову графічних ілюстративних матеріалів (графіків, діаграм) і формування звукових сигналів. Місія інформаційних систем — це виробництво інформації, що її потребує організація для забезпечення ефективного управління всіма своїми ресурсами, створення інформаційного і технічного середовища для здійснення управління організацією.
Останнім часом керівники підприємств почали розуміти всю важливість ІС для успішного ведення бізнесу. Можна виділити три найбільш важливих факторів, які суттєво впливають на розвиток ІС:
1. розвиток методики управління підприємством.
2. розвиток загальних можливостей і продуктивності комп’ютерних систем.
3. розвиток підходів до технічної та програмної реалізації елементів ІС.
Головна задача впровадженняІС - підвищенняефективності роботи підприємства. Найбільший ефект від впровадження ІС досягається при її комплексному розгортанніі максимальній зацікавленностікерівництва підприємства в успіху всього проекту.
4. Щоб розібратися в роботі інформаційної системи, потрібно зрозуміти суть проблем, які вона вирішує, а також організаційні процеси, в які вона включена.
У кожній з таких систем організується і ведеться робота в таких напрямках:
· виявлення інформаційних потреб;
· добір джерел інформації;
· збір інформації;
· введення інформації із зовнішніх або внутрішніх джерел;
· опрацювання інформації, оцінка її повноти і значущості і подання її в зручному вигляді;
· виведення інформації для надання її споживачам або передачі в іншу систему;
· організація використання інформації для оцінки тенденцій, розробки прогнозів, оцінки альтернатив рішень і дій, вироблення стратегії;
· організація зворотного зв’язку з інформації, обробленою людьми даної організації, корекція вхідної інформації.
Без персоналу, що взаємодіє з комп’ютерами й телекомунікаціями, уявити ІС неможливо.
Класифікація інформаційних систем:
За сферою діяльності: державні, територіальні (регіональні), галузеві, об'єднань підприємств, підприємств (організацій), технологічних процесів.
За ступенем централізації обробки інформації: централізовані, децентралізовані, комплексного використання.
За ступенем інтеграції функцій: багаторівневі з інтеграцією за рівнями керування, багаторівневі з інтеграцією за функціями управління.
За ступенем (рівнем) автоматизації виділяють ручні, автоматизовані й автоматичні інформаційні системи.
Ручні ІС характеризуються тим, що всі операції по переробці інформації виконуються людиною.
Автоматизовані ІС - частина функції (підсистем) управління або опрацювання даних здійснюється автоматично, а частина - людиною.
Автоматичні ІС - усі функції управління й опрацювання даних здійснюються технічними засобами без участі людини (наприклад, автоматичне управління технологічними процесами).
По сфері застосування можна виділити такі класи інформаційних систем:
- наукові дослідження;
- автоматизоване проектування;
-організаційне управління;
-управління технологічними процесами.
Наукові ІС призначені для автоматизації діяльності науковців, аналізу статистичної інформації, управління експериментом. ІС автоматизованого проектування призначені для автоматизації праці інженерів-проектувальників і розроблювачів нової техніки. Такі ІС здійснюють:
- розробку нових виробів і технологій їхнього виробництва;
- різноманітні інженерні розрахунки (визначення технічних параметрів виробів, видаткових норм - трудових, матеріальних і т.д.);
- створення графічної документації (креслень, схем, планувань);
- моделювання проектованих об'єктів;
- створення керуючих програм для верстатів із числовим програмним керуванням.
ІС організаційного управління призначені для автоматизації функції адміністративного (управлінського) персоналу. До цього класу відносяться ІС управління як промисловими (підприємства), так і непромисловими об'єктами (банки, біржа, страхові компанії, готелі і т.д.) і окремими офісами (офісні системи). ІС управління технологічними процесами призначені для автоматизації різноманітних технологічних процесів (гнучкі виробничі процеси, металургія, енергетика і т.п.).Інформаційні системи включають в себе: технічні засоби обробки даних, програмне забезпечення і відповідний персонал. Чотири складові частини утворюють внутрішню інформаційну основу:
- засоби фіксації і збору інформації;
- засоби передачі відповідних даних та повідомлень;
- засоби збереження інформації;
- засоби аналізу, обробки і представлення інформації
Оскільки ІС утворюються для задоволення інформаційних потреб в межах конкретної предметної галузі, то кожна предметна галузь (в сфері призначення) відповідає за свій тип ІС. Перераховувати всі ці типи немає змісту, так як кількість предметних галузей велика, але можна вказати наприклад наступні типи ІС:
1) Економічна ІС - інформаційна система призначена для виконання функцій управління на підприємстві. Економічні інформаційні системи – це людино-машинні системи, які збирають, нагромаджують, зберігають, оброблюють і видають за запитом чи замовленням інформацію у вигляді даних і знань, необхідних для керування економічним об’єктом. Cучасні економічні інформаційні системи створюються для обробки великих обсягів інформації при жорстких обмеженнях на час видачі результатів. Вони мають складну формалізацію процедур прийняття рішень для більшості задач, високий ступінь інтеграції елементів, які входять до складу системи, велику кількість зв’язків між елементами, характеризуються гнучкістю і можливістю модифікації. В економіці роль нервової системи відіграють інформаційні потоки. Порушення в потоках інформації призводять до перебоїв як в роботі конкретного підприємства, так і всього господарства, а без достовірної, повної та своєчасної інформації неможливо керувати будь-яким виробництвом.