Прогноз продаж достигнет своей цели только в том случае, если все сотрудники фирмы будут рассматривать его как руководство к действию. Каждый работник фирмы должен иметь уверенность в его реальном осуществлении и предпринимать зависящие от него действия по его реализации.
Прогнозирование предполагает активное участие работников различных функциональных служб-в составлении прогноза. Вклад каждого работника в прогноз может быть относительно небольшим, однако, это участие создает предпосылки для успешного выполнения прогноза и способствует проявлению творческой активности работающих.
Прогнозирование продаж — это управленческий инструмент для планирования и разработки политики принятия решений. Управляющий продажами может использовать данные прогноза для планирования продаж, разработки новых маршрутов и мероприятий по увеличению числа обслуживаемых потребителей, для отбора и расстановки кадров. Прогноз оказывает большую помощи при планировании товарного ассортимента. Управляющий складом найдет полезным использование данных прогноза для разработки мер по улучшению применения имеющегося складского оборудования и повышению технической вооруженности склада. Прогноз позволит управляющему финансами установить размер дополнительных денежных ресурсов и наметить мероприятия по их перераспределению внутри компании между различными структурными подразделениями для достижения большей эффективности их использования. Результатом прогноза является составление бюджета.
Прогнозирование товарных запасов
Товарно-материальные ценности представляют значительную часть инвестиций большинства дистрибьюторов. Продажа товаров является для дистрибьютора основным источником получения прибылей. Непроданные или неходовые товары представляют дополнительные расходы. Главная задача прогнозирования товаров заключается в определении ассортимента товаров, пользующихся наибольшим потребительским спросом.
Склады многих дистрибьюторов содержат неходовые товары, хранение которых обходится весьма дорого. Прогнозирование товарного ассортимента не преследует задач освобождения складов от товаров низкого потребительского спроса. Однако, если прогнозирование товаров сделать частью и следствием прогноза продаж, возможность возникновения ошибок неправильного выбора товаров в будущем может быть значительно снижена.
Поскольку целью прогноза продаж является определение будущих объёмов продаж и объёма каждого товарного наименования, рекомендуется осуществлять увязку прогноза товаров и их запасов с прогнозом продаж.
Прогнозирование ассортимента товаров позволяет установить объёмы по каждой товарной группе в соответствии с прогнозом продаж. Прогнозированием товаров обеспечивается минимизация будущих затрат на закупку недоходных и малоприбыльных товаров.
Как увязать прогноз продаж с прогнозом товаров? Ниже мы приводим несколько рекомендаций, которые будут полезными при решении данного вопроса.
Прогноз продаж следует увязать с количественной оценкой товарного ассортимента. Далее данные прогноза следует сформировать по потребителям, маршрутам, территориям и складам при наличии у оптовой компании разветвлённой сети складского хозяйства. Данные составленного прогноза следует затем сопоставить с данными текущих товарных запасов по каждой товарной группе для определения различий между ними. Если разница составляет 1% на каждый месяц, уровень текущих запасов корректируется в соответствии с данными прогноза в сторону увеличения или снижения.
Текущие прогнозы следует сравнивать с предыдущими прогнозами. Если условия составления предыдущих прогнозов аналогичны и их данные подтверждены практической деятельностью фирмы, можно надеяться на точность текущих прогнозов и реальность их выполнения.
Прогноз должен содержать как можно больше информации. Чем больше информации включено в прогноз, тем больше возможностей для её изучения, анализа и использования.
В прогноз должны включаться только товары постоянного потребительского спроса.
Плохо реализуемые товары с низким потребительским спросом в прогноз не включаются. Изучение товаров, подле-жаищх исключению из общей товарной номенклатуры, осуществляется отдельно от прогнозирования товарного ассортимента
Прогнозирование потребности в денежных ресурсах осуществляется в два этапа.
Первый этап состоит в оценке размера поступлений денежных средств из 1 сех возможных источников в планируемый период. Общи! приход складывается из выручки от продаж, прихода по счетам дебиторов, ссудным процентам и дивидендам от вложенных акций и других источников.
Второй этап состоит в оценке расхода денежных средств на тот же период времени. В общей расход включаются выплаты по счетам кредиторов, выплаты заработной платы, операционные расходы, выплаты ссудных процентов и другие текущие затраты.
Разница между размерами расхода и прихода составляет сальдо, определяющее излишек или дефицит денежных средств на планируемый период времени.
