Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Существуют два основных типа организаций: закрытые и открытые. Закрытая организация имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Открытая организация характеризуется взаимодействием с внешней средой, способна приспосабливаться к ее изменениям, чтобы продолжить свое функционирование. Организации — в основном открытые системы, поэтому выживание любой организации зависит от внешнего мира. Внешняя среда — это совокупность переменных, которые находятся за пределами организации и не являются сферой непосредственного влияния со стороны ее менеджмента. Это, прежде всего, все те организации, а также люди, которые связаны с данной организацией: поставщики, потребители, акционеры, кредиторы, конкуренты, профсоюзы, торговые сети и т.д. Кроме того, существуют еще переменные внешней среды, которые предопределяют стратегически важные решения, принимаемые организацией.
Внутренняя среда организации формируется под воздействием переменных, непосредственно влияющих на процесс преобразования (производства продукции, услуг).
| Внешняя среда организации | Поставщики и потребители |
| Конкуренты | |
| Акционеры | |
| Местные органы | |
| Правительственные органы | |
| Географические условия | |
| Научно-технический прогресс | |
| Политическая и экономическая ситуация в стране и мире | |
| Особенности национальной культуры | |
| Внутренняя среда организации | Миссия и цели |
| Стратегия | |
| Корпоративная политика | |
| Корпоративная культура | |
| Производственные и управленческие структуры | |
| Регламентирование |
Рис. 1.5. Внутренняя и внешняя среда организации
Значение факторов внешней среды резко повышается в связи с возрастанием сложности всей системы общественных отношений, составляющих среду управления. Именно внешнее окружение диктует стратегию развития организации. Причем чем больше зависит организация от воздействий внешней среды, тем большее влияние она оказывает на организацию, тем труднее ей быть гибче и находить другие варианты и возможности развития (например, единственный поставщик для сети магазинов).
Форма собственности может стать источником внешнего давления. Когда организация целиком принадлежит тому, кто управляет ею, угроза со стороны внешних покупателей активов организации невелика. В данном случае владелец целиком контролирует ситуацию, и с этой стороны внешнего давления практически не существует. В случае, когда кто-то начинает целенаправленно скупать акции, ситуация может измениться.
Пример. Организация, 40% акций которой принадлежит дружественным пенсионным фондам, защищена. Организация, 10% акций которой скупил недружественный инвестор, 10% акций распределены среди пяти спекулятивно настроенных инвестиционных фондов, а 70% акций находится в руках мелких инвесторов, поведение которых непредсказуемо, наиболее уязвима. Скупка организаций, слияние и прочие структурные преобразования показывают, насколько уязвимы бывают акционерные организации. В ответ на такую угрозу своей безопасности организации вводят должность — менеджер по отношениям с акционерами.
Анализ воздействия внешних давлений предполагает отслеживание коммуникаций между внешними факторами и внутренней средой организации. Руководители в состоянии уменьшить непредсказуемость внешних влияний за счет:
■создания олигополии;
■устранения конкуренции посредством скупки организаций или создания совместных предприятий;
■картельных соглашений;
■отраслевых ассоциаций;
■использования долговременных контрактов;
■политики слияния;
■овладения поставками;
■поиска защиты у государства.
Однако не все работники или подразделения организации в равной степени подвержены влияниям извне. Некоторые службы больше подвержены этому влиянию (маркетинг, сбыт), другие — меньше (службы учета). Однако в реальности факторами давления на организацию является множество независимых источников. Причем некоторые влияния извне бывают восприняты, другие — нет. На осознание и определение внешней угрозы могут уйти месяцы, даже годы. Неспособность адаптации к внешним изменениям может привести к банкротству организации.
Когда внешние давления опознаны, возможны различные реакции организации на внешнюю среду:
избегания — руководство организации решает, что оно не в состоянии предвидеть скорость и направления изменения и сохраняет пассивность даже в состоянии шока;
реактивность — руководство организации реагирует на любую поступающую информацию;
активность — руководство организации собирает информацию и занимается планированием;
интерактивность — руководство организации собирает информацию, устанавливает взаимосвязи с внешним окружением, пытаясь уменьшить неопределенность путем влияния на внешнюю среду.
Организация должна отражать состояние внешней среды. Поэтому действенная организация не может быть статичной, она отслеживает изменения внешней среды, оценивает их и выбирает ответную реакцию, способствующую достижению целей, причем реакция должна быть эффективной.
Для внутренней среды организации в первую очередь характерны:
системность — взаимосвязь составляющих организацию элементов (частей), которые называются подсистемами;
комплексность — дифференциация в рамках организации, которая включает уровень специализации или разделения труда, количество уровней управления и степень территориального распределения подразделений организации;
формализация — разработка и установление правил и процедур, определяющих поведение работников. Одни организации минимально оперируют такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать;
определенное соотношение централизации и децентрализации — определение уровней, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения. Принятое соотношение централизации и децентрализации определяет характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.
Любую организацию вне зависимости от ее конкретного назначения можно описать с помощью характеризующих ее внутреннюю среду параметров, к которым можно отнести:
■миссию — причины существования организации;
■стратегию — выбор направления для достижения конечных результатов деятельности организации;
■цели — множество конечных результатов, возникающих при соединении работников, рынков, руководства, технических и административных систем в единое производительное целое;
политику — официально установленные долгосрочные руководства к действию и каналы, задающие направление деятельности работников организации;
■организационную культуру — систему коллективно разделяемых ценностей, убеждений, традиций, норм поведения, заметно влияющих на поведение отдельных работников и групп;
■функции — структурирование в организации схожих должностей (маркетинг, производство), формирование подразделений организации;
■структуру — состав и соотношение входящих в организацию подсистем. В первую очередь структуру производства (производство товара или услуги, ради которой создана организация) и управления, т.е. отображение тех управленческих процессов, которые дают возможность производственной системе оптимально работать;
■регламентирование — требуемые модели поведения, используемые по отношению к работникам, функциям и информации, позволяющие применять те или иные способы действия или методы переработки материалов, информации, к которым прибегают работники организации. Регламентирование включает правила, нормативные процедуры и положения и приводит к определенному организационному поведению.
Каждая организация имеет свое предназначение — миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность, т.е. миссия организации выражает философию и смысл ее существования. В ней обычно детализируется статус организации, декларируются принципы ее работы, намерения руководства, дается определение самых важных характеристик организации.
Наукой менеджмента не выработаны универсальные правила, применяемые при формулировании миссии. Поэтому существует множество определений миссии и ее содержания, но главным является ответ на вопрос: какова главная цель организации? На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности потребителей продукции или услуги. Формулировка миссии способна оказать решающее влияние на выработку стратегии и тактики организации.
Миссия не должна зависеть от текущей деятельности организации, форм и методов ее работы, так как в целом она выражает устремленность в будущее, показывая, куда будут направляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными. Поэтому в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, так как это может существенно ограничить спектр рассматриваемых путей и направлений развития и привести к неэффективной работе.