В информационно-справочных системах актуализация информации осуществляется путем ввода в систему новых документов, реже удалением существующих.
Актуализация информации в экономических информационных системах производится дискретно, через определенные интервалы времени. Актуализация информации, таким образом, обеспечивается с некоторым отставанием во времени. Это отставание в различных системах изменяется в широком диапазоне и зависит от назначения системы и особенностей ее предметной области. В информационных системах управления сложными техническими объектами, например в системе управления космическими полетами, временной лаг измеряется в миллисекундах. В корпоративных информационных системах может составлять от нескольких минут до нескольких часов.
Для того чтобы экономическая информационная система соответствовала своему назначению необходимо соблюдать установленный для нее регламент актуализации.
Все вышеописанные операции необходимы для удовлетворения информационных потребностей пользователей.
Существует две технологии предоставления информации пользователю: pull-технология и push-технология.
В случае pull-технологии – инициатором предоставления информации выступает пользователь, а push-технологии – сама система, в соответствие с регламентом и для определенного круга пользователей.
Для предоставления информации по pull-технологии в информационных системах предусматриваются пользовательские интерфейсы. Пользовательские интерфейсы – средства взаимодействия пользователя с системой.
При этом пользователь может влиять на последовательность применения тех или иных технологий. С точки зрения влияния пользователя на последовательность операций в процессе функционирования информационной экономической системы, интерфейсы могут быть разделены на пакетные и диалоговые.
Экономические задачи, решаемые в пакетном режиме, характеризуются следующими свойствами:
· алгоритм решения задачи формализован, процесс ее решения не требует вмешательства человека;
· имеется большой объем входных и выходных данных, значительная часть которых хранится на магнитных дисках;
· расчет выполняется для большинства записей входных файлов;
· большое время решения задачи обусловлено большими объемами данных;
· регламентность, т.е. задачи решаются с заданной периодичностью.
Диалоговый режим не является альтернативой пакетному режиму, а его развитием. Если применение пакетного режима позволяет уменьшить вмешательство пользователя в процесс решения задачи, то диалоговый режим предполагает отсутствие жестко закрепленной последовательности операций обработки данных.
Примером push-технологии может служить рассылка информации среди пользователей Интернет.
Методы и способы реализации функции экономической информационной системы (сбора, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники) называются информационной технологией.
Информационные технологии должны быть выстроены в последовательность действий, позволяющую из исходной информации получить результат с заданной достоверностью и безопасностью.
Упорядоченная последовательность взаимосвязанных действий, выполняющихся с момента возникновения информации до получения результата, называется технологическим процессом.
Понятие информационной технологии, таким образом, неотделимо от той специфической среды, в которой она реализована, т.е. от технической и программной среды.
2. Экономическая информационная система Project Expert
Аналитическая система Project Expert – система поддержки принятия решений для разработки и выбора оптимального плана развития бизнеса, создания финансовых планов и инвестиционных проектов. Project Expert позволяет моделировать деятельность предприятий различных масштабов – от небольшого частного предприятия до холдинговых структур.
Project Expert является информационно-решающей, советующей системой; относится к системе обработки данных. Создаваемый в системе бизнес-план соответствует международным требованиям: в основу Project Expert положены методика UNIDO по оценке инвестиционных проектов и методика финансового анализа, определенная международными стандартами IAS. В то же время в Project Expert учитывается специфика российской экономики.
Project Expert решает частично-структурированные задачи. Система позволяет моделировать деятельность предприятий различных размеров – от небольшого частного предприятия до холдинговых структур. С ее помощью можно создавать проекты любой сложности – от расчета окупаемости нового оборудования до оценки эффективности диверсификации деятельности предприятия. Project Expert не требует ни глубокого знания математики, ни умения программировать – необходимо только хорошо знать описываемый бизнес. Работа с пользователем ведется в диалоговом режиме.
