Важнейшими задачами управления расходами являются:
- повышение эффективности деятельности предприятия;
- определение расходов по основным функциям управления;
- расчет расходов по отдельным структурным подразделениям и предприятию в целом;
- расчёт расходов на единицу продукции (работ, услуг) - калькулирование себестоимости продукции;
- подготовка информационной базы, позволяющей оценивать расходы при выборе и принятии хозяйственных решений;
- выявление технических способов и средств контроля и измерения расходов;
- поиск резервов снижения расходов на всех этапах производственного процесса и во всех производственных подразделениях предприятия;
- выбор методов нормирования расходов;
- приведение анализа расходов с целью принятия управленческих решений по совершенствованию производственных процессов, формированию ассортиментной и ценовой политики, оптимизации загрузки производственных мощностей, выбору вариантов инвестирования, прогнозированию объёмов производства и сбыта продукции [21, с.234].
Все вышеперечисленные задачи управления расходами должны решаться в комплексе – только такой поход принесет плоды и будет способствовать резкому росту эффективности работы предприятия.
При рассмотрении управления расходами как процесса, выделяют следующие этапы:
- планирование и прогнозирование расходов (прогнозные расчет себестоимости, составление калькуляции, сметы расходов);
- организация управления расходами (устанавливает, кто, в какие сроки, с использованием какой информации и документов, какими способами управляет расходами; определяются центры возникновения расходов и центры ответственности; разрабатывается иерархическая система линейных и функциональных связей менеджеров и специалистов, связанных с управлением расходами);
- непосредственно учет расходов (бухгалтерский, управленческий учет, мониторинг центров возникновения расходов);
- анализ и контроль расходов и производственных инвестиций с целью выработки управленческих решений по оптимизации расходов, связанных с производственно - коммерческой деятельностью предприятия (сравнение фактических расходов с запланированным уровнем, определение отклонений и принятие оперативных мер по ликвидации расхождений, факторный анализ);
- принятие управленческих решений, относительно эффективности системы управления расходами на предприятии;
- соответствующий документооборот.
- Принципы управления расходами на предприятии являются:
- методическое единство на разных уровнях управления расходами;
- управление расходами на всех стадиях жизненного цикла изделия – от создания до утилизации;
- органичное сочетание снижения расходов с высоким качеством продукции (работ, услуг);
- направленность на недопущение излишних расходов;
- взаимозаменяемость ресурсов;
- широкое внедрение эффективных методов снижения расходов;
- совершенствование информационного обеспечения о величине расходов;
- повышение заинтересованности производственных подразделений предприятия в снижении расходов.
Соблюдение всех принципов системы управления расходами создает базу для экономической конкурентоспособности предприятия в условиях рыночной экономики.
Основными функциями системы управления расходами являются прогнозирование и планирование, учет, контроль (мониторинг), координация и регулирование, а также анализ расходов.
Планирование расходов может быть перспективным – на стадии долгосрочного планирования и текущим – на стадии краткосрочного планирования. Если точность долгосрочного планирования расходов невелика и подвержена влиянию инвестиционного процесса, поведения конкурентов, политики государства в области экономического управления организациями, а иногда и форс-мажорных обстоятельств, то краткосрочные планы расходов отражают нужды ближайшего будущего и более точно определяются годовыми и квартальными расчетами.
Организация – важнейший элемент эффективного управления расходами. Она устанавливает, кто, в какие сроки, с использованием какой информации и документов, какими способами управляет расходами в предпринимательской структуре. Определяются центры возникновения расходов и центры ответственности. Разрабатывается иерархическая система линейных и функциональных связей менеджеров и специалистов, связанных с управлением расходами. Эта схема должна быть совместима с организационно-производственной структурой предприятия [30, с.17].
Координация, взаимозаменяемость и регулирование расходов (нормативный метод) – это сравнение фактических расходов с запланированным уровнем, определение отклонений и принятие оперативных мер по ликвидации расхождений. Своевременная координация и регулирование затрат позволяют предприятия избежать серьезного срыва в выполнении запланированного экономического результата деятельности.
Учет как элемент управления расходами необходим для подготовки информации при принятии правильных решений. В рыночной экономике принято разделение учета на два вида: производственный и финансовый.
Производственный учет, как правило, отождествляется с учетом расходов на производство и калькулированием себестоимости продукции. В своем развитии производственный учет трансформировался в управленческий учет, который является активным инструментом управления предприятием. Производственный учет ориентируется на методику отражения расходов на производство, а управленческий - на анализ ситуации, принятие решений, изучение запросов потребителей информации, анализ отклонений от стандартных расходов. В системе управления учета подготавливается информация для руководства внутри организации с целью помочь им принять правильное решение.
Финансовый учет призван предоставлять информацию пользователям вне предприятия и предполагает сравнение расходов с доходами для определения прибыли.
Функция контроля в системе управления расходами обеспечивает обратную связь для сравнения запланированных и фактических затрат. Эффективность контроля связана с корректирующими управленческими действиями, направленными на приведение фактических расходов в соответствие с запланированными или уточнение планов, если они не могут быть выполнены из-за объективно изменившихся производственных условий.
Анализ расходов является элементом функции контроля в системе управления расходами. Он предшествует управленческим хозяйственным решениям и действиям, обосновывает и подготавливает их. Анализ позволяет оценить эффективность использования всех ресурсов предприятием, выявить резервы снижения расходов на производство, подготовить материалы для принятия рациональных управленческих решений [32, с.56].
Стимулирование – это воздействие на участников производства, побуждающее их соблюдать установленные планом расходы и находить возможности их снижения. Для мотивации таких действий используются как материальные, так и моральные стимулы. Нельзя прибегать к наказанию при увеличении расходов. В этом случае работники будут оспаривать величину планируемых расходов, стремясь к установлению их более высокого уровня. Достижение основной цели предприятия – получение максимально возможной прибыли за счет снижения расходов – станет трудновыполнимой задачей.
Механизм реализации функций управленческого контроля можно представить в виде трех основных блоков:
1. Организационная структура осуществления управленческого контроля;
2. Мотивационные аспекты управленческого контроля;
3. Информационные потоки в системе управленческого контроля.
Система управленческого контроля функционирует в рамках существующей организационной структуры предприятия. Выделяют следующие основные типы организационных структур:
- линейно-функциональная (управленческий контроль осуществляется «по вертикали»: вышестоящий менеджер контролирует деятельность нижестоящего менеджера; такая система характеризуется высокой степенью централизации управления и контроля всех сторон деятельности предприятия);
- дивизиональная (менеджер дивизиона осуществляет контроль текущей деятельности своего дивизиона, и прежде всего – контроль выручки, расходов, прибыли; центральный аппарат контролирует лишь основные показатели деятельности дивизиона, прежде всего – прибыль и рентабельность капиталовложений, кроме того, централизованным остается контроль выполнения стратегических решений и проведения единой политики в рамках организации);
- матричная (функциональные отделы – это центры расходов, а проекты – центры инвестиций; соответственно, менеджеры функциональных отделов осуществляют контроль качества выполняемых работ, контроль эффективности использования ресурсов, а также контроль расходов своих отделов).
Чаще всего на практике встречается линейно-функциональная организационная структура. В рамках такой структуры линейные подразделения занимаются основной деятельностью по выпуску продукции, а специализированные функциональные подразделения оказывают услуги основным.Для создания эффективной системы управленческого контроля расходов помимо организационной структуры необходимо учитывать и психологические аспекты, прежде всего – мотивацию [30, с.199].Система эффективного управленческого контроля с учетом мотивационных факторов должна отражать следующие моменты:1. Цели, сформулированные в рамках системы управленческого контроля расходов, должны быть достижимы.2. Необходимо как можно шире привлекать сотрудников низшего и среднего звена к постановке целей, разработке планов и анализу их исполнения: это позволяет сотруднику более полно реализовать свои возможности, быть более самостоятельными и одновременно почувствовать себя частью организации.3. Цели, задачи, процедуры и результаты контроля управления расходами должны быть гласными, чтобы каждый сотрудник знал, чего от него требуют, и по каким принципам будет оцениваться его деятельность.Информация имеет огромную ценность в системе управления расходами, как и в любой системе управления. Она обеспечивает нормальную работу предприятия в целом, включая нормальное функционирование системы управленческого контроля. Поэтому в целях оптимизации работы предприятия необходимо уделять внимание оптимизации системы информационных потоков.Информация должна обладать следующими свойствами: - своевременностью, т.е. информация по расходам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;- достоверностью;- релевантностью, т.е. информация должна помогать принимать решения;- полезностью (эффект от использования информации должен перекрывать расходы на ее получение);- полнотой;- понятностью;- регулярностью поступления.Таким образом, информация, которая обладает вышеперечисленными свойствами, имеет ценность и пригодна для влияния на управление расходами.