Совершенствование управления персоналом на основе автоматизации рабочего места экономиста (на примере УО "ПГВБК") (стр. 9 из 14)
При установлении значения да в настройке Запрет превышения накладными и актами суммы по договору производится контроль суммы по накладным на приход и отпуск МЦ, по актам на услуги, работы и прочим сопроводительным документам на непревышение ее по соответствующему договору.
Контроль осуществляется в момент перевода этих документов из состояния оформляемый в любое другое или при попытке "привязки" договора к выбранному сопроводительному документу.
Другие значения данной настройки: нет (отсутствует контроль соответствия указанных сумм) и по запросу — контроль осуществляется после подтверждения запроса пользователю.
Настройка пользователя по Контролировать в документах-основаниях наличие ссылки на договор позволяет производить контроль связи ДО и договора. Контроль осуществляется в момент перевода указанных документов из состояния оформляемый в любое другое аналогично тому, как это осуществляется при контроле запрета превышения накладными и актами суммы по договору, описанному выше.
Настройка, установленная в подразделе Дополнительная классификация договоров, позволяет ввести пользовательские названия следующих документов: договора, отменяющего договора, уточняющего соглашения и отменяющего соглашения в одноименных полях подразделов настройки.
Установленные названия подсвечиваются на всех последующих этапах работы с переименованными документами перечисленных типов.
Если в реестре настроек перейти к наименованию подраздела Документы, уровень Закупки и по F4 в поле Значение установить Оформляемый для наименований настройки Статуса ДО по умолчанию, Статуса накладной и акта по умолчанию (рис. 2.2.), указанные настройки позволят на начальных стадиях работы с ДО, накладными и актами устанавливать статус указанных документов, начиная с оформляемого, по умолчанию.
Рисунок 2.2. Пример настройки статуса накладной и акта по умолчанию
В поле Значение для наименования настройки Валюта ДО по умолчанию
установите значение валюты, которое будет формироваться для ваших документов чаще:
* рублевый;
* валютно-рублевый;
Вывод: ведение и отслеживание договоров в «Галактике» характеризуется максимальной привязкой различных данных между собой, что позволяет без труда формировать различные отчеты, не просматривая дополнительно различные данные (приложение 2.3.1)
2.3.2 Составление и заключение договоров и накопление базы данных в комплексе «1С: Бухгалтерия»
Справочник «Контрагенты» содержит информацию о контрагентах фирмы (юридических и физических лицах). Данный справочник используется как при вводе и редактировании документов, так и для ведения аналитического учета .
Иерархическая структура справочника «Контрагенты» может содержать до 2-х уровней. Эту возможность следует использовать по своему усмотрению, создавая группы контрагентов: это может облегчить поиск нужного контрагента при работе с документами.
В начале работы с конфигурацией желательно ввести в справочник хотя бы двух контрагентов — одного покупателя и одного поставщика.
Вводя данные о контрагенте, следует помнить, что от полноты введенной вами информации зависит правильность построения печатной формы документов.
Форма описания контрагента в конфигурации реализована в виде картотеки. Сведения, которые необходимо ввести о контрагенте, объединены в несколько групп, каждая из этих групп располагается на соответствующей закладке диалога.
Ввод информации о новом контрагенте
При вводе нового контрагента в справочник диалог первоначально содержит реквизиты для ввода основных сведений о контрагенте: виде контрагента, наименовании, ИНН, юридическом и почтовом адресах.
Название. В этот реквизит следует ввести наименование контрагента так, как оно будет выглядеть в различных списках, например, при выборе контрагента в процессе выписки первичных документов. Как правило, в этот реквизит вводится наименование контрагента без указания организационно-правовой формы и прочей дополнительной информации. Введенное в этот реквизит наименование будет использоваться при быстром поиске нужного контрагента в справочнике.
Полное наименование. Наименование контрагента так, как оно должно выглядеть в первичных документах: платежных поручениях, кассовых ордерах, счетах-фактурах и других. Для контрагентов — частных лиц — в это поле следует вводить фамилию и инициалы.
Код. Условный номер контрагента. Если вы не используете код для какой-либо группировки или классификации контрагентов (например, по регионам), предоставьте формирование кода контрагента программе.
Юридический адрес (Адрес). Юридический адрес контрагента. Для ввод адреса следует нажать кнопку Я, в этом случае откроется диалог «Ввод адреса». Работа с этим диалогом описана в п. «Ввод адресов» главы «Сервисные возможности».