Работа с системой на разных стадиях разработки и реализации инвестиционного проекта может быть описана в виде следующих основных шагов:
· построение модели компании и ее экономического окружения в рамках проекта ее развития;
· определение потребности в финансировании проекта во времени;
· разработка стратегии финансирования;
· анализ прогнозируемых финансовых результатов;
· бизнес-планирование и создание бизнес-плана – документа, содержащего текстовую часть, необходимые итоговые таблицы, графики и диаграммы;
· анализ данных о текущем состоянии проекта в процессе его реализации.
Подсистемы данной системы: техническая (компьютеры), экономическая (аппарат управления, сотрудники отдела эксплуатации программы), правовая (порядок бухгалтерского учета и налоговых платежей).
Основными разделами Project Expert являются:
1. Проект.
2. Компания.
3. Окружение.
4. Инвестиционный план.
5. Операционный план.
6. Финансирование.
7. Результаты.
8. Анализ проекта.
9. Актуализация.
Рассмотрим каждый раздел поподробнее:
1. Проект.
Раздел «Проект» предназначен для ввода общей информации о проекте, настройки параметров расчета и отображения данных. Создание нового проекта обычно начинается с формирования данных в этом разделе программы.
Данные в систему вводятся при помощи клавиатуры. Удобство ввода данных обеспечивается в системе хорошо структурированным, дружественным интерфейсом и различными сервисными функциями, особенно полезными начинающим пользователям.
Раздел состоит из шести модулей:
· Заголовок;
Здесь отображается дата начала, длительность проекта, его название, фирма и т.д.
· Список продуктов;
Здесь вводится полный перечень продуктов или услуг предприятия, реализующего проект, с указанием единицы измерения и даты начала продаж каждого продукта.
Продуктом могут быть изделия промышленного производства, услуги предприятий сферы обслуживания, транспорта, связи, финансовых и страховых учреждений, любая материальная или нематериальная продукция, имеющая рыночную стоимость.
· Текстовое описание;
Модуль «Текстовое описание» раздела «Проект» предназначен для формирования текстовой части проекта. Представленная здесь информация организована в форме дерева, структура которого обычно соответствует структуре бизнес-плана. Узлы и листья дерева – это разделы бизнес-плана.
· Отображение данных;
Модуль «Отображение данных» предназначен для указания масштаба представления данных проекта и настройки параметров отображения итоговых таблиц.
· Настройка расчета;
Диалог «Настройка расчета» предназначен для задания параметров, определения показателей эффективности проекта и степени детализации результатов.
· Защита проекта.
Защита проекта от несанкционированного доступа обеспечивается с помощью паролей. Выделяются три категории пользователей, имеющих различные права доступа к данным:
«автор проекта», обладающий полным объемом прав доступа, включая, изменение данных, ввод актуализированных данных, просмотр, а также установление паролей для всех пользователей;
«менеджер проекта», имеющий право ввода актуализированных данных и просмотра проекта;
«гость», который может только просматривать данные проекта; в режиме просмотра допускается изменение масштаба отображения результирующих таблиц (модуль «Отображение данных») и установка опций детализации (модуль «Настройка расчета»).
2. Компания.
В разделе «Компания» выполняется ввод данных, характеризующих финансово-экономическое состояние предприятия на момент начала проекта.
Раздел состоит из четырех модулей:
· Стартовый баланс;
При построении описания начальных условий реализации проекта, возможен выбор одного из двух вариантов:
для реализации проекта создается новая компания, имеющая «нулевой» стартовый баланс; в этом случае вновь создаваемые активы компании описываются в разделе «Инвестиционный план»;
проект реализуется на основе действующего предприятия; при этом необходимо описать состояние его активов и пассивов на момент начала проекта; начальное финансовое состояние действующего предприятия отражается в диалоге «Стартовый баланс» раздела «Компания».
Действующее предприятие к началу проекта может располагать движимым и недвижимым имуществом, денежными средствами, материальными запасами, а также может иметь обязательства перед кредиторами, и дебиторскую задолженность за реализованные продукты или услуги.
Начальное финансовое состояние действующего предприятия отражается в диалоге «Стартовый баланс». В нем детально описываются статьи активов и пассивов баланса на дату начала проекта.
· Банк. Система учета;
Диалог «Банк, система учета» предназначен для определения основных правил учета финансовой деятельности предприятия.