Источниками информации, являющимися коммерческой тайной, а, следовательно, потенциальными источниками утечки на анализируемом предприятии ООО "Эдель" являются:
1. Документация предприятия (входящие-исходящие, приказы, бизнес планы, деловая переписка и т.п.);
Обобщенно систему контроля и учета документов можно представить в следующем виде:
-Учет всей документации предприятия с классификацией по сфере применения, дате, содержанию и т.п.
-Регистрация и учет всех входящих/исходящих документов предприятия с фиксацией в специальном журнале информации о дате получения/отправления документа, откуда поступил, или куда отправлен, классификация (письмо, счет, договор, приглашение и т.п.).
-Регистрация документов, с которых делаются копии с фиксацией в специальном журнале (дата копирования, количество копий, для кого или с какой целью производятся копии и т.п.).
-Особый режим уничтожения документов. Перед уничтожением документов необходимо проконтролировать их содержание во избежание случайного уничтожения нужных документов. Важно, чтобы документы не просто выбрасывались в корзину, а предварительно измельчались при помощи "шредера" (уничтожителя бумаги) или в ручную таким образом, чтобы их невозможно было бы восстановить. Документы, имеющую особую ценность, после измельчения целесообразно сжечь. Об уничтожении документов в обязательном порядке составляется акт, который подписывается ответственным лицом, а также лицами присутствующими при уничтожении.
К любому исчезновению или уничтожению документов, особенно содержащих важную информацию, необходимо отнестись со всей серьезностью. В этом случае, в обязательном порядке на предприятии проводится внутреннее расследование. Результаты расследования анализируются, если необходимо, лица, виновные в утере документов, привлекаются к дисциплинарной ответственности, а в необходимых случаях лишаются доступа к документам, содержащих коммерческую тайну. Важно, чтобы расследование не стало формальностью, а из его результатов были сделаны надлежащие выводы и допущенные ошибки исправлены в максимально короткое время.
Кроме того, случаи утери или уничтожения документов в дальнейшем могут использоваться в качестве примера при инструктаже сотрудников и работе службы безопасности.
В ООО "Эдель" ведется регистрация и учет всех входящих/исходящих документов предприятия с фиксацией в специальном журнале информации о дате получения/отправления документа, откуда поступил, или куда отправлен, классификация (письмо, счет, договор, приглашение и т.п.).
На ООО "Эдель" применяются следующие правила предосторожности при работе с документами:
не надо делать ненужных копий документов;
черновики и наброски секретных документов должны быть уничтожены;
секретные документы хранятся отдельно от остальных, в изолированном помещении с ограниченным доступом в сейфе;
копировальная техника не находится в одном помещении с документами, представляющими коммерческую ценность для того, чтобы исключить их несанкционированное копирование;
нельзя оставлять документы на рабочем месте без присмотра, даже на короткое время;
нельзя, чтобы посторонние лица читали рабочие документы, находящиеся на столе или в кабинете работника. При появлении постороннего лица документы должны быть убраны в хранилище, шкаф, ящик стола;
установлен запрет на вынос работниками документов за пределы предприятия без предварительного разрешения лица, ответственного за сохранность коммерческой тайны.
2. Рабочий персонал или просто люди (в это понятие входят все без исключения работники предприятия, в том числе и сам директор);
3. Партнеры, контрагенты или клиенты, пользующиеся или пользовавшиеся услугами ООО "Эдель", являются наиболее осведомленными источниками, зачастую обладающими важнейшими секретами. Поэтому они заслуживают отельного внимания при анализе системы защиты.
Важнейшей функцией службы безопасности ООО "Эдель" является всесторонняя проверка контрагентов.
4. Производимая продукция или оказываемые услуги. Продукция является особым источником информации, за характеристиками которой весьма активно охотятся конкуренты. Особого внимания заслуживает клиентская база в оптовом отделе ООО "Эдель".
5. Технические средства обеспечения производственной деятельности. Технические средства как источники конфиденциальной информации являются широкой и емкой в информационном плане группой источников. В группу средств обеспечения производственной деятельности входят самые различные средства, такие, в частности, как телефоны и телефонная связь, телевизоры и промышленные телевизионные установки, радиоприемники, радиотрансляционные системы, системы громкоговорящей связи, усилительные системы, кино системы, охранные и пожарные системы и другие, которые, по своим параметрам, могут являться источниками преобразования акустической информации в электрические и электромагнитные поля, способные образовывать электромагнитные каналы утечки конфиденциальной информации.
6. Косвенные источники (мусор, реклама, публикации в печати). Вопреки устойчивым заблуждениям большая часть информации добывается именно из косвенных источников. Профессионально проведенная аналитическая работа позволяет иногда получить великолепный результат. Кроме того, этому источнику, обычно, не придается особого внимания а, следовательно, он наиболее доступен. Например, отходы производства, что называется бросовый материал, могут многое рассказать об используемых материалах, их составе, особенностях производства, технологии. Тем более их получают почти безопасным путем на свалках, помойках, местах сбора металлолома, в корзинах кабинетов. Умелый анализ этих "отходов" может многое рассказать о секретах предприятия. Публикации - это информационные носители в виде самых разнообразных изданий: книги, статьи, монографии, обзоры, сообщения, рекламные проспекты, доклады, тезисы и т.д. и т.п., в которых можно, сами того не желая, раскрыть все сокровенные секреты.
На анализируемом предприятии ООО "Эдель" разработана и утверждены следующие документы, обеспечивающие сохранность коммерческой информации:
Инструкция по обеспечению сохранности коммерческой тайны. Общие положения. (Приложение А).
Определение информации и обозначение документов, содержащих коммерческую тайну, и сроков ее действия. (Приложение Б).
Порядок допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия. (Приложение В).
Контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями, содержащими коммерческую тайну. (Приложение Г).
Обязанности сотрудников предприятия работающих со сведениями, представляющими коммерческую тайну, и их ответственность за ее разглашение. (Приложение Д).
2.3 Ответственность за разглашение коммерческой тайны на предприятии ООО «Эдель»
Разглашение коммерческой тайны или неосторожное обращение со сведениями, составляющими коммерческую тайну, может нанести ущерб Компании. Все сотрудники обязаны строго хранить сведения, отнесенные к коммерческой тайне и соблюдать порядок обращения со сведениями (материалами), составляющими её.
Разглашение коммерческой тайны, передача третьим лицам сведений, составляющих коммерческую тайну, публикации каких-либо сведений о компании без предварительного согласия администрации, а также использование сведений, составляющих коммерческую тайну, для занятия любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб Компании, влечет гражданско-правовую ответственность, предусмотренную нормами действующего законодательства.
Сотрудник ООО "Эдель" обязан работать только с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайну, к которым он получил доступ в силу своих служебных обязанностей, знать какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими.
Сотрудник ООО "Эдель" должен знать также, кому из сотрудников Компании разрешено работать со сведениями, составляющими коммерческую тайну, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.