Прогноз потребностей денежных средств составляется по форме, имеющей следующие графы:
— начальный баланс:
а) банковская наличность;
б) кассовая наличность;
— приход денежных средств:
а) выручка от продаж;
б) счета дебиторов;
в) ссудные проценты от акций;
г) дивиденды;
д) другие статьи прихода;
— расход денежных средств:
а) счета кредиторов;
б) заработная плата;
в) операционные расходы;
г) ссудные проценты по акциям;
д) выплаты по разным долговым обязательствам;
е) другие текущие расходы;
— сальдо (излишек или дефицит);
— размер недостающих денежных средств;
— окончательный баланс:
а) банковская наличность;
б) кассовая наличность.
Руководящему звену управления для принятия решений достаточно предоставление общей формы прогноза, где по каждой позиции представлены укрупнённые данные. Управляющий финансами работает с детализированной формой прогноза, позволяющей осуществлять различные корректировки в распределении и перемещении денежных средств.
Счета дебиторов
Другой большой статьей расходов является кредитование потребителей. Многие дистрибьюторы осуществляют свою деятельность только за наличный расчет. Расчет за товар осуществляется по накладным или счетам, которые потребители получают после отгрузки продукции. Каждый месяц дистрибьютор посылает счета потребителям, не рассчитавшимся за приобретенный товар. За быстрый расчет дистрибьютор предоставляет потребителям различные скидки. Например, за расчет в течение 10 дней со дня получения накладной потребителю предоставляется скидка от 1 до 296. Другие компании предоставляют своим клиентам скидку за расчет в течение 30 дней. Предоставление скидок имеет для потребителей розничной сети большое значение.
Неоплаченные счета представляют замороженные денежные средства, которые нельзя немедленно направить на воспроизводство товарных запасов. Неоплаченные счета за полученный товар являются кредитом, который дистрибьютор предоставляет своим клиентам. Срок кредита у разных дистрибьюторов неодинаков и колеблется обычно от 10 до 40 дней. В этот промежуток времени дистрибьютор осуществляет финансирование потребителя. Наиболее оптимальным сроком предоставления кредита является срок, не превышающий 40 дней. При этом следует учесть, что обычный срок хранения товара до его продажи составляет 30 дней. Следовательно, окончательный расчет с потребителями произойдет по истечении 70 дней со дня закупки товара. Это обстоятельство следует учитывать при прогнозировании средств на кредитование потребителей.
Любой дистрибьютор, как правило, несет различного рода убытки. Они возникают в результате повреждения или расхищения товара, его морального устаревания или порчи. Однако самые большие потери связаны с невыполнением некоторыми клиентами своих долговых обязательств. Убытки такого плана должны тщательно анализироваться руководством.
Потери, происходящие по причине отказа или невозможности выплаты по счетам, следует закладывать в бюджет, поскольку они представляют одну из статей расхода. Если средние годовые потери оптового предприятия составляют 0,16% от продаж, тогда общие потери по невыплаченным счетам составят более 16000 долларов в год на каждый миллион долларов продаж. Для большой оптовой компании годовые потери такого рода могут составлять совершенно ошеломляющую сумму. Прогнозирование потерь позволит свести к минимуму их возникновение. Руководству оптовой фирмы следует разрабатывать кредитную политику с учетом возможности изыскания ресурсов для покрытия возникающих в результате невыплат потерь. Необходимость расширения парка оборудования и увеличения объёмов продаж часто диктуется требованиями рынка.
Расширение парка оборудования необходимо при увеличении масштабов деятельности предприятия. Увеличение объёмов продаж может быть связано с расширением обслуживаемого пространства, возросшим потребительским спросом, обострением конкуренции.
Эффективное планирование мероприятий по обеспечению роста и расширения предприятия на краткой и долгосрочной основе с заранее предусмотренным финансированием позволяет избежать кризисных ситуаций при осуществлении текущей деятельности.
4. Экономия денежных средств при закупке и продаже товара
Экономия денежных средств
Кроме уже описанных способов имеются другие способы получения недостающего капитала.
Уменьшение товарных запасов приводит к уменьшению затрат на приобретение товаров и их хранение. Это также ведёт к сокращению объёмов продаж.
Увеличением товарооборота достигается уменьшение объёма товарных запасов и размера, вложенного в них капитала. Все освобождаемые при этом деньги можно направить на финансирование других операций. Уменьшение товарных запасов влечёт за собой уменьшение различных операционных расходов.