4. «Oracle». В данной системе находится модуль «Закупки», который представляет собой интегрированное программное решение для учета данных о поставщиках, ведения информации о заявках и заказах предприятия, а также для управления процессом поступления сырья и ресурсов. Данный модуль позволяет вести базу данных поставщиков, автоматизировать работу с заявками на приобретение, управлять процессом получения сырья и материалов. [10, с. 240]
Здесь рассмотрены только наиболее известные программные продукты отечественных и зарубежных производителей, которые уже достаточно широко внедрены в бизнес-практику, а на самом деле их ассортимент гораздо шире и продолжает увеличиваться.
На любом предприятии необходимо оценивать степень эффективности использования информационного обеспечения закупочной деятельности, также необходимо знать, какие программные продукты существуют и как, по возможности, внедрить их. От этого зависят отношения с поставщиками предприятия, а также целесообразный их поиск и выбор.
1.4 Поиск и выбор поставщиков
Выбор поставщиков играет очень важную роль в деятельности предприятия. Для того чтобы фирма получала прибыль, существует множество факторов, один из которых – бесперебойность поставки сырья и материалов. Это может обеспечиваться именно поставщиками, эффективно и качественно занимающимися своей деятельностью.
Решение о размещении заказа определенного объема у того или иного поставщика должно приниматься на основе совокупности критериев, разрабатываемых каждой компанией для своего производства.
Все критерии, применяемые при оценке потенциального поставщика, классифицируются на три группы – техническую, организационно-экономическую и психологическую. [8, с. 95]
Техническая группа критериев включает оценки потенциальных поставщиков:
· производственная мощность поставщика;
· соответствие современному уровню технологии;
· комплектность поставляемой продукции и возможные нарушения;
· развитость инфраструктуры (транспорт, информационные системы);
· ассортимент поставляемой продукции, т.е. возможности поставщика;
· наличие дефектов в продукции (оценка постоянства качества).
Организационно-экономическая группа критериев включает в себя:
· доступность продукции (наличие продукции на различных складах);
· условия доставки продукции (выбор транспортного средства);
· сроки поставки и условия оплаты продукции;
· удаленность поставщика;
· финансовое положение поставщика (долги, кредиты, грань банкротства);
· организация логистики;
· стабильность стиля поставки (восприятие продукции потребителем).
Психологическая группа критериев включает в себя:
· надежность поставщика (честность, порядочность и т.д.);
· предыдущая история поставщика, его репутация (период существования поставщика на рынке в условиях конкуренции);
· местонахождение поставщика (климатические и другие условия расположения потенциального поставщика);
· договорная дисциплина (выполнение своих обязанностей).
Информацию по перечисленным критериям выбора поставщика не всегда удается получить у потенциальных поставщиков, поэтому необходимо прибегать к услугам предприятий, владеющих определенными данными, характеризующими поставщика.
Одним из важных вопросов при работе с потенциальными поставщиками является принятие альтернативного решения:
· иметь одного поставщика на условиях прямых длительных производственно-хозяйственных связей;
· сотрудничать с несколькими источниками материально-технических ресурсов. [8, с. 103]
Оба варианта решения этой проблемы имеют, соответственно, положительные стороны и целый ряд преимуществ, представленных в таблице 1. [11, с. 337]
Таблица 1 Преимущества при выборе одного или нескольких источников снабжения
| Один поставщик | Несколько поставщиков |
| 1. Долгосрочный контакт может исключать возможность разделения заказа | 1. Решение проблемы при появлении срочных и объемных заказов |
| 2. Поставщик является эксклюзивным обладателем патентов | 2. Повышение гарантий снабжения за счет использования нескольких источников |
| 3. Поставщик удовлетворяет критериям качества продукции и стоимости | 3. Значительное снижение зависимости потребителя от поставщика |
| 4. Объем заказа достаточно мал, и нецелесообразно делить его между поставщиками | 4. Возможность предоставления дополнительных сервисных услуг |
| 5. Концентрация закупок может привести к соответствующим скидкам | 5. Гибкость снабжения и снижение риска несвоевременности поставок продукции |
Для поиска потенциальных поставщиков могут быть использованы следующие методы: объявление конкурса, размещение рекламы в Интернете, изучение каталогов, объявлений в СМИ, посещение выставок и ярмарок, переписка и личные контакты с возможными поставщиками, обращение к специальным посредникам. Наиболее распространенными и эффективными методами получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков являются конкурсные торги и письменные согласования между поставщиками и потребителями. [4, с. 196]
Основной показатель профессионализма любого специалиста по закупкам – знание источников. А инструменты, к которым наиболее часто прибегают эти специалисты в настоящее время, - онлайновые поиски, электронные каталоги и веб-сайты компании. К другим источникам этого рода относятся профессиональные журналы, рекламные объявления, переговоры с торговыми представителями, коллегами, профессиональные контакты и собственные учетные документы отдела продаж.
