Совершенствование управления означает наилучшее выполнение всех управленческих действий и деловых процедур в указанном цикле управления, во всех его фазах. Следовательно, для этого необходимо обеспечить все условия, т. е. создать информационную систему как хороший инструмент для управления в условиях рынка.
Если признать необходимость включать в процесс совершенствования все фазы и стадии управленческого цикла, совершенствование управления практически состоит в информатизации управления. Информатизация управления - это своевременное обеспечение всех звеньев управления достоверной информацией, необходимой и достаточной для подготовки, принятия и осуществления управленческого решения на любом уровне компетенции путем создания наиболее рациональные структуры управления, оптимизации движения информационных потоков, совершенствования систем управленческой документации и документооборота.
На практике, разумеется, в процессе управления далеко не всегда присутствуют все перечисленные выше стадии управленческого труда. Здесь следует учитывать целый ряд обстоятельств и факторов, которые приведут к значительному сокращению этих стадий, так и время прохождения цикла. Это чрезвычайно важно в реальных производственных условиях, при оперативном управлении быстротекущими процессами, в экстремальных ситуациях, а также для оперативной реакции на изменение внешней экономической среды, на рыночную конъюнктуру. Однако отмеченное обстоятельство не только не отрицает необходимость изучения и совершенствования полного цикла управления для каждого управленческого действия, но и показывает его целесообразность и практическую эффективность. Действительно, в отмеченных экстремальных ситуациях только у небольшого числа талантливых и очень квалифицированных руководителей реакция будет адекватной наблюдаемому явлению и будет принято правильное, близкое к оптимальному решение. А в большинстве случаев решение принимается впопыхах «скоропалительно», и вряд ли будет не то, что оптимальным, а хотя бы приемлемым. [4, c.194]
Следовательно, для принятия верного решения любой и каждый руководитель должен иметь своеобразную, оперативно и в удобном виде предоставляемую «шпаргалку», набор возможных наилучших решений, из которых он быстро выберет подходящее для данного конкретного случая. Именно такие подсказки может дать информационная система, оперативно представляющая необходимую и достаточную управленческую информацию, обработанную по всем стадиям управленческого цикла с помощью современных средств в автоматизированных комплексах вычислительной техники.
Критерием качества управления является его эффективность. Для эффективного управления требуется решать очень большое количество управленческих задач, стараясь ни одну из них не упустить из вида. Затем на основе достоверных сведений и с должной оперативностью принять необходимые решения, организовать и проконтролировать их осуществление. Само понятие эффективности хорошо известно и формулируется как достижение поставленных целей при минимуме затрат. Вероятно, для каждого конкретного предприятия эффективность - это наибольшая прибыльность. Однако не следует забывать, что любое предприятие действует в определенной экономической среде и его частная эффективность в значительной мере зависит от эффективности всей экономики, всего хозяйственного комплекса страны.
Для общества в целом понятие эффективности, очевидно, состоит не только в производственном, но и в социальном эффекте. Определение социально-экономического эффекта как конечной цели управления государством, сегодня сформулировать очень нелегко.
Эффективное управление производственно-хозяйственной деятельностью - это обеспечение социально-экономической стабильности при разумном государственном регулировании и организационно-правовом обеспечении рыночных отношений, при всесторонней поддержке любых позитивных тенденций к развитию экономики независимо от форм собственности, осуществляемое с наименьшими материальными, трудовыми и финансовыми затратами. [2, c.153]
Чтобы разобраться во всем сложном комплексе управленческих задач на любом производственном объекте, следует тщательно изучить всю систему управления. Одним из наиболее эффективных способов такого изучения является умозрительное расчленение этой системы на составные части, выделенные по определенным признакам, т. е. следует провести декомпозицию системы управления.
