Так само як і інші функціональні підсистеми ІС організації, ІС фінансів включає в себе ряд вхідних і вихідних підсистем. Серед вхідних підсистем ми бачимо вже знайомі нам за раніше розглянутим функціональним підсистемам ІС організації - бухгалтерську підсистему та підсистему зовнішньої інформації. Третя вхідні підсистема оригінальна. Її метою є внутрішній аудит (перевірка) правильності обробки фінансових даних.
Три вихідні підсистеми ІС фінансів створені для управління потоками фінансових засобів в організації.
Підсистема прогнозування створена для передбачення поведінки фірми разом з її оточенням у довгостроковій перспективі.
Підсистема управління фінансами має на меті досягнення збалансованості потоків коштів, які циркулюють між фірмою і її оточенням.
Підсистема контролю покликана контролювати ефективність використання менеджерами всіх доступних їм видів фінансових ресурсів. Вихідні підсистеми ІС фінансів містять різні типи програмного забезпечення, трансформуючого дані, що містяться в базі даних, в інформацію, що забезпечує підтримку прийнятих рішень.
Програмне забезпечення ІС фінансів більш різноманітно, ніж для інших функціональних підсистем ІС організації. Реалізуючи в основному інформаційний і модельний вид підтримки, воно може містити в собі різноманітні стандартні пакети (загальні або спеціалізовані за галузевим принципом) прикладних програм, такі як розрахунок зарплати, управління дебіторською рахунками та запасами. Фінансові менеджери широко використовують електронні таблиці як програмні засоби підвищення персональної продуктивності праці. Рядки в цих таблицях використовуються для вираження таких фінансових показників, як обсяг продажу, собівартість, прибуток і ін, а стовпчики - для інтерпретації часових періодів (роки, квартали, місяці).
Використання готових програмних продуктів дає можливість навіть невеликим фірмам ефективно використовувати ІС фінансів без значних витрат на зміст комп'ютерних фахівців.
Нижче ми розглянемо кожен з елементів структури ІС фінансів.
Вхідні підсистеми ІС фінансів
Бухгалтерська інформація і дані використовуються в якості вхідних при роботі ІС фінансів.
Бухгалтерський облік контролює всі події, що відбуваються в організації і мають економічний зміст. Бухгалтерські дані можуть аналізуватися різними функціональними менеджерами в різних напрямках. Менеджер з маркетингу аналізує дані про обсяги продажів. Менеджер з виробництва аналізує витрати виробництва при створенні продукції в цехах. Фінансовий менеджер аналізує рух дебіторських рахунків. Оскільки бухгалтерські дані є єдиним загальним вхідним компонентом всіх функціональних ІС організації, можна сказати, що бухгалтерська інформаційна система є фундаментом їх роботи.
Підсистема внутрішнього аудиту. Зазвичай для перевірки правильності фінансових розрахунків фірми звертаються до зовнішніх аудиторів, що спеціалізуються в справах такого роду. Часто великі фірми створюють свої власні підрозділи внутрішнього аудиту. Оскільки завданням таких підрозділів є своєчасна оцінка роботи фірми з фінансових позицій, ми включили їх до складу вхідних підсистем ІС фінансів.
У своїй діяльності підрозділу внутрішнього аудиту незалежні від інших підрозділів фірми і відповідальні лише перед її керівництвом. Це сприяє проведенню незалежної експертизи фінансових рішень, прийнятих на фірмі. З іншого боку, робота внутрішнього аудиту ніяк не пов'язується з поточними результатами діяльності фірми. Працюючи в режимі радників, працівники внутрішнього аудиту надають свої рекомендації керівництву, яке вирішує, чи варто впроваджувати їх у життя. У роботі підрозділів внутрішнього аудиту виділяють чотири види діяльності: фінансовий аудит, операційний аудит, проведення перевірочних заходів та вдосконалення внутрішньої системи контролю.
Фінансовий аудит являє собою звичайну роботу з перевірки правильності фінансових розрахунків, часто доручають зовнішнім компаніям-аудиторам.
Операційний аудит не пов'язаний з перевіркою правильності розрахунків, а скоріше стосується раціональності (ефективності) вироблених розрахунків, процедур обробки даних і операцій контролю.
Проведення перевірочних заходів покликане забезпечити перевірку вихідних фінансових документів. Наприклад, перевірку наявності підставних осіб у відомостях за видачу заробітної плати.
Удосконалення внутрішньої системи контролю. У процесі операційного аудиту та проведення перевірочних заходів працівники служби внутрішнього аудиту вивчають існуючу систему контролю. У процесі знаходження помилок ними вносяться пропозиції щодо вдосконалення існуючої в рамках ІС фінансів системи контролю фінансових розрахунків.
