2. Определение приоритетов исполнения платежей
Для большинства компаний характерна ситуация, когда общая сумма поступивших на оплату заявок превышает объем денежных средств, которыми располагает компания на текущий момент. Вопрос, по каким счетам платить сейчас, а какие платежи отложить, должен решаться не при возникновении кризисной ситуации, а заранее, на этапе разработки процедур исполнения бюджета. Для этого все выплаты, запланированные в бюджете, нужно поделить на группы по степени их важности. Как правило, выделяют 2-3 группы, но в зависимости от специфики компании их может быть и больше.
К платежам "первого приоритета", или обязательным платежам, как правило, относят:
заработную плату персонала;
налоговые платежи;
погашение кредитных обязательств перед основными поставщиками (электроэнергия, сырье, материалы);
погашение кредитов, полученных в банке;
другие платежи (лизинговые платежи, выплаты по реструктуризированной задолженности, выплаты дивидендов и т.д.).
Обязательные платежи осуществляются полностью в утвержденные для выплаты сроки.
К группе платежей "второго приоритета" в большинстве случаев относят:
премии, вознаграждения по итогам года;
платежи прочим кредиторам;
закупки по не основной деятельности и другие платежи.
Выплаты по этим статьям производят после платежей "первого приоритета". Можно также руководствоваться следующим принципом: если выручка поступает в полном объеме, то платежи "второго приоритета" осуществляются полностью, если нет, то объем платежей сокращается пропорционально поступлению выручки и часть платежей переносится на следующий период.
3. Управление ликвидностью.
Управление ликвидностью в рамках бюджета направлено на предотвращение возникновения дефицита денежных средств (кассовых разрывов). Избежать возникновения кассовых разрывов компания может за счет привлечения финансирования со стороны (кредиты, займы), создания резервов или сокращения выплат. Выбор способа покрытия кассовых разрывов зависит от приоритетности платежей и размера дефицита. Если в результате возникновения дефицита не хватит денежных средств на осуществление платежей "первого приоритета", то необходимо привлечь заемные средства или использовать созданный резервный фонд.
Для выплат "второго приоритета" использование того или иного метода управления кассовым разрывом зависит от величины дефицита. Если предполагаемый дефицит незначителен, то принимается решение о сокращении объема менее приоритетных платежей, в противном случае используются средства резервного фонда или заемные средства. В большинстве компаний пороговое значение дефицита составляет около 10% от величины поступлений.
4. Управление чрезвычайными событиями.
При бюджетном управлении к чрезвычайным событиям относятся те, которые влекут за собой возникновение незапланированных расходов и платежей. Если в процедуре управления платежами компании описаны принципы принятия решения в случае перерасхода по запланированным статьям затрат или дефицита средств, то процедура управления чрезвычайными событиями должна содержать алгоритм принятия решений в случае появления статей расходов, которые не были предусмотрены бюджетом. В отношении незапланированных платежей действует тот же порядок прохождения заявок, что и при управлении платежами. Ответственность за авторизацию их исполнения несут топ-менеджеры компании и менеджеры среднего звена.
Рассмотрим в качестве примера управление чрезвычайными событиями на машиностроительном предприятии.
В компании создан резервный фонд генерального директора. Размер фонда определялся как наиболее вероятный объем денежных средств, выплачиваемых покупателями с задержкой, и средняя сумма незапланированных платежей за аналогичные предыдущие периоды.
Если размер незапланированного платежа составлял менее 5% от общей величины платежного бюджета компании и не больше 50 тыс. руб. в абсолютном выражении, то решение о проведении платежа принимал финансовый или технический директор в зависимости от места возникновения платежа. При появлении чрезвычайных расходов, превышающих 5% -ный барьер, решение принималось генеральным директором.
5. Авторизация хозяйственных операций.
Распределение ответственности между менеджерами предприятия - один из наиболее важных принципов, которые должны соблюдаться при создании эффективной системы бюджетирования. Но для того чтобы этот принцип был воплощен на практике, необходимо выполнение следующих условий:
ответственность менеджеров должна быть четко разграничена, к примеру определены размеры расходов, которые могут быть авторизованы тем или иным менеджером;
процесс авторизации хозяйственных операций должен быть формализован и проконтролирован (визирование платежных документов и заявок на осуществление платежа).
