Центральний вузол управління – файловий сервер може реалізувати оптимальний механізм захисту проти несанкціонованого доступу до інформації. Вся локальна обчислювальна мережа може управлятися з її центру [14].
1.2 Вхідна інформація ТОВ «Насоселектромаш»
Основною вхідною інформацією підприємства є запити від споживачів насосного обладнання, які воно приймає та здійснює їх обробку [11].
Методика прийому та обробки запиту складається з таких етапів:
1) Розгляд запиту.
Запит, що надійшов на підприємство, підлягає реєстрації відділом маркетингу у журналі реєстрації запитів. Зареєстрований запит розглядається директором для прийняття рішення про відхилення запиту або подальший його розгляд. В залежності від прийнятого рішення директор проставляє на запиті відповідну візу («прийняти до розгляду/відхилити»).
Керівник відділу маркетингу (ВМ) призначає виконавця для роботи з контрагентом (споживачем).
2) Аналіз запиту.
Виконавець разом з іншими службами підприємства повинен перевірити та проаналізувати прийнятий до розгляду запит на наявність:
– можливості виготовлення продукції відповідно до вимог контрагента у необхідні строки;
– додаткових вимог до продукції, у тому числі пов’язаних з поставкою та подальшим обслуговуванням продукції, умовами її експлуатації та ін.;
– нормативно-технічної документації у потрібному обсязі;
– інших інформаційних матеріалів, у тому числі законодавчих.
Конкретні посадові особи, що приймають участь у аналізі запиту, призначаються керівником ВМ і зазначаються у листі ведення запитів. До нього додається технологічна документація, ескізи, креслення та інші документи, що містять інформацію, необхідну для прийняття рішення про можливість/неможливість виготовлення продукції.
Заповнений лист виконавець передає разом із запитом на узгодження директору. Остаточне рішення про прийняття або відхилення запиту приймає директор.
У будь-якому випадку виконавець повинен повідомити контрагента про прийняте рішення. У випадку прийняття запиту виконавець (або контрагент) готує проект договору (контракту).
3) Підготовка договору (контракту)
– проект договору готується виконавцем на основі типових договорів (контрактів);
– договір повинен передбачати положення, обов’язкові для даного виду договорів (назва, номер договору, дата та місце його підписання; преамбула; предмет договору; ціна, загальна вартість та умови оплати; умови поставки; кількість продукції; форс-мажорні обставини; санкції та арбітраж, заключні положення, юридичні адреси та банківські реквізити сторін);
– під час підписання контракту з новим контрагентом, виконавець при необхідності додає до проекту контракту завірені нотаріусом копії таких документів контрагенту: титульного аркушу; аркушів, на яких встановлена мета та предмет діяльності підприємства; останній аркуш з підписами та печатками статуту підприємства; свідоцтво про державну реєстрацію, довідка про включення підприємства до єдиного державного реєстру; свідоцтво про реєстрацію платника НДС (якщо необхідно);
– узгодження проекту договору (з директором, головним бухгалтером, фінансовим відділом). Факт узгодження підтверджується підписами у листі узгодження. Лист узгодження підшивається до екземпляру підприємства;
– узгодження проекту договору здійснюється протягом не більше двох робочих днів з моменту передачі на узгодження;
– усі зауваження по проекту договору особами, що його візують, подаються письмово і додаються до проекту договору, після чого передаються до відділу маркетингу;
– контракт підписується директором підприємства і передається секретарю для попередньої реєстрації у журналі реєстрації договорів, після чого передається контрагенту;
– у разі виникнення протиріч стосовно проекту договору, готується новий проект договору у порядку, описаному вище. У випадку необхідності зміни узгодженого контракту оформлюється додаткова угода до контракту;
– підписання контрактів без віз відповідних осіб або з перевищенням повноважень не допускається.
4) Облік, зберігання та контроль за виконанням контрактів:
– після підписання контракту контрагентом секретар здійснює останню реєстрацію контракту шляхом внесення номеру контракту контрагента (якщо він є) до журналу реєстрації контрактів;
– усі оригінали підписаних контрактів зберігаються у секретаря. У підрозділи підприємства для використання видаються копії;
– контроль за виконанням договору здійснює виконавець. Під час виконання контракту виконавець здійснює оперативну взаємодію з контрагентом, а також з робітниками служб та відділів підприємства, задіяних у реалізації договору;
– підписаний договір є основою для відкриття запиту;
– за вимогою керівництва виконавці можуть складати звіт будь-якої форми, у якому вказують: номер контракту, дату його підписання, номенклатуру, рух продукції, рух грошових засобів, висновок про виконання умов контракту та ін.;
– звіт підписується виконавцем та його керівником, після чого передається керівництву підприємства для аналізу та здійснення необхідних заходів [11].