В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:
1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, в независимости от объема и глубины предоставляемой им информации.
2. Как минимум 1 из используемых источников должен быть независимым.
После принятия решения о выборе поставщика осуществляется работа с ним. Проводится подготовка и планирование переговоров; знакомство с торговыми представителями поставщика и анализ предлагаемых условий; обсуждение технических условий с указанием типа, количества, качества и цены продукции, места и времени исполнения заказов, условий обслуживания и гарантийных обязательств. Как правило, на начальной стадии работы с поставщиками практикуется вариант проведения пробных заказов, по результатам которых проводится оценка способности поставщика по обеспечению потребности потребителя в краткосрочной и долгосрочной перспективе.
В дальнейшем осуществляется оперативная работа в различных режимах, используемых на конкретном предприятии. [8, с. 105]
Таким образом, сущность закупочной деятельности предприятия будет складываться из самого процесса снабжения и выбора оптимального метода закупки, а также из поиска и выбора поставщиков ресурсов и сырья для данного предприятия, и все это необходимо рассматривать в разрезе с информационным обеспечением закупочной деятельности данной фирмы.
Все эти составляющие закупочной деятельности важны для каждой организации, и их подробное рассмотрение необходимо совместить с эффективным применением на практике.
2. Анализ закупочной деятельности на предприятии ООО «КБЕ»
Организационно-правовая форма предприятия – общество с ограниченной ответственностью «КБЕ». «Обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов». [2, ст. 87]
Предприятие зарегистрировано 25 сентября 2003 года.
Адрес ООО «КБЕ»: г. Новошахтинск, ул. Калинина, стр. 10/1.
Данная организация занимается производством металлопластиковых конструкций и ограждений.
Это требует наличия следующих комплектующих материалов:
1. профиль пластиковый;
2. металлопрокат;
3. стекло;
4. запорная арматура;
5. фурнитура;
6. расходные материалы.
Ассортимент продукции: оконные и дверные рамы, витражи, витрины, офисные перегородки, зимние сады, теплые крыши, теплицы и т.п.
В зависимости от заказов потребителей возможны вариации изделий по следующим параметрам:
· по площади (без ограничений);
· по количеству степеней открывания (1, 2 или 3);
· по форме контуров (прямые или фигурные);
· по виду стекла (простое, тонированное, бронированное и т.п.) и т.д.
На предприятии ООО «КБЕ» находятся производственный и сборочный цеха. Производственный цех занимается изготовлением фурнитуры и запорной арматуры. Наличие остальных комплектующих материалов обеспечивается поставщиками, с которыми взаимодействует данное предприятие.
Предприятием ООО «КБЕ» осуществляются следующие виды деятельности:
· производственная и сборочная деятельность металлопластиковых конструкций и ограждений;
· осуществление необходимых мероприятий по рекламе своих услуг;
· участие и организация выставок;
· заключение хозяйственных и иных договоров в пределах своей компетенции;
· соблюдение требований к качеству продукции.
Деятельность предприятия осуществляется на основе самостоятельно разработанных планов. Перспективные планы, а также годовые и текущие утверждаются руководством ООО «КБЕ».
Структура управления предприятием должна удовлетворять таким требованиям:
· соответствовать функциональному содержанию процесса управления предприятием;