Фінансова документація включає:
- записи про банківські рахунки;
- записи про рахунки кредиторської заборгованості (включаючи отримані кредити);
- записи про рахунки дебіторської заборгованості (включаючи надані позики);
- щомісячні, щоквартальні та річні звіти, рахунки прибутку та збитків, звіти про доходи та рух грошової готівки;
- звіти щодо стану контрактів, за якими здійснюються операції та рахунки проміжних виплат;
- записи про всі основні фонди;
- платіжні відомості щодо заробітної платні;
- копії усіх бізнес-планів, затверджених Загальними зборами акціонерів, а також звітів, що викладають перспективну оцінку діяльності Товариства;
- усі внутрішні звіти та аналізи стану справ.
4.3 Облік кадрів
Як правило, цей вид обліку здійснюється у Товаристві спеціально створеним відділом кадрів під керівництвом або за допомогою головного юриста Товариства. Належне ведення обліку кадрів передбачає систематичне заповнення, обробку та накопичення таких видів документів та інформації:
- трудові книжки працівників Товариства;
- переліки працівників з анкетними даними (прізвище, ім'я, по батькові, адреса, дата прийому на роботу, посада, оклад, зміни посадового стану, оцінка якості роботи та оцінка особистих якостей);
- матеріали та програми, пов'язані з підвищенням кваліфікації працівників;
- документація, що стосуєтеся претензій, які пред'являються працівниками до Товариства (включаючи скарги працівників Товариства;
- справи, що передаються до суду, документи, що відбивають обговорення умов трудових договорів);
- копії колективних та індивідуальних трудових договорів, як чинних, так і тих, що втратили силу за останні 5 років;
- посадові інструкції; а також документи, що містять аналіз специфіки різних посад та вимог, що пред'являються до робочого місця та виконавця;
- листування з працівниками Товариства та про працівників Товариства;
- штатний; розпис та система виплати компенсаційних винагород за збут продукції Товариства;
- перелік усіх пільг, що надаються працівникам Товариства (відпустки, медичне обслуговування, пенсійне забезпечення, премії, придбання акцій Товариства тощо);
- документи, що підтверджують внески Товариства до Пенсійного та інших фондів, участь Товариства у програмах страхування персоналу тощо;
- архів кореспонденції з представниками працівників Товариства;
- інформація про авторські права працівників Товариства на винаходи, відкриття тощо.
4.4 Юридична документація
Юридична документація повинна включати усі контракти, що укладаються або укладалися Товариством, та пов'язане з ними листування; документацію та листування щодо судових або арбітражних спорів; листування та звіти, що надаються Товариством до державних органів і навпаки. Зазначену документацію можна розділити на дві категорії:
документація, що знаходиться вроботі
Договори, термін дії яких ще не закінчився; документація щодо, судових та арбітражних справ, що знаходяться в процесі розгляду; звіти поточного року, що надаються до державних органів. Ця документація повинна зберігатися у фахівця (виконавця), що відповідає або контролює певну сферу діяльності Товариства..
архівна документація
Договори, термін дії яких вже закінчився; документація щодо судових та арбітражних справ, в яких будь брало участь Товариство; звіти за минулі роки та Інша документація минулих років. З метою постійного чи тимчасового зберігання документів Товариство може створити архів (архівний підрозділ). Звіти повинні зберігатися в архіві протягом часу, передбаченого відповідними нормативно-правовими актами. У випадках, коли законодавство України окремо не визначає терміну та порядку збереження документації на підприємстві, акціонерні товариства зобов'язані зберігати документи протягом терміну, визначеного Положенням про архіви підприємства, що затверджується Загальними зборами акціонерів.
Юридична документація, в свою чергу, поділяється на такі категорії:
1.Договори:
документи, що стосуються кредитів, угоди щодо цінних паперів, договори купівлі продажу, застави та інші договори, за якими Товариство прямо чи опосередковано має дебіторську або кредиторську заборгованість;
- договори про оренду та угоди, що стосуються нерухомого майна, яке є власністю Товариства або знаходиться в його користуванні;
- договори з партнерами щодо розробки, виробництва або поставки продукції Товариства (включаючи всі інженерні та проектні креслення);
- договори з постачальниками, дистриб'юторами, транспортними агентами та інші договори, що укладені Товариством з партнерами;
- договори Товариства, які стосуються переходу права власності на акції Товариства.
