Прежде всего в этом документе заказчику следует указать: предмет закупки (привести наименование и объем (количество) товара, работы, услуги или их перечень, можно сделать отсылку к существующему проекту, спецификации или техническому заданию); критерии, на основании которых будет присуждаться контракт закупки; вид процедуры закупки и обоснование его выбора (в данном случае – это открытая процедура тендера). Кроме того, учитывая требования, предъявляемые к руководителю заказчика, в технико-экономическом задании можно сразу указать сроки проведения закупки; информацию о необходимости (при наличии таковой) ограничения участия претендентов по государственной принадлежности; решение о создании (или об уполномочивании созданной ранее) тендерной комиссии для проведения данной закупки и необходимости утверждения (неутверждения) руководителем заказчика ее решений или о необходимости передачи функций по проведению тендера на предприятие; решение в отношении представления (непредставления) тендерного обеспечения претендентами, его форме, сумме и других условиях; основные условия контракта закупки, в том числе о необходимости рассмотрения вопросов страхования рисков на предприятии.
Технико-экономическое задание подписывает работник, составивший его, и передает на утверждение руководителю заказчика или уполномоченному им работнику.
Подготовкой технико-экономического задания может заниматься уполномоченный работник или структурное подразделение заказчика, член тендерной комиссии – в зависимости от того, каким образом решены организационные вопросы закупок на тендерной основе в той или иной организации. Например, такие обязанности могут быть вменены тому работнику или структурному подразделению, которые и ранее занимались закупками.
Следующим этапом после формирования и утверждения технико-экономического задания является составление графика проведения тендера. График представляет собой документ, закрепляющий ответственных лиц за конкретными мероприятиями, связанными с проведением тендера, а также увязку мероприятий по времени. Учитывая, что тендер требует достаточно продолжительного времени для его проведения, очень важно правильно спланировать все мероприятия и строго придерживаться сроков их исполнения во избежание увеличения продолжительности проведения тендера. Такой график также подлежит подписанию работником, составившим его, и утверждению руководителем заказчика или уполномоченным им работником.
Далее следует этап, связанный с формированием пакета тендерных документов. Тендерные документы, пожалуй, являются основными в тендере, так как от их содержания зависит как количество потенциальных претендентов, так и качество представленных ими тендерных предложений.
В состав тендерного предложения входит следующая документация:
Тендерное предложение по форме.
Копия свидетельства о внесении предприятия в Единый государственный реестр юридических лиц (заверенная предприятием).
Копия свидетельства о постановке на налоговый учет (заверенная предприятием).
Документ, подтверждающий полномочия лица, подписавшего тендерное предложение.
Дополнительные сведения о предприятии-заявителе, рекомендательные письма, иная информация, имеющая отношение к тендеру (свободная форма) - по желанию. [25]
Поскольку уже само объявление о проведении тендера накладывает на заказчика обязательства по заключению контракта закупки с его победителем (победителями), очевидно, разумно воспользоваться правом на отклонение всех тендерных предложений и завершение тендера без выбора победителя и заключения контракта закупки, если поступившие тендерные предложения не будут отвечать потребностям заказчика либо цены тендерных предложений окажутся выше рыночных. Это право заказчику следует закрепить в тендерных документах, в противном случае избежать возможных исков со стороны претендентов будет проблематично.
Тендерные документы подлежат одобрению тендерной комиссией, этой же комиссией принимается решение о том, будут ли тендерные документы предоставляться безвозмездно либо за определенную плату. Цена тендерных документов определяется суммой затрат на подготовку, издание и доставку их претенденту (в цену тендерных документов нельзя включать стоимость размещения тендерного приглашения в печати или иных средствах информации).
После того как пакет тендерных документов сформирован и одобрен тендерной комиссией, заказчик вправе опубликовать (разослать, разместить) тендерное приглашение. При этом текст тендерного приглашения может формироваться параллельно с тендерными документами. У заказчика в случае проведения открытой процедуры тендера есть обязанность разместить тендерное приглашение в на сайте http://torgi.donland.ru.
