Бухгалтерский учет расчетов с работниками по оплате труда и другим расчетным операциям (стр. 13 из 15)
Информационная система бухгалтерского учета включает в себя учет расчетов с персоналом по оплате труда.
Комплекс задач по учету расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям связан с другими комплексами учета посредством передачи по каналам связи первичных документов или данных для них и сводных отчетов. Данная взаимосвязь представлена на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Схема взаимосвязи комплекса задач по учету расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям
Основными задачами компьютеризации учета расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям являются:
- учет и начисление повременных и прочих видов оплат;
- расчеты различных видов удержаний из заработной платы;
- аналитический учет по работникам (по видам начислений и удержаний);
- составление сводок распределения заработной платы по различным группировочным признакам;
- формирование сводных регистров;
- учет депонированной заработной платы;
- учет прочих расчетов с персоналом по оплате труда.
Структура автоматизированного рабочего места учета расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям представлена на рис. 3.3.
3.2 Информационное обеспечение и технический процесс решения задачи с использованием программного продукта «ИС-ПРО»
Задача по учету расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям решается на основе условно-постоянной информации, которая представлена справочниками: «Список работников», «Справочник должностей», «Системы оплаты», «Надбавки и доплаты», «Премии», «Отпуска», «Больничные», «Налоги», «Исполнительные листы», «Ссуды», «Прочие начисления и удержания» и др.
Данные справочники используются для автоматического ввода информации как при решении задачи, так и при формировании первичных и выходных документов.
Справочник «Список работников» используется для ведения списка сотрудников по табельным номерам и ФИО, а также для хранения кадровой информации (должность, профессия, подразделение и паспортные данные).
Элементы справочника используются в качестве объектов учета при ведении учета на счетах: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 76 «Расчеты по депонированным суммам» и др.
С помощью данного справочника можно посмотреть историю периодических реквизитов элемента справочника (сотрудника), получить информацию по выбранному сотруднику или по всем сотрудникам предприятия, оформить документы по учету кадров, а также сформировать ряд форм налогового учета по доходам сотрудника.
«Справочник должностей» необходим для ведения списка должностей сотрудников предприятия по табельным номерам работников, а также для хранения кадровой информации.
Справочник «Системы оплаты» включает виды оплат, представляющие собой основные системы оплаты труда работников на ОАО «Тульский молочный комбинат».
С помощью справочника «Надбавки и доплаты» производится начисление оплаты труда сотрудникам за работу в выходные и праздничные дни, сверхурочное и ночное время, а также других видов доплат (за классность, совмещение и т.д.).
Справочник «Премии» содержит различные виды премий в зависимости от периода начисления (ежемесячная, квартальная), категории работников (премия водителям) и источника выплаты (фонд оплаты труда, прибыль).
Справочник «Отпуска» включает применяющиеся на предприятии виды отпусков (очередной, дополнительный, учебный и др.).
Справочник «Больничные» структурирован по видам временной нетрудоспособности (травма на производстве, по беременности и родам и др.).
Справочник «Налоги» содержит список налогов, используемых при расчете заработной платы и при составлении регламентированной отчетности. В справочнике содержатся также ставки налога и размер льгот.
Справочник «Исполнительные листы» содержит перечень удержаний по исполнительным листам и виды оплат, с которых производится удержание.
Информация, содержащаяся в справочнике «Ссуды», позволяет определить тип ссуды (процентная, беспроцентная) и источники ее предоставления (банк, предприятие).
Справочник «Прочие начисления и удержания» содержит перечень видов начислений и удержаний, которые не могут быть отнесены к какому-либо конкретному виду начислений либо удержаний.
Переменная информация по учету расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям отражена в следующих входных документах: приказе (распоряжении) о приеме на работу по форме № Т-1 (Приложение 10); личной карточки (форма № Т-2); приказе (распоряжении) о переводе на другую работу (форма № Т-5) (Приложение 13); приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска по форме № Т-6 (Приложение 24); приказе (распоряжении) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8) (Приложение 14); приказе о поощрении работника (Приложение 16); табеле учета использования рабочего времени (форма № Т-12) (Приложение 17); справке о начислении премии (Приложение 18); докладных записках на работу в сверхурочное время, выходные дни, на доплаты; листках нетрудоспособности (Приложение 27) и т.д.
В результате решения задачи по автоматизации учета расчетов с персоналом по оплате труда получаем следующие выходные документы:
1) Расчетный листок (Приложение 19);
2) Платежная ведомость (форма № Т-53) (Приложение 20);
3) Лицевой счет по форме № Т-54а (Приложение 12);
4) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) (Приложение 25);
5) Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником (форма № Т-61) (Приложение 15);
6) Оборотно-сальдовая ведомость (аналитическая) по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (Приложение 42), 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
7) Оборотная ведомость по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (Приложение 43), 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Оборотно-сальдовая ведомость (аналитическая) по счету содержит все бухгалтерские проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета, а также входящие и исходящие остатки и обороты за выбранный период.
Оборотная ведомость по счету - это документ, в котором отражены итоги сальдо на начало, оборотов и сальдо на конец периода. Также отчет содержит перечень бухгалтерских счетов с указанием их номера и наименования, с которыми корреспондирует выбранный счет.
В соответствии с изложенным выше, можно построить информационную модель по учету расчетов с персоналом по оплате труда (рис. 3.4).
Технический процесс решения задачи учета расчетов с персоналом по оплате труда с использованием «ИС-ПРО» включает 3 этапа: подготовительный, начальный и основной.
Технологический процесс учета расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям представлен на рис. 3.5.
Рис. 3.5. Схема технологического процесса учета расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям
Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особое значение этот этап приобретает в начальный период при внедрении задачи. На данном этапе осуществляется: корректировка плана счетов и состав типовых проводок, ввод данных об организации. Сведения об организации включают информацию о регистрационных данных организации, банковские реквизиты, отдельные элементы учетной политики.
Следующим этапом подготовки к работе служит заполнение справочников. Справочники предназначены для ведения аналитического учета на счетах, а также для автоматического ввода различной информации в первичные документы.
При решении комплекса задач по учету расчетов с персоналом по оплате труда используются следующие справочники:
1. Общие справочники:
- «Список работников» (рис. 3.6);
Рис. 3.6. Справочник «Список работников»
«Справочник должностей» (рис. 3.7);
Рис. 3.7. Справочник «Справочник должностей»
2. Справочники начислений:
- Справочник «Системы оплаты» (рис. 3.8);
Рис. 3.8. Справочник «Системы оплаты»
Справочник «Надбавки и доплаты» (рис. 3.9);
Рис. 3.9. Справочник «Надбавки и доплаты»
- Справочник «Премии» (рис. 3.10);
Рис. 3.10. Справочник «Премии»
Справочник «Отпуска» (рис. 3.11);
Рис. 3.11. Справочник «Отпуска»
- Справочник «Больничные» (рис. 3.12);
Рис. 3.12. Справочник «Больничные»
3. Справочники удержаний:
- Справочник «Налоги» (рис. 3.13);
Рис. 3.13. Справочник «Налоги»
- Справочник «Исполнительные листы» (рис. 3.14);
Рис. 3.14. Справочник «Исполнительные листы»
Справочник «Ссуды» (рис. 3.15);
Рис. 3.15. Справочник «Ссуды»
При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансовым счетам, далее они формируются автоматически. Датой ввода начальных остатков является дата последнего календарного дня периода, предшествующего промышленной эксплуатации программного продукта.