Западный менеджмент в основу управления бизнесом закладывает стоимостный подход, который гласит: 'Все должны приносить стоимость. Кто стоимость не приносит, тот ее проедает'. Таким образом, показатели KPI (Key Performance Indicators) в основном призваны измерять эффективность работы каждого подразделения или сотрудника.
Каким целям служит KPI?
Отличие данной системы от наших привычных показателей эффективности заключается в том, каждый конкретный бизнес имеет собственные KPI. Следовательно, отрицательные показатели эффективной работы одного предприятия вполне могут являться положительными для другого, если те находятся в разных условиях (иной рынок, этап развития предприятия, кадровый состав, уровень подготовки менеджмента и проч.). Кроме того, конкретные цели и задачи для одного предприятия – давно пройденный этап, а для другого – наоборот, отдаленная перспектива. Следовательно, понятие эффективности перестает быть абсолютным и превращается в критический фактор для данного конкретного бизнеса на данном конкретном этапе работы предприятия (или одного из его подразделений).
Практически это выглядит так. Прежде чем приступить к разработке показателей, определяющих эффективность работы какого–либо подразделения или сотрудника, следует ответить на главный вопрос: что является критическими факторами для вашего бизнеса?
Другими словами, когда вы разрабатываете и утверждаете организационную структуру предприятия, создаете подразделения, то задаетесь первым вопросом: зачем нужен тот или другой отдел, цех, подразделение, сотрудник? То есть каковы ваши менеджерские ожидания от их работы? После ответа на первый вопрос тут же возникает второй: как измерить качество работы, ее эффективность?
И тут на помощь приходит система экономических показателей KPI, призванная оценить деятельность каждого, причем не только в контексте достигнутого положительного результата, но и с критических позиций. При этом для каждого показателя эффективности создается некая матрица, описывающая сам показатель, объект отражения, периодичность и цели расчета.
Мы помним, что KPI – это не просто показатели эффективности работы каждого структурного подразделения и предприятия в целом, но и система показателей, отражающих критические точки конкретного бизнеса. Как видим, сами показатели, указанные в таблице и предлагаемые к использованию для измерения эффективности работы подразделений и должностных лиц, не являются сами по себе критериями эффективности.
Так, например, показатель EBIT (прибыль, остающаяся после налогообложения, уплаты процентов и дивидендов), как и любая прибыль, не является сам по себе показателем эффективности работы предприятия, так как последнее может получать прибыль, но при этом не быть эффективным. То же относится к прибыльности (рентабельности) продаж, так как рентабельность – это экономический показатель, при расчете которого используется прибыль, сама по себе эффективности не отражающая.
Однако если ваше предприятие работает в сфере низкорентабельного производства (хлебозавод или продажа газет и журналов), то в этих условиях наличие прибыли может считаться критическим для данного бизнеса фактором и входить в комплексную систему оценок. Следует отметить, что показатель ротации кадров едва ли можно отнести к показателям эффективности, так как 'текучесть' персонала может являться и положительным фактором. Вообще, постановка показателя динамики увольнений в числитель способствует размещению параметров эффективности использования трудовых ресурсов (таких, например, как показатель производительности труда) в границах, обеспечивающих продуктивность их применения. Таким образом, определить роль количества уволенных сотрудников будет невозможно в отрыве от настоящих показателей эффективности использования трудовых ресурсов. Но если вы считаете, что количество уволенных (уволившихся) сотрудников отрицательно характеризует работу директора по персоналу (учитывая, что в его обязанности, наоборот, входит задерживать людей на предприятии всеми возможными способами) и является критичным для работы вашего предприятия, то, конечно, для службы персонала этобудет показателем эффективности работы всего подразделения. Показатель текучести кадров является критическим фактором, например, в строительстве, где сегодня задержка по заработной плате – нормальное явление (так как открытие финансирования объекта зачастую отстает от начала работ на стройплощадке) и текучесть кадров – как следствие – в порядке вещей. Однако если говорить именно об измерителях эффективности использования трудовых ресурсов, то главным здесь все–таки должен быть показатель производительности труда. Средний объем продаж в натуральном измерении тоже не оценивает эффективность продаж отдельно от сопоставления с затратами на эти продажи. Но если вы только вышли на рынок и находитесь в стадии экспансии, то положительная динамика роста объемов продаж в натуральном измерении может играть для вашего предприятия роль критического фактора в конкретный временной период и отражать, например, эффективность стратегических разработок отдела маркетинга на данном этапе развития бизнеса. Из всей приведенной таблицы, пожалуй, только последнюю графу – показатель оборачиваемости – можно отнести к параметрам эффективности.
