Управление затратами (стр. 15 из 20)

При подготовке к компьютеризации управления каким-либо процессом, в том числе управления затратами, возникает желание максимально увеличить число компьютеризированных задач (расчетов). При этом наблюдается тенденция концентрации расчетов на верхних уровнях управления, что приводит к их информационной перегрузке и одновременно дефициту информации на других уровнях, а в конечном счете — к снижению эффективности всей системы.

С учетом изложенного необходимо четко определять сферы компьютеризации управления затратами, для чего все расчеты подразделяют на два класса задач:

1. требующие первоочередной компьютеризации;

2. требующие компьютеризации во вторую очередь, либо вообще не требующие или не поддающиеся компьютеризации.

Чтобы обосновать отнесение задач управления затратами к одному из указанных классов, следует выбрать и обосновать признаки классификации.

Исследования, проведенные авторами, и практика компьютеризации задач управления затратами на нескольким предприятиях машиностроения (АО «Кировский завод», АС «Ижорский завод» и др.) показали, что в качестве основных признаков классификации целесообразно принимать:

1. трудоемкость расчетов;

2. стоимость расчетов;

3. необходимость информационного и алгоритмического сопряжения смежных задач управления затратами и системы управления предприятия в целом;

4. требования к оперативности управления затратами и ее соответствию динамике процесса производства и управления в целом;

5. точность расчетов;

6. возможность реализации новых задач управления.

Задачи управления затратами многовариантные, они решаются на основе большого числа взаимодействующих, а подчас и противоречивых факторов, которые порождают множество различных решений и схем управления. Применять принцип оптимума не всегда целесообразно из-за его сложности и специальных требований. Поэтому при определении сферы компьютеризации необходимо задачи, относящиеся к первому классу (требующие первоочередной компьютеризации), разделить на два подкласса:

1. поддающиеся формализации и требующие оптимизации;

2. не поддающиеся формализации и не требующие оптимизации.

Основной признак задач первого подкласса — многовариантность. Выбрать наилучший вариант — задача, часто неосуществимая при ручных методах расчета. В то же время есть задачи, не требующие многовариантных расчетов.

Решение оптимизационных задач большой информационной емкости (а задачи управления затратами информационно-емкие) требует использования специальных экономико-математических методов. Необходимость применения таких методов есть второй признак классификации. Примером задачи, требующей приложения экономико-математических методов, может служить прогнозирование затрат на выпуск продукции. Методы ее решения многообразны и включают среди прочего имитационное моделирование экономических процессов.

В результате классификации задач управления затратами по описанной методике выявлено, что большинство из них подлежат компьютеризации. В меньшей мере в ней нуждаются функции непосредственного принятия управляющих воздействий.

Предварительное определение сферы компьютеризации повысит эффективность системы за счет более рационального использования технических средств и методов управления затратами.

3.2. Принципы компьютеризации управления затратами

Управление затратами на предприятии — часть единого процесса управления предприятием, но в частном случае его можно рассматривать как самостоятельную систему, имеющую свои специфические особенности, свой критерий управления и включающую экономико-правовую, организационно-техническую, экономико-математическую и информационную подсистемы.

Экономико-правовую подсистему правомерно определить как совокупность экономико-правовых методик, правил, рекомендаций, принципов, обусловливающих организацию и управление затратами, взаимоотношения управленческих и производственных служб предприятия, их права и обязанности.

Организационно-техническую подсистему образует совокупность технических средств и структур (производственных и организационных) предприятия.

Совокупность экономико-математических методов и средств программного обеспечения, взаимно увязанных и обеспечивающих подготовку рациональных управленческих решений, составляет экономико-математическую подсистему.