Підсистема зовнішньої інформації. Підсистема зовнішньої інформації створена для знаходження додаткових зовнішніх фінансових джерел, які можуть бути використані для фінансування діяльності фірми.
Головними джерелами інформації при цьому виявляються власники акцій фірми та її фінансове оточення (банки, постачальники, конкуренти, споживачі). Як і аналогічні підсистеми зовнішньої інформації інших функціональних ІС, підсистема зовнішньої інформації ІС фінансів отримує також інформацію від урядових організацій.
Інформація від власників акцій. Для контактів з власниками акцій на фірмі зазвичай створюється невеликий підрозділ. У його функції входить створення і опублікування квартальних і річних звітів про дивідендну політику фірми і зміну ринкових цін на її акції. Крім того, власники акцій можуть звернутися до працівників цього підрозділу з будь-якими питаннями та пропозиціями.
Інформація від фінансового оточення. Фінансове оточення фірми робить істотний вплив на прийняття фінансових рішень. Щоб вчасно відреагувати на будь-які зміни процентних ставок, показників інфляції, курсів валют, фінансового
69положенія пов'язаних з фірмою фінансових інститутів, підприємств-постачальників, компаній-конкурентів і т. п., створюється система постійного збору необхідної інформації, яка реалізує цей збір усіма можливими способами.
Фірми звичайно використовують для збору необхідної зовнішньої фінансової інформації наступні три способи: неформальні методи, опубліковані дані та комп'ютерні бази даних.
Неформальні методи включають в себе наявні засоби комунікації між управлінцями фірми та представниками її фінансового оточення (включаючи приватні бесіди за ленчем і довірчі телефонні розмови). Використання засобів автоматизації офісу (АТ) може внести істотний внесок у підвищення ефективності роботи підсистеми зовнішньої інформації через неформальні методи.
Велика кількість зовнішньої фінансової інформації може бути отримано з опублікованих даних: газет, журналів, цінників, буклетів та іншої рекламної інформації. Тут також може бути використано такий засіб автоматизації офісу як відеотекст.
Велика кількість фінансової інформації у формі комп'ютерних баз даних охоплює спеціалізованими фірмами на лазерних дисках.
Вихідні підсистеми ІС фінансів
Підсистема прогнозування. Прогнозування є одним з найбільш ранніх кількісних додатків в бізнесі. Існує значна кількість методів прогнозування. Перш ніж розглядати їх особливості, необхідно зробити ряд загальних зауважень.
Всі прогнози базуються на минулому. Для того щоб зрозуміти, що може трапитися в майбутньому, слід поглянути назад, у минуле. Всі існуючі методи прогнозування використовують цей принцип. Ось чому такі важливі для прогнозування бухгалтерські дані.
Прогнозні завдання ставляться до класу погано структурованих завдань, для вирішення яких необхідна підтримка СППР.
Кожен метод прогнозування має свої переваги і недоліки. Розрізняють короткострокове і довгострокове прогнозування. Короткострокове прогнозування використовується у функціональних сферах роботи організації. Так, у сфері маркетингу обсяг продажів прогнозується зазвичай на 1-3 роки. Всі інші функціональні сфери використовують цей прогноз як базу для визначення обсягу потрібних їм ресурсів для забезпечення прогнозованого рівня продажів.
Довгострокове прогнозування (п'ять років і більше) часто використовують на рівні стратегічного планування при визначенні глобальних тенденцій розвитку фірми в майбутньому.
Серед методів прогнозування виділяють кількісні та некількісних методи.
Некількісних методи.
Некількісних методи прогнозування грунтуються на суб'єктивних оцінках. Менеджери, намагаючись передбачити величину деякого параметра у майбутньому, міркують так: «У минулому році ми продали 2000 виробів. Після того як ми вклали в розвиток роздрібної мережі певні кошти, ми вправі очікувати, що в майбутньому році обсяг продажів підвищиться до 2500 виробів ». Ясно, що такий метод базується на наявності певного досвіду, яким повинен володіти менеджер, який прогнозує добре відомий йому процес. І багато хто досягає в цьому значних успіхів. В даний час відомий ряд формальних некількісних методів прогнозування, найбільш популярними з яких є наступні: метод консенсусу, метод Дельфі та метод комп'ютерної конференції.
Метод консенсусу реалізується групою експертів, відкрито обговорюють фактори, що впливають на поведінку процесу в майбутньому. У результаті дискусії приймається єдина точка зору, заснована на компромісі. Група може працювати по заздалегідь наміченим розкладом, маючи повістку для кожного засідання та зберігаючи їх докладні записи.
Метод Дельфі також реалізується групою експертів, які, однак, не зустрічаються для дискусій, а лише відповідають на представлений ним набір питань. Кожен наступний набір питань розробляється координатором групи з урахуванням результатів, отриманих на попередньому турі. Так поступово група приходить до спільної думки.