Как приступить к разработке и внедрению KPI? На наш взгляд, здесь можно использовать два варианта.
Вариант 1. Исходить из организационной структуры предприятия, отвечая на вопрос о целях (они должны быть прописаны в Положениях об отделах, подразделениях и т. д.) по каждому подразделению. Например, в Положении о коммерческом отделе (службе продаж) торгового предприятия определена цель: 'Рост объемов продаж при условии сохранения оборачиваемости дебиторской задолженности на уровне 38 дней'. Следовательно, критическими факторами оценки работы этого отдела будут служить как минимум два показателя:
– выручка от реализации (или объем продаж в натуральном измерении);
– показатель оборачиваемости дебиторской задолженности (или период инкассации дебиторской задолженности).
Если в Положении о планово–экономическом (или финансовом) отделе производственного или торгового предприятия определена цель 'Повышение эффективности использования всех видов ресурсов предприятия', то показателями оценки работы этого отдела будут как минимум:
– оборачиваемость всех видов оборотных средств;
– относительная экономия ресурсов (наличие или отсутствие);
– изменение уровня затрат на 1 руб. продукции;
– фондоотдача;
– производительность труда;
– срок окупаемости инвестиций, доходность конкретных видов финансовых вложений.
И так далее по каждому структурному подразделению. Естественно, руководитель предприятия должен понимать, как формулировку цели выразить экономическим показателем.
Вариант 2. Исходить из комплексного анализа эффективности работы предприятия, т. е. взять каждую группу показателей эффективности и 'привязать' к ним конкретные структуры. Это также можно представить в виде таблицы (см. табл. 2). При этом каждой группе эффективности можно добавить свои показатели, являющиеся критичными для предприятия (или подразделения) на данном этапе. Например, как указывалось выше, рост объема продаж может быть критичным для предприятия на данном отрезке времени безотносительно к затратам на эти продажи. Или фондоотдача может не быть критерием оценки работы предприятия, когда оно удвоило или утроило объем внеоборотных активов (основных средств) и готово несколько раз за год полностью обновить парк оборудования, лишь бы достичь конкретной стратегической цели:
– завоевать определенную долю рынка к намеченной дате, наводнив своей продукцией рынок любой ценой.
На практике разработка и внедрение подобной системы оценки всех и каждого сталкивается с одной и той же проблемой – низким уровнем образования менеджеров среднего звена, не готовых к командной разработке и внедрению подобных комплексных систем управления. Определение критических факторов бизнеса – работа командная, комплексная. Все игроки должны соответствовать определенному профессиональному уровню. KPI одного подразделения не должны входить в противоречие с показателями другого (так, если одно подразделение видит своей задачей повышение производительности труда именно за счет сокращения численности, а другое – удержание персонала предприятия на достигнутом уровне всеми силами, то это, конечно, конфликт интересов).
Следовательно, при разработке кто–то должен играть роль координационного центра для приведения всех KPI в состояние непротиворечия друг другу.
Внедрение системы показателей KPI прежде всего позволяет выявить менеджеров, которые даже не понимают, за что, собственно, они несутответственность на предприятии; они не в состоянии сформулировать свои цели, обозначить ориентиры своей работы, не говоря уже о том, что не могут измерить ее результаты.
Конечно, если на предприятии есть хотя бы один профессиональный экономист, который любую сформулированную цель может перевести на язык экономических показателей, то менеджеров от этого можно избавить, однако формулировку критериев оценки своего труда они должны предоставить. Кроме того, внедрение подобного подхода позволяет разработать эффективную систему оплаты труда, так как полностью измеряет достижение поставленных целей. В процессе разработки и внедрения системы показателей критических точек бизнеса важнейшая роль отводится генеральному директору как должностному лицу, которое должно выступить в качестве стратега (определение стратегических задач и установление приоритетов предприятия во времени); арбитра (для приведения в согласованное состояние показателей KPI между структурными подразделениями).