Расходный кассовый ордер
В ООО СП «Гранд» под отчет деньги из кассы выдаются по заявке, подписанной у руководителя, после расходным кассовым ордером оформляют выдачу наличных денег из кассы.
Учет в разрезе подотчетных лиц оформляется авансовым отчетом.
Выдавая наличные деньги, необходимо помнить о предельном размере расчетов наличными. В настоящее время расчеты наличными деньгами между организациями ограничены-60 000 рублей по одной сделке. Сумма наличных расчетов с физическими лицами (индивидуальными предпринимателями) ограничений не имеет. Организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными деньгами, может быть оштрафована.
Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на организацию, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя).
За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации - в размере от 4000 до 5000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ).
Выдача денег из кассы по другим документам
В некоторых случаях при выдаче денег из кассы оформляют не только расходный кассовый ордер, но и другие документы (например, платежную или расчетно-платежную ведомость). Ведомость оформляют при выдаче заработной платы работникам организации.
На общую сумму денег, которая будет выдана из кассы по ведомости, бухгалтер должен оформить один расходный кассовый ордер. Его реквизиты (номер и дату составления) указывают в ведомости. Руководитель должен поставить на ведомости разрешительную надпись (например: "Оплатить").
Кассовая книга
В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.
Как правило, книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.
Все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Для этого делают запись: "В книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов".
Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей. Между ними находится линия отреза.
Первый лист (с горизонтальной линовкой) кассир заполняет чернилами или шариковой ручкой. Этот лист остается подшитым в кассовой книге.
Второй (отрывной) лист (без горизонтальной линовки) сгибают по линии отреза и заполняют под копирку. Как правило, эти листы подшивают в отдельной папке с другими кассовыми документами (расходными и приходными ордерами).
Все хозяйствующие субъекты обязаны хранить свои свободные денежные средства на счетах в банках. Платежи по обязательствам предприятия с государством и между собой осуществляются, как правило, путем безналичных расчетов. Для этих целей могут быть открыты расчетные счета и специальные счета.
Расчетные счета открываются хозяйствующими субъектами, имеющим собственные оборотные средства и самостоятельный баланс. Количество расчетных счетов, необходимых для осуществления хозяйственных операций, и банки выбирает их владелец. С расчетных счетов хозяйственные органы могут осуществлять все виды кассовых, расчетных и кредитных операций.
Открытие расчетного счета предприятию банк осуществляет нпри наличии следующих документов:
· заявления установленной формы на открытие счета;
· копии свидетельства о регистрации предприятия, заверенной нотариально;
· копии устава и учредительного договора, заверенных нотариально;
· справки государственной налоговой инспекции о регистрации организации в качестве налогоплательщика;
· копии документов о регистрации в качестве плательщика в Пенсионный фонд РФ и в фонды обязательного медицинского страхования;
· двух экземпляров заверенных нотариально банковских карточек с образцами подписей распорядителей кредитов (директора), главного бухгалтера и оттиском печати.
Структурным единицам производственных и научно-производственных объединений, обособленных территориально, руководители которых не являются самостоятельными распорядителями кредитов, в учреждениях банка могут открываться текущие счета. Текущие счета предназначены для операций по выдаче наличных средств, зачислению наличных денег с расчетного счета головной организации для выдачи заработной платы, командировочных и др. Если имеется разрешение банка, то с этих счетов можно получать деньги и для осуществления производственных заданий.
При открытии текущего счета необходимо представить утвержденный головной организацией устав. Банковские карточки в этом случае заверяются подписью и печатью вышестоящей организации.
Субсчета открываются бюджетным и общественным организациям.
Их используют также для обособленного хранения и использования целевых средств (поступление денег от родителей на содержание детей в детских учреждениях, на финансирование долгосрочных инвестиций, субсидии правительства и др.).
Расчетные счета закрываются банком в следующих случаях:
· по заявлению владельца счета;
· по решению суда или арбитража;
· при изменении характера деятельности (утрата признаков, дающих право на открытие счета);
· по решению органа, создавшего хозяйствующий субъект;
· при отсутствии записей по счету длительное время.
В двух последних случаях банк за 10 дней до закрытия счета обязан предупредить хозяйственный орган и вышестоящую организацию письменно.
При недостаточности средств на расчетном счете установлена очередность их списания:
1.по исполнительным документам, удовлетворяющим требования о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также о взыскании алиментов;
2.исполнительным документам для расчетов по выплате выходного пособия, оплате труда лиц, работающих по трудовому договору, выплате вознаграждений по авторскому договору;
3.платежным документам на перечисление или выдачу средств на оплату труда лиц, работающих по трудовому договору, отчислениям в Пенсионный фонд РФ, в Фонд социального страхования РФ, фонды обязательного медицинского страхования;
4.платежным документам, предусматривающим перечисление средств в бюджет;
5.исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных претензий.
Все остальные списания производят в порядке календарного поступления документов в банк.
Как правило, платежи с расчетного счета осуществляются с согласия владельца счета. Однако здесь имеются исключения.
В бесспорном порядке списываются платежи, не внесенные в срок в бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального страхования, пенсионные фонды, за таможенные процедуры, по исполнительным листам судебных органов.
В определенном порядке оплачиваются счета за электроснабжение, теплоснабжение, в водопроводно-канализационные организации.
При недостаточности или отсутствии средств на расчетном счете документы, не оплаченные в срок, помещаются в картотеку № 2 и оплачиваются по мере поступления денежных средств.
К первичным документам, по которым осуществляются платежи с расчетного счета, относятся: денежные чеки (при получении наличных денег на заработную плату, пособия, командировочные, хозяйственные расходы); платежные поручения и требования (при оплате по безналичному расчету продукции и услуг).
Денежные чеки
Денежный чек-распоряжение владельца расчетного счета банку выдать указанную в нем сумму наличных денег на определенные цели. Чек выписывается от руки чернилами (шариковой ручкой) в одном экземпляре с указанием суммы, даты выдачи, наименования получателя. Чеки подписывают лица, имеющие право первой и второй подписи, и заверяются печатью организации. Исправления и подчистки в них не допускаются.
Расчеты платежными поручениями
Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета.
Платежными поручениями могут производиться:
а) перечисления денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
б) перечисления денежных средств в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
в) перечисления денежных средств в целях возврата/размещения кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним;
г) перечисления денежных средств в других целях, предусмотренных законодательством или договором.
В соответствии с условиями основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей.
Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика.
После проверки правильности заполнения и оформления платежных поручений на всех экземплярах (кроме последнего) принятых к исполнению платежных поручений в поле "Поступ. в банк плат." ответственным исполнителем банка проставляется дата поступления в банк платежного поручения. Последний экземпляр платежного поручения, в котором в поле "Отметки банка" проставляются штамп банка, дата приема и подпись ответственного исполнителя, возвращается плательщику в качестве подтверждения приема платежного поручения к исполнению.
При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика, а также если договором банковского счета не определены условия оплаты расчетных документов сверх имеющихся на счете денежных средств, платежные поручения помещаются в картотеку по внебалансовому счету "Расчетные документы, не оплаченные в срок". При этом на лицевой стороне в правом верхнем углу всех экземпляров платежного поручения проставляется отметка в произвольной форме о помещении в картотеку с указанием даты. Оплата платежных поручений производится по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством.