- здійснювати пошук завантаження і збереження повідомлень на рівні з іншими типами документів безпосередньо з MS Outlook;
- підтримувати колективну роботу з документами в мережі через Internet Explorer, здійснювати інтеграцію з Microsoft Exchange по списках користувачів і груп.
Системи ведення документації можуть забезпечувати формування пакетів документів, їхній швидкий пошук по різних атрибутах, захист за допомогою резервного копіювання, розмежування доступу, ведення протоколу дій користувача.
1.5 Системи правової підтримки
Комп’ютерні правові бібліотеки тримають в актуальному стані: діюче законодавство, листи, накази, інструкції державної податкової адміністрації, документи фінансового права, міжнародні угоди, конвенції, договори, документи, регламентують митне право, діючі кодекси, документи міністерств і відомств.
Вони дозволяють швидко знайти чи вивести на печать потрібний документ по реквізитах, по органу влади, що прийняв документ чи по виду нормативного документа, або по даті періоду прийняття документа та по реєстраційному номеру.
Системи правової підтримки, крім того, дозволяють створювати і постійно поповнювати електронний архів і систематизувати внутрішній документообіг фірми, зв'язувати з державними нормативними актами документацію фірми.
Нагромадження законодавчих актів організовано у виді банків даних. Наприклад, система щодня обновляється правової підтримки «Лоцман» включають банки даних:
- арбітражне процесуальне законодавство;
- банки, фінанси, кредит;
- бухгалтерський облік, оподатковування, аудит;
- державний і суспільний пристрій;
- цивільне і цивільно-процесуальне законодавство;
- законодавство про родину і шлюб;
- житлове законодавство, законодавство про житлово-комунальне господарство;
- законодавство про транспорт, зв'язок і інформацію;
- законодавство про адміністративну відповідальність;
- земельне законодавство, природні ресурси, охорона навколишнього середовища, гідрометеорологія, геодезія і картографія;
- ліцензування, сертифікація, патентування, метрологія і стандартизація, авторське право;
- міжнародні відносини;
- наука, утворення, культура, спорт, охорона здоров'я;
- нотаріат, адвокатура;
- оборона, безпека, правопорядок, збройні сили;
- підприємства і підприємницька діяльність;
- промисловість, енергетичний комплекс;
- сільське господарство, агропромисловий комплекс;
- соціальне забезпечення, трудові відносини і зайнятість населення;
- страхування;
- будівництво, капремонт, архітектура;
- суд, прокуратура, юстиція, органи нагляду і контролю;
- митна діяльність, зовнішньоекономічні зв'язки;
- торгівля, суспільне харчування і побутове обслуговування, інші послуги;
- карне, карно-процесуальне і кримінально-виконавче законодавство;
- цінні папери, фондовий ринок.
1.6 Системи комплексної автоматизації оперативного обліку
Системи комплексної автоматизації маркетингу охоплюють весь технологічний цикл планування угод, узгодження і реєстрації контрактів, відстеження товарних операцій, руху грошей, взаємозаліків, векселів, аналіз заборгованостей, обліку розподілу.
Електронний архів документів, що супроводжують комерційну діяльність, забезпечує реєстрацію контрактів, організацію архіву скандованих зображень документів, ведення довідника партнерів та швидкий пошук інформації по реквізиту контракту чи по реквізиту фірми.
Дає можливість створенню добірок контрактів і фірм, відібраних за критерієм проектування бізнес-схем, що поєднують групу контрактів, групування контрактів по ресурсах у економічній програмі, узгодження контрактів, додаткових угод і додатків до контрактів. А також облік руху товарів чи виконання контрактів, формування і реєстрація товарних специфікацій формування і друкування рахунків-фактур. Ефективніше протікає облік руху векселів, коштів і платіжних доручень, формування і печатку звітів про рух коштів з довільним угрупованням, взаємозаліків і боргових зобов'язань та проведень комісійних і агентських винагород. Прискорюється податковий облік, облік ПДВ, марок гербового збору, обліку руху товарів та формування стандартних бухгалтерських звітів, оборотно-сальдових відомостей, карток і аналізів рахунків. Це дає можливість формуванню звітів для податкової інспекції, ведення Головної книги з можливістю багато сегментного плану рахунків, багато валютного обліку та аналітики по контрактах, суб'єктам, товарам, цінам. Захист безпеки і надійності даних шляхом реєстрації користувачів і дати останнього редагування документа, розмежування прав доступу і печатки звітів та контроль доступу на редагування чужих документів. Забезпечення багатошарового масиву даних за допомогою одночасного ведення планового, оперативного, управлінського, бухгалтерського, податкового й іншого обліків, порівняння показників різних обліків та попередження повторного введення даних у різні обліки за рахунок убудованого механізму реплікації документів.
