Система хозяйственных связей ОАО «ГУМ» включает в себя:
- участие универмага в разработке промышленных планов производства продукции посредством заявок и заказа;
- хозяйственного договора;
- участие в работе оптовых ярмарок и товарных бирж;
- проверка качества;
- установление оптимальных финансовых отношений.
При заключении договоров пользуются следующими документами: «Положение о поставках товаров в РБ», «Положением о порядке заключения договоров», «Положение о порядке согласования заключаемого договора предприятиями БКС».
Договоры заключаются путём составления одного документа подписываемого сторонами в 2-х экземплярах.
Структура договора: предмет договора, качество, условия поставки, цена, форма расчета, ответственность сторон, реквизиты сторон.
Содержание договора поставки. В договоре необходимо указать полное наименование поставщика и покупателя, дату, их почтовые и платёжные реквизиты, Ф.И.О и должности представителей сторон и ссылки на их полномочия, количество подлежащей поставки товаров, ассортимент товара указывается в спецификации, а также общий объём и частные сроки поставки. Обязательными условиями договора поставки являются: ассортимент, количество, качество, цена, сроки и порядок поставки, порядок расчёта.
В процессе заключения договоров возникают следующие разногласия: на кого отнести транспортные расходы, по срокам оплаты, по отсрочке платежа, по ответственности сторон.
Для того чтобы разрешить некоторые проблемы, возникающие при заключении договоров, составляется протокол разногласий и протокол урегулирования разногласий.
Юрист ОАО «ГУМ» ведёт журнал по учету и исполнению договоров. В журнале указывается: номер договора, наименование организации с которой заключили договор, реквизиты, наименование продукции, форма расчета, срок действия договора.
Новые условия хозяйствования, развитие и углубление товарно-денежных отношений, полного хозрасчета и самофинансирования способствовали появлению нового типа организации коммерческих отношений между поставщиками и покупателями товаров, открыли широкий простор коммерческой инициативе, самостоятельности и предприимчивости работников. Без этих качеств в современных условиях нельзя успешно осуществлять коммерческую работу.
После выбора поставщиков, необходимо проводить работу по установлению хозяйственных связей для заключения договоров поставки.
Договоры поставки должны активно воздействовать на производство для увеличения выпуска товаров народного потребления, формировать оптимальный ассортимент товаров для розничной торговой сети.
На 2005 год коммерческим отделом ОАО «ГУМ»» заключено 1043 договора, в том числе с коммерческими структурами - 740. Это на 6,6% больше, чем в 2004 году; в том числе с коммерческими структурами - на 20%.
Около 50% договоров заключены с более длительным сроком оплаты. Изменение сроков оплаты по договорам позволило сэкономить кредитные ресурсы и соответственно сократить издержки обращения в данной статье расходов.
Расширение ассортимента предлагаемых покупателям блюд повлекло за собой увеличение объемов поступления сырья. Основное условие поставки сырья на предприятие отсрочка платежа от 5-30 дней. Договорные обязательства по оплате за сырье ОАО «ГУМ» выполняет своевременно и в полном объеме.
Рассматриваемое предприятие закупает почти все основные гастрономические продукты питания напрямую у поставщиков - изготовителей, а основную часть бакалейных товаров у оптовых фирм и частных предпринимателей.
Изучая источники закупок товаров предприятие ведет журнал, где на каждого поставщика составляет его данные (наименование организации, его юридический адрес и почтовый адрес, Ф.И.О. и телефон директора, гл. бухгалтера, режим работы), сведения о количестве и ассортименте продовольственных товаров и другие сведения интересующие предприятие.
Большое значение имеет проверка соблюдения договоров поставки товаров отдельными поставщиками. Нарушений в выполнении договоров поставки по вине поставщиков (несвоевременное заключение договоров, нарушение договорных обязательств по объему, ассортименту, качеству товаров, нарушения графиков завоза товаров и другим условиям поставки) за отчетный год не наблюдалось.
Рассматриваемое предприятие своевременно и правильно заключает договора с поставщиками, а также устанавливает рациональные прямые договорные связи по поставкам товаров, как правило, на один год и осуществляет постоянный контроль за их исполнением.
Рассмотрим на примере договора на поставку алкогольной продукции.
