Принцип единоначалия
Как уже отмечалось, для обеспечения эффективности команд отношения между подчиненными и начальником должны быть ясными и простыми. Наилучший способ обеспечить такую координацию заключается в том, чтобы подчиненный отвечал только перед одним начальником и получал приказы только от него. Это и есть принцип единоначалия, который применяется на большинстве фирм. Согласно этому принципу лицо, у которого возникла какая-либо проблема, должно обратиться к своему непосредственному начальнику по данному вопросу. Так же и руководитель высшего ранга не должен отдавать приказы, сотрудникам низшего уровня, минуя руководителей промежуточных уровней. Несмотря на определенные недостатки (длинная цепь команд, медленный обмен информацией, негибкость и др.), принцип единоначалия весьма длительное время применялся множеством организаций и не утратил своей актуальности в качестве координирующего механизма для отдельных организаций.
Таким образом, единоначалие является принципом производственно-хозяйственного управления, основанным на подчинении персонала (коллектива работников) единой волей руководителя (управляющего), который наделен необходимыми правами для управления доверенным ему участком работы и насеет за работу этого участка всю полноту ответственности. Реализация принципа единоначалия предполагает четкое разграничение прав и обязанностей каждого руководителя (работника), его высокую компетентность и ответственность каждого за порученное дело. Единоначалие не означает, однако, бездумное выполнение любых выполняемых распоряжений. Обычно наиболее важные решения обсуждаются коллективно (на собраниях акционеров или трудовых коллективов, заседаниях совета директоров или правлений). При всех условиях наилучшие результаты в управлении фирмой достигаются, когда персонал хорошо информирован о целях проводимых мероприятий, когда эти цели продуманы и обсуждены, когда руководитель опирается на свой трудовой коллектив.
Норма управляемости, определяемая как число работников, которые непосредственно подчиняются данному руководителю, устанавливается посредством делегирования линейных полномочий. Технически руководитель высшего звена организации вместо создания цепи команд может принять решение о том, чтобы каждый сотрудник отчитывался непосредственно перед ним. Поскольку высшее руководство в конечном итоге отвечает за успешное выполнение всех задач независимо от того, сколько имеется нижестоящих руководителей, оно, несомненно, заинтересовано в сохранении возможно большего контроля. Однако на практике неумение удержать норму управляемости на достаточно малом уровне делает координацию почти невозможной. Какой же должна быть идеальная норма управляемости? Предлагается широкий диапазон чисел, причем ряд авторов считает наилучшей норму от 7 до 10 подчиненных. Однако современные исследования показывают, что величина нормы широко варьируется. Существенное влияние на этот процесс оказывает использование современной управленческой техники, автоматизированных систем управления. На нее влияет характер выполняемых задач, характеристики подчиненных, относительные способности руководителя и др. Очевидно, что, если не удерживать норму управляемости на достаточно низком уровне, руководство будет не в состоянии выполнять обязанности по координированию деятельности подчиненных.
Централизованная и децентрализованная организация
Фирмы, на которых руководство высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий, необходимо для принятия важнейших решений, называется централизованными. На децентрализованных фирмах управление среднего звена имеют значительные полномочия в конкретных областях деятельности.
На практике не встречается полностью централизованных или децентрализованных фирм. Разница между ними состоит лишь в относительной степени делегирования прав и полномочий. Об уровне централизации фирмы можно судить по таким ее характеристикам, как: 1) число решений, принимаемых на нижестоящих уровнях управления; 2) важность решений, принимаемых на нижестоящих уровнях; 3) последствия решений, принимаемых на нижестоящих уровнях; 4) уровень контроля за работой подчиненных.
Преимущества централизованных фирм состоят в экономически эффективном использовании персонала, высокой степени координации и контроля за специализированными видами деятельности. Если изменения во внешней среде фирмы происходят сравнительно медленно и сама фирма сравнительно невелика, то для нее высокая степень централизации является предпочтительной. Децентрализованные структуры обычно целесообразно применять, когда внешняя среда фирмы характеризуется динамичными рынками, острой конкуренцией при наличии диверсифицированного производства, а также быстро меняющейся технологией. Целесообразность введения таких структур также расчет по мере увеличения размера фирм, сложности хозяйственной деятельности.
Административные (штабные) полномочия
Линейные полномочия не могут в полной мере обеспечить потребности фирм. Поэтому они дополняются различными вариантами административных (штабных) полномочий. В настоящее время существует множество типов штабных полномочий, которыми наделяются работники административного аппарата (штаба). Административный (штабной) аппарат можно классифицировать по трём типам – консультативный, обслуживающий и личный. Отметим, что на практике трудно провести четкую границу между этими типами, так как довольно часто аппарат выполняет несколько функций одновременно.
Когда линейное руководство сталкивается с проблемой, требующей специальной квалификации, оно может пригласить соответствующих специалистов на временной или постоянной основе и таким образом сформировать консультативный аппарат. В обязанности этих специалистов входит консультирование линейного руководства в их области знаний. Наиболее часто консультативный аппарат используется в области права, новейшей или специальной технологии, обучения и повышения квалификации, а также консультирования по работе с кадрами.
В любой из областей, где используется административный аппарат, его функции могут быть распространены на выполнение услуг. Наиболее известным и часто встречающимся примером использования обслуживающего аппарата является отдел кадров, имеющийся на большинстве крупных фирм. Отдел кадров ведет личные дела сотрудников, находит и проверяет потенциальных кандидатов на работу и в некоторых случаях поставляет линейному руководству требуемые кадры. Это пример того, что административный аппарат может исполнять как консультативные, так и обслуживающие функции.
Личный аппарат – это разновидность обслуживающего аппарата, формирующегося, когда руководитель нанимает секретаря или помощника.