Процесс управления происходит в результате движения разнообразной управленческой информации. Следовательно, совершенствование управления должно происходить при улучшении информационного обеспечения. Для оптимизации движения информации (информационных потоков) необходимо ее упорядочение на основе классификации. Требуется установить или выбрать некоторую единицу информации, которую затем уже использовать как неделимый элемент классифицируемого множества. В качестве возможных таковыми являются:
1. показатель как минимальная единица информации;
2. управленческая задача как элементарный акт управления на любой его стадии и в любой фазе цикла;
3. управленческий документ как документированная информация, в большинстве случаев являющийся конечным результатом выполнения какой-либо управленческой задачи.
При совершенствовании управления потребуется классификационная группировка каждого из этих элементов, а, следовательно, необходима разработка классификаторов для показателей, задач и документов.
Показатели являются наименьшими из возможных элементов - объектов классификации, используются при построении моделей управления и при описании информационных потоков. В теории управления существуют следующие определения:
Показатель:
1. контролируемый параметр системы;
2. наименьшая единица данных, имеющая смысловое значение и содержащая количественную или качественную характеристику объекта;
3. показатель в документе - совокупность реквизита-признака и реквизита-основания. Обычно под показателем понимают количественное значение (число) с набором идентифицирующих его качественных признаков, причем таких признаков может быть несколько. Например: 50 (реквизит - основание) мегаватт (1-й реквизит-признак - размерность показателя) - установленная мощность (2-й реквизит-признак - название самого показателя) турбогенератора (3-й реквизит-признак - наименование 1-го объекта, к которому относится показатель), установленного на ТЭС (4-й реквизит-признак - наименование 2-го, более крупного объекта, к которому относится показатель, (5-й реквизит-признак - идентификация объекта). [4, c.201]
Эта единица информации очень хорошо, но слишком подробно иллюстрирует процесс управления, и потому применяется при совершенствовании управления лишь для локальных решений, в частности, при упорядочении информации в информационных потоках и при формировании исходных или выходных данных управленческих задач для оценки ее необходимости и достаточности на определенном уровне компетенции. В то же время кодирование этих единиц информации давно уже получило широкое распространение, для чего созданы общеотраслевые и общепромышленные классификаторы.
Управленческие задачи - это реальный элемент управления, присутствующий повсеместно, во всех звеньях и подразделениях, нуждающийся в упорядочении и взаимоувязке.
К сожалению, до сих пор нет четкого определения этого понятия и единого мнения о границах управленческих действий, которые следовало бы называть «задачей управления». Так, задачей может считаться выявление одного, отдельно взятого, показателя (минимальный уровень) или комплекс вопросов, связанных с приложением какой-либо функции управления к определенной области деятельности. Тем не менее, задачи, а также деловые процедуры являются основой моделирования управления при построении функциональных моделей так, чтобы их выбор в качестве одного из объектов классификации был бы вполне оправдан.
Большинство управленческих действий, в том числе и тех, что заключаются в подготовке и являются итоговым актом решения управленческих задач, большинство этих задач документируется, т. е. готовятся различные документы, отражающие практически все аспекты управленческой деятельности. Документ - материальный объект, содержащий информацию в удобном виде и предназначенный для того или иного управленческого действия при выполнении определенной функции в процессе подковки принятия и осуществления управленческого решения: учета (учетный документ), анализа (аналитический документ), нормирования (нормативный документ), планирования (план), контроля (контрольный документ) и др. [5, c.194]
Определения, свойства, формы и разновидности документа хорошо известны, кроме того он почти всегда имеет правовую, административную, учетную, плановую, нормативную или любую другую функционально-управленческую силу. Использование документов при построении функциональных моделей вместо управленческих задач, как правило, придает этим моделям большую четкость, причем они становятся иллюстрациями, фрагментами общепроизводственного документооборота.
Информатизация управления требует классификации управленческих задач, использования классификаторов производственно-хозяйственных показателей и классификаторов управленческой документации.
Декомпозиция проводится по определяющим признаки классификации координатным осям, в качестве которых обычно принимаются: функции управления; области деятельности (области управления); объекты управления; уровни (ранги) управления; виды задач управления и др.