К информационной подсистеме относятся связи между элементами системы, система сбора, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Компьютеризация управления затратами должна базироваться на следующих принципах:

· системный подход — взаимосвязь всех расчетов по прогнозированию, планированию, учету, калькулированию и регулированию уровня затрат, связь и взаимодействие с другими подсистемами управления предприятия, с другими субъектами по вертикали;

· комплексность системы — максимальный охват компьютеризацией всех операций по формированию, сбору, передаче, накоплению, обработке, отображению и использованию информации (все задачи должны находиться в неразрывной временной, содержательной, технической, программной и информационной связи друг с другом и представлять в своей совокупности замкнутую систему управления затратами на всех стадиях жизненного цикла, распределенную по уровням, связанную входными и выходными сетевыми информационными каналами с другими системами или подсистемами по горизонтали и вертикали) ;

· качественное улучшение системы прогнозирования, учета и калькулирования — изменение методологии формирования и распределения затрат на выпускаемую продукцию (в части обоснования уровня и увеличения доли затрат, прямо относимых на продукцию); обеспечение работников сферы управления точной и оперативной информацией о состоянии затрат и отклонениях их от плановых (нормативных); выработка вариантов управленческих решений с анализом результатов их реализации;

· методологическое, информационное, техническое и программное единство или совместимость по всем уровням управления (сетевая совместимость) с системой управления предприятием в целом, с региональными и другими системами управления;

· охват всех уровней производства и управления, всех мест осуществления затрат с распределением управленческой информации о затратах по уровням;

· обеспечение приема информации от людей, технических средств внутри системы и из других систем, передачи (ввода) информации в ту или иную вычислительную систему, обработки, накопления информации, отображения ее в виде печатного документа или другом удобочитаемом виде;

· оперативность, надежность, безотказность функционирования системы в течение заданного промежутка времени (в связи с тем, что наряду с техническими средствами, информационным обеспечением, экономико-организационными методами в систему управления затратами в качестве основного элемента включены люди, погрешности в их работе также должны учитываться);

• рационального перераспределения функциональной нагрузки между человеком и техническими средствами при выполнении трудоемких и многовариантных расчетов с выдачей рекомендаций (вариантов) по принятию решений (приоритет в выборе окончательного решения остается за человеком).

3.3. Обеспечение компьютеризации управления затратами

Информационная подсистема. Говоря об информационной системе, имеют в виду коммуникационную систему сбора, передачи и переработки информации об объекте, которая снабжает работников различного ранга сведениями, необходимыми для реализации функций управления.

Практически все разновидности информационных систем независимо от сферы их применения включают один и тот же набор компонентов: функциональных, составляющих систему обработки данных и организационных (рис. 1).

Под функциональными компонентами понимают систему функций управления — полный набор (комплекс) взаимосвязанных в пространстве (по уровням) и времени работ, необходимых для достижения поставленных перед системой (подсистемой) целей.

Декомпозиция информационной системы по функциональному признаку предполагает выделение функциональных модулей (блоков), реализующих систему функций управления затратами. Функциональный признак определяет назначение модуля, т.е. то, для какой области он предназначен, каким основным целям он служит, какие задачи и функции выполняет.

На рис. 2– приведена укрупненная функциональная декомпозиция информационной системы управления затратами на предприятии.

Специфические особенности каждого функционального уровня управления обусловливает состав и содержание так называемых функциональных задач, показанных на рисунке – укрупнено. Обычно управленческий персонал или связывает понятие «задача» с достижением определенных целей, или определяет его как работу, которая должна быть выполнена определенным способом в определенный период. Однако с появлением новых информационных технологий это понятие стали рассматривать шире — как законченный комплекс обработки информации, обеспечивающий выдачу либо прямых управляющих воздействий на ход процесса управления, либо информации, необходимой для принятия решений управленческим персоналом. Таким образом, задачу следует рассматривать как элемент системы управления затратами, а не системы обработки данных.

Система обработки данных (СОД) предназначена для информационного обслуживания специалистов разных служб, принимающих управленческие решения в части управления затратами предприятия. Основная функция системы обработки данных — реализация типовых операций обработки данных, перечисленных на рис. -3.

Выделение типовых операций обработки данных позволило создать специализированные программно-аппаратные комплексы: различные периферийные устройства, оргтехнику, стандартные наборы программ, в том числе пакеты прикладных программ (ППП).