Подача и приём заявок на участие в тендере. Заявки на участие в тендере должны быть подготовлены поставщиками и вовремя поданы на рассмотрение заказчику – организатору тендера. Нарушение сроков подачи заявок приводит к их отклонению (дата и время окончания приёма заявок указана в конкурсной документации).
Следует отметить то, что иногда заказчик требует не только оригинал конкурсной заявки, но и несколько копий, что обеспечивает как сохранность документов, так и возможность работы с ними нескольких членов комиссии одновременно.
Необходимо упомянуть о том, что существует два варианта запечатывания копии заявки на участие в тендере. Её можно положить в конверт вместе с оригиналом или же запечатать в отдельный конверт. В последнем случае возникает необходимость пометки данного факта на страницах журнала регистрации, а также в расписке.
Чаще всего заявки на участие в тендере вкладываются в конверты, которые оформляются определённым образом и запечатываются. Кроме того, заявки должны быть зарегистрированы в специальном документе, например, в журнале регистрации, а представитель поставщика получает расписку о том, что заявка получена.
В подаче и приёме заявок участвуют два лица: член конкурсной комиссии, который принимает заявки (представитель заказчика или организатор тендера) и представитель поставщика, который должен представить заявку на участие в тендере, причём всё это происходит в офисе представителя заказчика.
Итак, представитель поставщика находится в офисе организатора тендера. Последний должен убедиться в том, что конверт запечатан и оформлен по всем правилам конкурсной документации.
В том случае, когда конверт не запечатан или неправильно оформлен, организатор тендера может вернуть конверт, подробно объясняя, каким образом его нужно подготовить. Если же такая возможность отсутствует по какой-либо причине (например, заявка была подана в крайние сроки или пришла по почте), то представитель заказчика должен предупредить представителя поставщика о последствиях. И опять же нужно сделать соответствующие пометки об этом в журнале регистрации и расписке.
Таким образом, организатор тендера предлагает представителю заказчика от руки написать на конверте с заявкой на участие в тендере текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и поставить подпись. Сам же он оставляет на конверте пометку о том, что это принято, а также записывает текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и расписывается. Затем этот факт опять же помечается в журнале регистрации, после чего представитель заказчика пишет расписку об этом факте для того, чтобы передать её представителю поставщика.
Все описанные действия предназначены для того, чтобы избежать недопонимания и конфликта между заказчиком и поставщиками.
Очередным этапом будет регистрация претендентов, обратившихся за получением тендерных документов. Такое обращение еще не дает гарантии того, что всеми этими претендентами будут поданы тендерные предложения.
У заказчика появляются определенные обязательства по уведомлению претендентов, получивших тендерные документы, обо всех изменениях в организации и проведении тендера. Например, уведомить каждого из них в случае внесения изменений или дополнений в тендерные документы посредством издания приложения или продления окончательного срока подачи тендерных предложений, дать разъяснения по запросу любого из претендентов и пр. [11]
В период срока, отведенного для подачи тендерных предложений, заказчик может провести встречу с претендентами для разъяснения тендерных документов.
Срок для подготовки и подачи тендерных предложений должен быть в случае проведения открытой процедуры тендера не менее 30 дней с даты опубликования тендерного приглашения при условии, что закупающая организация готова к выдаче или продаже тендерных документов. В течение срока для подготовки и подачи тендерных предложений заказчик по своему усмотрению или по просьбе претендента (группы претендентов) может продлить его.
В случае необходимости срочной закупки срок для подготовки и подачи тендерных предложений изначально можно установить в 10 дней.
За этапом выдачи тендерных документов наступает либо может идти параллельно этап приема тендерных предложений, который также сопровождается регистрацией. Тендерные предложения должны представляться в письменном виде и в запечатанном конверте. При регистрации конверт с тендерным предложением не вскрывается, и заказчик обязан обеспечить сохранение его в таком виде до процедуры вскрытия тендерных предложений.
Тендерные предложения, которые поступили по истечении срока, установленного для их подготовки и подачи, возвращаются подавшим их претендентам невскрытыми.