Почтовый адрес. Почтовый адрес контрагента. Вводится так же. как и юридический адрес.
Телефоны. Телефоны по юридическому адресу и фактическому местонахождению контрагента.
ИНН. Идентификационный номер налогоплательщика контрагента.
Запись информации о новом контрагенте
Информация о новом контрагенте, введенная в диалог, должна быть записана. Для этого следует нажать кнопку «Записать» или «Ok».
Нажатие кнопки «Ok» закрывает диалог «Сведения о контрагенте» и вносит новую запись в справочник контрагентов.
Нажатие кнопки «Записать» также вносит в справочник информацию о новом контрагенте, но диалог для ввода сведений о контрагенте при этом не закрывается: напротив, в форме диалога появляются закладки для ввода прочих сведений о контрагенте, которые необходимы для работы конфигурации.
Редактирование сведений о контрагенте
Редактирование сведений о контрагенте выполняется в диалоге — форме элемента справочника «Контрагенты».
Диалог организован в виде картотеки: сведения о контрагенте объединены в несколько групп. Доступ к той или иной группе выполняется выбором соответствующей закладки.
Кнопка «Договоры» открывает подчиненный справочнику «Контрагенты» справочник «Договоры». В этом справочнике, если это необходимо, для контрагента можно вести список оснований взаиморасчетов.
В закладке «Общие» заполняются основные данные о контрагенте. Прежде всего, следует выбрать тип контрагента: «Организация» или «Частное лицо». Этот признак определяет состав остальных реквизитов формы.
Характеристика элементов закладки была приведена выше в п. «Ввод информации о новом контрагенте».
Контрагент может иметь несколько расчетных счетов для осуществления денежных расчетов. Для хранения информации о расчетных счетах контрагента в конфигурации существует справочник «Расчетные счета», подчиненный справочнику «Контрагенты». Для удобства работы ввод и редактирование информации о расчетных счетах контрагента может осуществляться при помощи управляющих элементов закладки «Расчетные счета».
На закладке располагаются:
· список расчетных счетов контрагента;
· кнопки для управления списком: добавления, редактирования и удаления информации о расчетном счете.
Кнопка «Добавить». Нажатие этой кнопки открывает пустой диалог «Сведения о расчетном счете» для ввода информации о новом счете. Назначение управляющих элементов диалога и порядок Работы с диалогом описаны в п. «Справочник «Расчетные счета» стр. Ошибка! Закладка не определена..
Кнопка «Изменить». Эта кнопка открывает для редактирования заполненный диалог с информацией о расчетном счете, выбранном в списке. Назначение управляющих элементов диалога и порядок работы с диалогом описаны п. «Справочник «Расчетные счета», стр. Ошибка! Закладка не определена..
Кнопка «Удалить». Нажатие кнопки «Удалить» помечает для удаления расчетный счет, выбранный в списке. Нажатие это кнопки, независимо от установки режима удаления, удаляет счет из списка счетов закладки «Расчетные счета».
Для отмены пометки на удаление расчетного счета следует открыть справочник «Расчетные счета» и в форме списка снять отметку на удаление.
На закладке «Кредиты» можно задавать параметры товарного кредита контрагента.
Один и тот же контрагент может выступать одновременно и как покупатель, и как поставщик, поэтому для каждого контрагента предоставляется возможность установить реквизиты кредита (валюту кредита, сумму, глубину) отдельно на отпуск товаров контрагенту и отдельно на поставку товаров от контрагента.
Все реквизиты кредитов являются периодическими. В том случае, если сумма кредита покупателя равна нулю, считается, что данному контрагенту-покупателю отпуск товара разрешен только по предоплате (эта проверка производится при проведении расходной накладной).
Справочнику «Контрагенты» подчинены справочники «Договоры» и «Расчетные счета». Для редактирования любого из этих справочников необходимо открыть справочник «Контрагенты», выбрать контрагента, а затем открыть подчиненный справочник, пользуясь меню программы.
Чтобы форма подчиненного справочника содержала данные только того контрагента, для которого она вызвана, для этого справочника должен быть установлен флажок «Иерархический список» (меню «Действия» главного меню программы).
Справочник «Договоры»
Данный справочник соответствует виду субконто «Основание» (см. главу «План счетов и виды субконто») и предназначен для ведения аналитического учета по счетам 45, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 76, 90, 92, 93, 94. По этим счетам ведется аналитический учет по контрагентам и требуется дополнительный разрез аналитического учета по основаниям взаиморасчетов.