В договоре предусмотрены следующие условия:
Дата заключения договора;
Полное наименование сторон, заключивших договор;
Предмет договора;
Цена и общая сумма договора;
Порядок расчетов и поставки;
Порядок приемки и возврата залоговой тары;
Права и обязанности сторон;
Ответственность сторон;
Форс-мажор;
Разрешение споров;
Срок действия договоров;
Заключительные положения;
Юридические адреса и платежные реквизиты сторон;
Данный договор № __ заключен 1 января 2005 года в городе Минске.
ОАО «Лидская обувная фабрика», в лице директора Трофимова В.Н.. действующего на основании Устава и ОАО «ГУМ», в лице директора Карачун Н.Н., действующего на основании Устава, заключили договор по поставке алкогольной продукции.
Особое значение предмету договора придается по той причине, что существование договоренности сторон, является предпосылкой вступления договора в законную силу.
Поставщик обязуется поставлять товар, покупатель оплачивать и принимать товар и тару, по количеству и качеству. В предусмотрено, что ассортимент, количество, цена единицы товара и тары указывается в счет-фактуре на каждую отдельную партию.
Являясь основным атрибутом договора, цена товара и сумма каждой поставки определяется в рублях с учетом НДС, включая тару. Цена единицы товара устанавливается в соответствии с действующими ценами завода-изготовителя на момент подписания счет-фактуры.
В договоре предусмотрены условия платежа: оплата за товар производится путем перечисления на расчетный счет либо путем внесения наличных денег в кассу поставщика, по истечении десяти банковских дней, после получения продукции и оформления счет-фактуры.
К основным обязанностям поставщика относят: поставку продукции на условиях договора, обеспечение сертификатами качества на поставленный товар, производить замену товара ненадлежащего качества, кроме случаев, когда недостатки товара возникли после передачи его покупателю, вследствие нарушения покупателем правил пользования товаром или его хранения, либо действия третьих лиц, либо непреодолимой силы. Доставка продукции покупателю производится транспортом поставщика по кольцевому завозу.
К основным обязанностям покупателя относят: получить товар на склад, осуществить проверку при приеме товара по количеству, качеству и ассортименту, в присутствии представителя продавца, составить доверенность на получение товара, подписать накладные, счет-фактуру. Продавец вправе изменять ассортимент и комплектность товара при поставке следующих партий товара при получении согласия покупателя. Покупатель предварительно дает заявку на следующую партию товара, определяет ассортимент и количество продукции. Покупатель обязан принять и вернуть тару поставщику в полном объеме, по количеству и качеству.
В договоре предусмотрено, что за несвоевременную поставку товара уплачивает штраф в размере 0,1% от стоимости не поставленного в срок товара за каждый день просрочки.
Риск случайной гибели или случайного повреждения товара несет покупатель с момента получения товара на склад от продавца.
Условия форс-мажор предполагают то, что стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное невыполнения обязательств по договору, обусловленные обстоятельствами возникшими помимо воли и желания сторон, которые нельзя предвидеть или избежать, либо оно явилось непреодолимой силы.
Все споры, разногласия и вопросы по договору решаются путем переговоров, при не достижении согласия споры передаются на разрешение в суд, в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Данный договор пролонгирован на срок 12 месяцев, то есть до 31 декабря 2005 года.
Договор составлен, подписан и скреплен печатями в 2-х подлинных экземплярах, один из которых находится предприятии-покупателе, другой у предприятия производителя-поставщика.
В договоре указаны юридические адреса и платежные реквизиты предприятий.
Правильный выбор формы договорных связей, тщательно обдуманное согласование условий договоров, контрактов, является основой успешной хозяйственной и коммерческой предприятий участвующих в торговле.
По сравнению с прошлым годом улучшилась ритмичность поставки товаров и увеличилась проверка качества поступивших товаров. Возросла доля централизованной доставки в общем объеме складской реализации товаров. Предприятие должно и далее обеспечивать ритмичную поставку товаров по декадам и отдельным дням, развивать и совершенствовать их централизованную доставку.
Предприятие использует следующие формы расчета с поставщиками.
Предоплата производится платежными поручениями с банковской гарантией. Платежные поручения выписываются плательщиком, с отметкой банка оплачено.
Акцептная – после отгрузки товаров покупателю поставщик поручает обслуживаемому его банку взыскать платёж на указанную сумму с покупателя.