Чулихин А. приводит следующий пример:
Процедуры авторизации на машиностроительном предприятии.
В компании значительную роль играл внутренний оборот услуг между подразделениями. При этом основная проблема заключалась в неконтролируемом росте затрат на эти услуги. В экономии затрат на оказываемые услуги не были заинтересованы ни внутренние поставщики, ни получатели этих услуг, бюджет постоянно исполнялся с превышением по данной бюджетной статье.
После введения обязательной оценки эффективности деятельности подразделений на основе определенных групп показателей в качестве одной из процедур была введена процедура авторизации расходов внутри каждого подразделения. Теперь получатель и поставщик внутренних услуг стали заключать договор, в котором определялись объем и цена услуги. Далее получатель услуг авторизовывал (то есть подписывал акт выполненных работ с внутренним поставщиком) и принимал только те затраты, которые были определены договором между подразделениями. При этом каждое подразделение - получатель услуг было вправе выбирать, привлекать ли ему для выполнения каких-либо работ внутренние подразделения компании или сторонние организации исходя из стоимости услуг, качества их выполнения и других факторов. Неконтролируемый рост затрат прекратился, каждое подразделение стало работать эффективнее.
6. Оперативное планирование и учет.
Для управления процессом исполнения бюджета необходимо создание системы краткосрочного (оперативного) планирования на период меньше месяца - декаду, неделю, день. Система оперативного планирования не должна содержать тот же объем информации, что и месячный бюджет компании, иначе процесс планирования будет излишне трудоемким. Состав показателей, которые планируются ежедневно, во многом зависит от специфики компании и существующей системы управления.
Приведем следующий пример.
Система ежедневного планирования в транспортной компании.
Оперативное планирование в компании включает процедуру формирования ежедневных графиков расчетов с покупателями и поставщиками, а также процедуру корректировки бюджета на месяц (в основном корректируется БДДС - бюджет движения денежных средств). Информацию для формирования графиков расчетов финансовый отдел получает от подразделений компании и из действующих заключенных договоров (исходя из условий оплаты контрагентами). Подразделения ежедневно представляют финансовые поручения на оплату, которые проверяются на соответствие условиям заключенных договоров и утвержденному БДДС.
7. Корректировка бюджета.
Поскольку фактические результаты хозяйственной деятельности зачастую отличаются от плановых, необходимо предусмотреть процедуру корректировки бюджета компании. При этом речь идет не только о случаях корректировки бюджета, когда фактические расходы компании превышают аналогичные показатели, установленные в бюджете. Необходимость в корректировке может возникнуть и при появлении дополнительных заказов от покупателей, которые позволят улучшить финансовые показатели компании и эффективнее использовать производственные мощности.
Инициаторами внесения корректировок в бюджеты, как правило, становятся сотрудники подразделений, ответственные за формирование операционных и инвестиционных бюджетов. Ежемесячно следует корректировать БДДС. Как правило, корректировка БДДС происходит при прогнозируемом отклонении первоначально утвержденных показателей более чем на 10% (хотя величина такого критерия для каждой компании может существенно отличаться, при его определении необходимо исходить из принципа существенности отклонений и трудоемкости процедур корректировки).
8. Автоматизация процедур исполнения бюджета.
Перечисленные выше механизмы исполнения бюджета являются неотъемлемой частью системы бюджетирования компании. Поэтому, выбирая информационную систему, в которой будет реализовано бюджетное управление организацией, нужно заранее предусмотреть возможность создания инструментов исполнения бюджета. Большинство программных продуктов, представленных на рынке, в той или иной степени поддерживают эти требования или содержат готовые решения. Тем не менее, при продуманной организации контроля исполнения бюджета автоматизировать и ускорить работу можно и за счет таких программных продуктов, как Excel или Access.
Все процедуры должны быть описаны и утверждены во внутрифирменных регламентах и инструкциях. Чтобы бюджетирование реально работало на предприятии, необходимо комплексное внедрение всех основных процедур исполнения бюджета.
Для повышения эффективности бюджетирования хозяйственной деятельности предприятия необходимо выделить центры финансовой ответственности (ЦФО).