2.Процесуальні документи (судові процеси та арбітраж):
- копії усіх листів, претензій, позовів, що пред'являються Товариством або до Товариства;
- копії усіх рішень суду або арбітражного суду стосовно будь-яких судових або арбітражних процесів, у яких брало участь Товариство;
- записи щодо всіх судових спорів, що очікуються.
3.Документація, що стосується цінних паперів Товариства:
- документи щодо реєстрації випуску цінних паперів у Державній комісії з цінних паперів та фондового ринку;
- реєстр власників іменних цінних паперів Товариства;
- звітність Товариства, пов'язана з випуском та обігом цінних паперів:
— річна звітність Товариства про свій фінансово-господарський стан та результати діяльності перед громадськістю та Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку;
— квартальна звітність Товариства, що самостійно веде реєстр власників іменних цінних паперів, перед Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку.
4.Документація, що стосується інтелектуальної власності Товариства
Інтелектуальна власність є виключним правом на отримання доходу від документально засвідчених розробок та результатів творчої діяльності.
У міжнародній практиці інтелектуальну власність поділяють на такі категорії:
- об'єкти промислової власності (патенти на винахід, свідоцтва на корисні моделі, патенти на промислові зразки, свідоцтва на товарні знаки, фірмові найменування та інша інтелектуальна власність, що належить Товариству або зареєстрована Товариством у відповідних державних установах тощо);
- об'єкти авторського права (наукові публікації, в тому числі монографії, дисертації, звіти про науково-дослідні, конструкторське-технічні та проектні роботи, аудіовізуальні твори, витвори архітектури, містобудування, програми для електронно-обчислювальних машин (ЕОМ), бази даних, топології інтегральних мікросхем тощо). Як правило, авторське право має бути належним чином зареєстроване;
- ноу-хау (комерційні таємниці, технологічні таємниці, фінансові таємниці, організаційні таємниці тощо).
- права, що випливають із ліцензійних договорів, укладених Товариством, на використання винаходів, захищених патентами, що належать іншим особам, або навпаки дозволяють третім особам використовувати патенти Товариства за певну плату;
- права, що випливають із укладених Товариством договорів, на використання комп'ютерних програм;
- інші аналогічні права.
5. Періодичні звіти, що надаються в інші державні органи
Крім фінансової звітності та звітності щодо роботи з цінними паперами в Товаристві існують інші види звітності, що передбачаються чинними нормативно-правовими актами України. З метою полегшення роботи на підприємстві рекомендується розробити та прийняти Положення про організацію звітності в Товаристві, яке передбачало б порядок складання звітності на підприємстві, термін її надання в державні органи, особу (осіб), відповідальних за правильне складання звітів та своєчасне їх надання до державних органів.
Так, наприклад, Товариство періодично надає звіти до:
- органів статистики — звіти щодо заборгованості із заробітної платні, звіти щодо екологічних платежів, виплат за природні ресурси та поточні платежі на охорону природи, звіти про зовнішню трудову міграцію та інші звіти;
- державної служби зайнятості — звіти щодо кількості працівників у Товаристві, про наявність робочих місць, звільнених та прийнятих на роботу працівників, інші види звітів;
- пенсійного фонду — бухгалтерська документація, звіти про сплату страхових внесків до пенсійного фонду, інша документація;
- інших органів відповідно до чинного законодавства України.
4.5 Документація періоду приватизації
Документація періоду приватизації включає всі документи, що відображають дії Товариства в процесі приватизації. Ця документація включає:
- копію заявки на приватизацію, що подавалася до органу приватизації;
- копію рішення про приватизацію;
- копію акту оцінки вартості майна, передаточного балансу, протоколів та інших документів, що відображають роботу комісії з приватизації та комісії з інвентаризації;
- копію плану приватизації;
- копію рішення про затвердження плану приватизації;
- копії додаткових документів та рішень органу приватизації й інших, компетентних державних органів, пов'язаних з приватизацією підприємства.
5 Банкрутство та ліквідація товариства
5.1 Банкрутство Товариства
1.Визначення банкрутства
Неплатоспроможність — це недостатність ліквідних активів, необхідних Товариству для розрахунків за своїми зобов'язаннями і продовження господарської діяльності.