- акт о недостачах и потерях товарно-материальных запасов в процессе заготовления, хранения и в производстве (типовая форма ТМЗ-4а, приложение №35 к Учетной политике), который является основанием для списания с подразделений, ответственных за сохранность запасов и возмещения их стоимости за счет виновных. Акт заполняется в двух экземплярах и подписывается комиссией и виновными лицами. Первый экземпляр отправляется в бухгалтерию, второй остается в подразделении;
- акт о порче, бое, ломе товарно-материальных запасов (типовая форма ТМЗ-4б) - применяется для учета товарно-материальных запасов, подлежащих списанию в следствии допущенной в организации порчи, боя, лома. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально-ответственных лиц потерь товарно-материальных запасов. Второй экземпляр остается в подразделении;
- акт о приемке оборудования (типовая форма ТМЗ-8) – применяется для оформления поступившего на склад оборудования для установки. Акт составляется в двух экземплярах приемной комиссией. В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад, акт о приемке оборудования является предварительным, составленным по наружному осмотру;
- акт о выявленных дефектах оборудования (типовая форма ТМЗ-10) – составляется при выявлении дефектов оборудования, поступающего на склад. Акт обязательно должен быть приложен к «акту о приемке оборудования» (ф. ТМЗ-8);
- акт приемки-передачи оборудования в монтаж (типовая форма ТМЗ-9) – составляется при передаче оборудования со склада в монтаж;
- лимитно-заборная карта (ф. М-8) применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых в производственной деятельности Компании, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов (норм) на производственные нужды, которая является документом для списания запасов со склада. Лимитно-заборные карты выписываются плановым (экономическим) отделом на каждый цех ежемесячно и утверждаются директором, после чего передаются на склад. При этом соблюдается принцип нормирования основных запасов, по которым нормы утверждены Компанией. В лимитно-заборной карте расписывается материально-ответственное лицо, установленное по цеху (участку) в каждом отдельном случае получения материалов и завскладом. По окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию как основание для списания материалов со склада.
Сверхлимитный отпуск материалов оформляется Требованием (ф. М-10), которые выписываются на основании рапорта (служебной записки) руководителя цеха, участка, подписывается директором филиала и гл. бухгалтером;
- заборные карты – применяемые при отпуске ГСМ водителям. Заборные карты открываются на каждого водителя, с указанием номера и марки автомобиля, по которой кладовщиком производится отпуск ГСМ с указанием количества и даты, что подтверждается росписью водителя в каждом отдельном случае;
- накладная на внутреннее перемещение (ф. М-15), которая применяется для учета движения запасов внутри Компании;
- Акт об оприходовании товарно-материальных запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий, сооружений и других списываемых основных средств (типовая форма ТМЗ-11) – применяется для оприходования запасов вторичного использования, полученных от демонтажа и разборки;
- Требование – оформляется при выписке спецодежды работникам, в которых указывается норма. Требование подписывается директором, гл. бухгалтером и ответственным работником по технике безопасности.
7.1.15.3. Учет запасов на складах
На каждый вид запасов складской работник открывает «карточку учета товарно-материальных запасов» (типовая форма ТМЗ-5), в которой последним заполняются все реквизиты, относящиеся к поступившим запасам (товарам): единица измерения, цена, тип, марка, номенклатурный номер и т.д. Запись в карточку производится на основании должным образом оформленных документов на приход и расход материалов за месяц. После внесения всех записей по приходу и расходу в карточке выводится количественный остаток на конец месяца. При этом следует иметь в виду, что на складах приходуются все без исключения запасы, независимо от их стоимости и срока службы.
По окончании месяца, в срок до 3 числа следующего месяца работник бухгалтерии непосредственно на складе производит проверку записей в карточках складского учета на основании имеющихся приходных и расходных документов. Проверка производится по каждой позиции запасов и по каждой записи, о чем бухгалтер расписывается в специальной графе карточки построчно.