У додатку А наведена блок-схема аналізу комерційного запиту та укладання угод на поставку продукції.
інформація правовий технологія
1.3 Вихідна інформація ТОВ «Насоселектромаш»
Вихідною інформацією підприємства ТОВ «Насоселектромаш» є результати роботи усіх його відділів:
- підписані контракти з контрагентами у результаті роботи з отриманими запитами;
- журнали реєстрації договорів;
- нормативно-технічна документація;
- бухгалтерські документи (звітність) підприємства: Баланс підприємства (форма №1), Звіт про фінансові результати (форма №2), Звіт про рух грошових коштів (форма №3), Звіт про власний капітал (форма №4), Примітки до річної фінансової звітності (форма №5), дані статистичної звітності та оперативні дані.
Крім того, до вихідної інформації належать:
- Статут підприємства;
- Свідоцтво про державну реєстрацію;
- довідка про включення підприємства до єдиного державного реєстру;
- свідоцтво про реєстрацію платника НДС.
Також вихідною інформацією підприємства є різноманітні документи, які поділяються на:
- організаційні – положення, інструкції, правила;
- розпорядчі – постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення;
- довідково-інформаційні – листи, пояснювальні записки, протоколи, акти та ін.
Підписані контракти безпосередньо впливають на діяльність фірми адже вони є результатами основної її діяльності.
Нормативно-технічна документація використовується всередині фірми під час прийняття рішень про роботу з конкретним клієнтом. Організаційні, розпорядчі та довідково-інформаційні документи також використовуються в межах фірми для організації її діяльності та управління.
2. Використання інформаційних технологій у роботіТОВ «Насоселектромаш»
Як вже зазначалось, на підприємстві ТОВ «Насоселектромаш» використовується локальна обчислювальна мережа на основі сервера, яка має топологію типу зірка.
Програмне забезпечення інформаційних технологій неоднорідне, частина програмних засобів належить до базового програмного забезпечення, без якого неможлива робота технічних засобів, друга частина – до прикладного програмного забезпечення, яке включає програми загального призначення, методо-орієнтовані та проблемно-орієнтовані програми.
Інформаційні технології використовують програмне забезпечення, яке не залежить від типу інформаційних систем і змісту оброблюваної інформації. Насамперед це офісні програми, в склад яких входить процесор електронних таблиць для виконання розрахунків. Найпопулярнішим на сьогодні є табличний процесор Microsof Excel [10].
Табличний процесор MS Excel – прикладна комп’ютерна програма, створена для обробки даних.
MS Excel має можливість розв’язувати задачі, дані для яких подані в табличному вигляді, з використанням потужного апарату функцій і формул, оптимізаційного підходу, обробляти тексти, створювати бази даних і управляти ними, представляти дані в графічному вигляді, оперативно редагувати інформацію з перерахунком баз даних, графіків, формул, проводити статистичний аналіз, аналіз даних за допомогою зведених таблиць, використовувати різні фінансово-економічні розрахунки.
Текстовий процесор MS Word – програма призначена для створення і обробки документів довільного рівня складності. Потужність та унікальні можливості MS Word забезпечують такі її центральні можливості як стилі, шаблони, поля, таблиці, майстри та макроси. [9]
Браузер MS Internet Explorer – прикладна програма, створена для забезпечення зручної роботи в Інтернеті.
MS Internet Explorer має можливість:
– відкривати за вказаною адресою web-сторінки.
– впорядковувати переглянуті сторінки, вести історію їх відвідування;
– здійснювати зручний і швидкий пошук необхідної інформації в Інтернеті;
– працювати з різними службами Інтернету;
– прослуховувати мультимедійні файли та інтернет-радіостанції при роботі з мережею. [9]
Комплекс програм 1С:Підприємство – універсальний засіб для автоматизації оперативного, бухгалтерського і податкового обліку, обліку кадрів та нарахування заробітної плати на підприємствах і організаціях, які займаються виробництвом, торгівлею та наданням послуг, усіх форм власності.
Програма базується на національних стандартах бухгалтерського обліку України, схвалена Мінфіном України і складається з чотирьох компонентів:
1. 1C: Бухгалтерія 7.7;
2. 1C: Зарплата і кадри 7.7;
3. 1C: Торгівля і склад 7.7;
4. 1C: Фінансове планування 7.7.
Кожна з цих компонентів забезпечує автоматизацію певних ділянок обліку на підприємстві [16].
На підприємстві ТОВ «Насоселектромаш» використовуються такі компоненти як 1C: Бухгалтерія 7.7; 1C: Торгівля і склад 7.7; 1C: Фінансове планування 7.7.