Кожен шар масиву характеризується своїм планом рахунків і бізнес-процесами, що, наприклад, дозволяють у бухгалтерському обліку представляти дані відповідно до вимог податкової адміністрації, а в управлінському – ідентичні дані відповідно до внутрішньо-фірмової облікової політики. А уже у третьому шарі – відповідно до вимог міжнародного обліку.
1.7 Комплексні системи обліку і керування підприємством
Комплексні системи керування мають модульну структуру і можуть включати десятки, і навіть сотні додатків для автоматизації різних напрямків діяльності. Системи цілком інтегровані. Усі додатки використовують єдину базу даних. На підставі додатків і загальних даних системи створюється інформаційний простір підприємства, на якому базується система керування і прийняття рішень.
Для спрощення введення і систематизації даних використовуються довідники загальнодоступні для всіх додатків системи, що містять можливі параметри і властивості об'єктів, що вводяться, які систематично поповнюються різними підрозділами підприємства в процесі роботи із системою.
Створена в такий спосіб база даних підвищує продуктивність праці співробітників підприємства за рахунок скорочення часу на пошук і обробку даних. Система надає одночасний доступ до даних великому числу користувачів. Кожен користувач системи має ім'я, пароль, визначений пріоритетом доступу до даних.
Як приклад розглянемо комплексну систему FinExpert. Система дозволяє одночасно вести облік діяльності декількох підрозділів, корпорацій, філій і юридичних осіб з можливістю консолідації даних та може включати підсистеми:
1. Господарська діяльність – включає набір функцій по забезпеченню діяльності підприємства, упровадженню комплексних рішень для автоматизації бізнес-процесів. Розробки інтегруються з додатками, обліковими функціями і базою даних нормативно-справочної інформації і включають додатки:
- Керування виробництвом, якістю, метрологія;
- Керування ресурсами і персоналом;
- Керування фінансами і проектами;
- Капітальне будівництво, калькуляції і кошториси;
- Керування продажами і закупівлями, облік устаткування, магазин;
- Керування безпекою, автотранспорт, екологія.
2. Аналіз і планування – призначене для аналізу керування фінансовими потоками, статтями витрат, виробництвом, реалізацій і постачанням, а також підготовки оперативних і стратегічних рішень, моделювання і планування в нестабільних економічних умовах. Включає додатки:
- Планування;
- Бюджет;
- Фінансові потоки;
- Аудит;
- Логістика;
- Економічний аналіз;
- Маркетинг.
3. Бухгалтерський і податковий облік – використовується для додатків господарської діяльності, планування й аналізу в масштабах усього підприємства. Включає десятки бухгалтерських додатків для автоматизації всіх ділянок обліку, інтегрованих у загальну модель синтетичного й аналітичного обліку з використанням єдиного Плану рахунків в одному полі бухгалтерських проводок. Дозволяє одержувати Оборотний баланс і всі облікові регістри підприємства в режимі реального часу. Будь-який первинний документ, що створюється реєструється в системі один раз.
Допускається ведення багато валютного обліку, робота з різними формами власності, наприклад госпрозрахунковий і бюджетний, створення єдиного довідника типових бухгалтерських проводок, що включає всі застосовувані на підприємстві методологічні рішення, групування типових операцій по об'єктах обліку (основні засоби, матеріали, готова продукція, каса і т.д.).
Система передбачає використання різних первинних документів, таких як платіжні доручення, вимоги-доручення, валютні платіжні доручення, касові прибуткові і видаткові ордери, валютні касові ордери, посвідчення про відрядження, авансові звіти. А також заяви на продаж і покупку валюти, розподіл валютного виторгу, гарантійні доручення, доручення, бухгалтерські довідки, службові записки та приймально-здавальні акти, авізо, оголошення на внесок наявними, заяви на акредитив. Застосування різних форм облікових регістрів, таких як план рахунків, журналів-ордерів, оборотного й аналітичного балансу, головної книги, фінансового обліку, касових і банківських операцій та фінансової і корпоративної звітності. Облік розрахунків по авансах, векселям, кредитах та розрахунках з різними контрагентами: постачальниками, покупцями, дебіторами, кредиторами, підзвітними особами, засновниками. Додатки по розрахунках з бюджетними і позабюджетними фондами, по претензіях, витратах майбутніх періодів, інвестиціях та інших операціях.
Групування документів по категорії управлінського обліку, що включає розрахунок заробітної плати, облік основних засобів, матеріалів і нематеріальних активів та товарів і готової продукції, складський облік включаючи розрахунок собівартості.