Обязательным требованием при ведении складского учета является сверка бухгалтерией записей в карточках с приходно-расходными документами и выведение остатков запасов на конец месяца до обработки данных в бухгалтерии.
По завершению проверки «карточек учета товарно-материальных запасов» (как указано в предыдущих двух абзацах) складской работник составляет «ведомость учета остатков товарно-материальных запасов на складе» (типовая форма ТМЗ-7). Ведомость заполняется по данным «карточек учета товарно-материальных запасов»
Сдача-приемка приходно-расходных документов от склада в бухгалтерию производится по «реестру приема-сдачи документов» (типовая форма ТМЗ-6). Реестр составляется материально-ответственным лицом.
7.1.15.4. Учет запасов в бухгалтерии
Бухгалтерия, получив приходно-расходные документы, вводит по ним информацию по приходу и расходу в программу 1-С в разрезе каждого из счетов подраздела 20. Сдача документов в бухгалтерию и ввод информации осуществляются не реже одного раза в неделю. Обязательными выходными документами в результате обработки материалов в программу 1-С должны быть:
1) ведомости аналитического учета по каждому счету (остаток, приход расход и остаток в суммовом выражении);
2) ведомости наличия запасов по материально-ответственным лицам в разрезе счетов (сальдовая);
3) ведомость движения запасов по материально-ответственным лицам (остаток, приход, расход, остаток);
4) оборотная ведомость движения материальных ценностей.
Сальдовые ведомости в обязательном порядке должны ежемесячно подписываться материально-ответственным лицом.
При организации складского учета в программе 1-С должен выполняться следующий цикл операций, обеспечивающий получение требуемой информации и ведение контрольных функций:
- ввод информации о приходе, формирование фактической себестоимости поступившего запаса и выписка приходного документа (приходный ордер);
- формирование документа – основания на отпуск запасов в производство (требование, ЛЗК);
- формирование накладной на отпуск ТМЗ и расходного складского ордера;
- создание сопроводительных накладных на внутреннее перемещение;
- расчет средних цен при отпуске материала в производство, а также на сторону с учетом сальдовых остатков прошлого периода и поступлений в данном периоде;
- реализовать учет количественных и стоимостных лимитов при отпуске материальных запасов в производство. Лимиты вводить при оформлении ЛЗК. В случае сверхлимитного отпуска в накладной на отпуск необходимо указывать реквизиты соответствующего разрешения;
- обеспечение автоматической взаимосвязи между модулями «Мат.ценности» и «Банк – отчеты» в целях сверки бухгалтерского и складского учета;
- ежемесячное формирование оборотно-сальдовых ведомостей по материально-ответственным лицам в разрезе счетов 20 раздела, указанным в Учетной политике, в которых бы отражалось полное движение запасов по всей номенклатуре, числящейся за данным материально - ответственным лицом, а не только по тем материальным ценностям, по которым было движение в данном месяце;
- выдавать в автоматическом режиме сводные оборотно-сальдовые ведомости по всей имеющейся номенклатуре запасов по каждому балансовому счету 20 подраздела, указанному в Учетной политике;
- при формировании Отчета о движении и наличии ГСМ в подотчете у каждого водителя, в модуле «Мат.ценности» обеспечивать учет ГСМ в килограммах и параллельно в литрах, т.к. нормы на списание установлены в литрах;
- получить в автоматическом режиме ежемесячную оборотно-сальдовую ведомость по учету спецодежды в носке в разрезе персонального учета по работнику, учитываемой на забалансовом учете.
Основными задачами по учету спецодежды считать:
- введение в систему норм выдачи спецодежды и спец.обуви;
- введение номенклатурных персональных карточек учета спецодежды;
- процедура регистрации в персональных учетных карточках;
- отслеживание окончания норм носки эксплуатации, возможности списания.
7.1.16. Типовые корреспонденции счетов по учету Запасов
В бухгалтерском у чете используются следующие типовые записи по отражению операций с Запасами: