Совершенствование организационной структуры управления внешнеэкономической деятельностью НПО "Интеграл" (стр. 1 из 5)

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАТИКИ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ

Кафедра менеджмента

РЕФЕРАТ

На тему:

«Совершенствование организационной структуры управления внешнеэкономической деятельностью НПО «Интеграл»»

МИНСК, 2008

.1 Порядок проведения внешнеэкономической деятельности на НПО “Интеграл”.

Внешнеэкономическая фирма научно-производственного объединения “Интеграл” является структурным подразделением НПО ”Интеграл”. Наименование фирмы - Внешнеэкономическая фирма ВЭФ “Интегралинторг”.

Фирма осуществляет валютные, экспортно-импортные операции, а также экономическое и научно-техническое сотрудничество с зарубежными организациями и фирмами.

ВЭФ “Интегралинторг” возглавляет директор, который непосредственно подчиняется заместителю генерального директора по маркетингу и сбыту.

Рисунок 1 - Структура управления ВЭФ “Интегралинторг”

В своей работе ВЭФ “Интегралинторг” руководствуется законодательными актами, нормативными и методическими материалами и распоряжениями генерального директора, зам. ген. директора по маркетингу, приказами, протоколами совещаний и другими нормативными документами, утвержденными руководством объединения и Положением о ВЭФ “Интегралинторг”.

Основными задачами ВЭФ ”Интегралинторг” являются:

1. Осуществление внешнеэкономической деятельности, исходя из планируемых объемов продаж и обеспечения необходимой прибыльности изделий предприятия, поставляемых на экспорт. Подготовка, заключение и сопровождение контрактов с инофирмами на поставку изделий предприятия.

2. Осуществление операций по импорту, исходя из экономичного расходования средств в иностранной валюте, с учетом требований к качеству и техническому уровню импортируемой продукции и услуг для своевременного обеспечения служб объединения материалами, комплектующими в первую очередь для основного производства.

3. Проведение маркетинговых исследований рынка по импорту и реализуемой продукции по экспорту, расширение круга фирм - продавцов и фирм - покупателей с целью обеспечения необходимых объемов продаж и достижения планируемой прибыльности.

4. Систематическое изучение и анализ достижений зарубежной науки и техники, направлений НТП, опыт применения аналогичной зарубежной продукции микроэлектроники.

Из основных функций ВЭФ ”Интегралинторг” выделяются следующие:

1. Выявление существующих и потенциальных потребностей рынка в продукции предприятия. Изучение и анализ внешних рынков по регионам.

2. Определение емкости рынка, анализ тенденций его развития в соответствующих регионах.

3. Установление прямых контактов с инофирмами в целях подготовки создания совместных предприятий и поиска других форм сотрудничества для организации дилерской сети за рубежом.

4. Систематическое изучение деятельности фирм - покупателей продукции.

5. Сравнительный анализ продукции фирм потенциальных конкурентов.

6. Участие в работах по проведению экономического анализа вариантов номенклатурного плана, экспертизе новых изделий с учетом достигнутых уровней прибыльности производства, в обеспечении реализации продукции предприятия в различных регионах с учетом их специфики.

7. Участие в семинарах, конференциях, выставках, ярмарках, проводимых за рубежом по направлениям микроэлектроники и аппаратостроения.

8. Участие и проведение переговоров с представителями инофирм.

9. Организация и проведение переписки, телексной и телетайпной связи с представителями зарубежных организаций и фирм.

10. Организация отправки информационно - рекламных материалов, образцов продукции объединения через ускоренные виды почт и прочее.

11. Подготовка и заключение контрактов с фирмами на поставку изделий.

12. Сопровождение контрактов с инофирмами с целью обеспечения их выполнения по срокам поставки и номенклатуре изделий.

13. Участие в планировании объемов производства продукции и поступления валютной выручки с учетом заключенных и проектируемых контрактов.

14. Анализ деятельности фирмы с целью повышения ее эффективности.

15. Разработка и осуществление мероприятий, направленных на систематическое изучение деятельности фирм - покупателей продукции.

16. Систематическое изучение деятельности фирм - потенциальных поставщиков продукции, закупаемой по импорту. Сравнительный анализ характеристик продукции фирм - потенциальных поставщиков.

17. Изучение номенклатуры импортируемых материалов, комплектующих, оборудования, запасных частей и др. совместно с соответствующими фирмами объединения.

18. Заключение и использование контрактов на закупку по импорту материалов, комплектующих, оборудования, запасных частей и др. необходимых для нормального функционирования объединения.

2 Основные и внешнеторговые отделы.

Их функции и взаимосвязь с другими отделами фирм. ВЭФ “Интегралинторг” состоит из 5 отделов, каждый из которых возглавляет начальник отдела. При этом в своей работе все отделы тесно взаимодействуют между собой.

Рисунок 2 – Структура ВЭФ “Интегралинторг”

Отдел экспорта. Осуществляет экспортные операции по продаже изделий электронной техники, комплектующих, оборудования, запасных частей и другой продукции предприятия, а также осуществляет экономическое и научно-техническое сотрудничество с зарубежными организациями и фирмами в объеме экспортных операций.

Данный отдел включает в себя:

- бюро экспорта Северо-Американского региона;

- бюро экспорта в регион Юго-Восточной Азии;

- бюро экспорта в регион Европы;

- бюро в регион Малайзии, Индии;

- группа управления базой данных.

Отдел импорта. Осуществляет закупки сырья и материалов для организации производства продукции на предприятии. Через отдел импорта НПО “ИНТЕГРАЛ” выходит на дистрибьютора основных видов продукции (это дешевле для предприятия) на основе маркетинговых исследований.

Данный отдел включает в себя:

- бюро маркетинговых исследований рынков стран дальнего зарубежья;

- бюро коммерческих связей с подразделениями НПО “ИНТЕГРАЛ”

- группа сырья и материалов;

- группа оборудования, запчастей и пресс материалов;

- группа комплектующих, драг металлов.

Финансово-экономический отдел. Отслеживает отгрузки, финансы, контракты, сроки выполнения, санкции, валютные платежи, командировочные, а также правильность осуществления внешнеэкономической деятельности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Данный отдел включает в себя:

- планово-экономическое бюро;

- бюро бухгалтерского учета.

Отдел фаундри-бизнеса. Занимается внедрением в производство изделий по чертежам заказчика, т.е. работает под заказ с подачи информации последнего. (Например: разработка микросхем “под заказчика”; изготовление ПЗУ с магнитными дисками заказчика).

Отдел международных связей (протокольный отдел). Занимается организационными вопросами международных отношений (организацией встреч, оформлением пропусков иностранным делегациям, обеспечением переводов и т.д.).

Каждый из перечисленных отделов состоит из начальника и заместителя начальника отдела, менеджеров по внешнеэкономической деятельности предприятия (каждый из них ведет работу с определенным набором фирм-партнеров), инкорреспондентов, переводчиков и других специалистов в зависимости от отдела.

Существует тесная взаимосвязь отделов ВЭФ между собой и с другими подразделениями предприятия. Например, отдел экспорта передает в планово-экономический отдел заключения по проектам цен на новую продукцию и целесообразность применения действующих цен. В свою очередь получает оттуда годовые планы производства и их изменение, сведения о фактической рентабельности и себестоимости изделий завода и т.д. Отдел экспорта взаимодействует с юридическим отделом, с финансовым отделом, с отделом труда и заработной платы.

Отдел импорта тесно связан с отделом комплектации и оборудования. Именно оттуда отдел импорта получает информацию о комплектации оборудования и т.д. и принимает заказы.

Как показала многолетняя практика, данная структура ВЭФ “Интегралинторг” является оптимальной для данного производства, т.к. существует конкретная система взаимодействия отделов между собой и системы в целом.

3 Совершенствование структуры ВЭФ “Интегралинторг”.

Во внешнеэкономической фирме “Интегралинторг” отделы образованы по направлению деятельности, т.е. экспорт, импорт, международные связи, финансы и фаундри-бизнес. Т.к. НПО “Интеграл” является крупным поставщиком продукции в большое количество стран и регионов, то в данном проекте предлагается совершить реструктуризацию ВЭФ. А именно образовать отделы по регионам. Т.к. работать приходится с такими регионами, как Азия, Европа и СНГ, то понятно, что специфика каждого из них довольно ощутима. Следовательно владеть всей необходимой информацией о всех регионах для ведения эффективной внешнеэкономической деятельности невозможно. А значит будет будит более эффективно, когда специалисты по оному региону будут организованы в отдельный отдел.

На рисунке 3 представлена примерная схема реструктуризации ВЭФ “Интегралинторг”.

Рисунок 3 - Предложение по реструктуризации ВЭФ “Интегралинторг”

Так как вопросы финансово-экономического характера являются также специфичными для каждого региона, то необходимо также выделить специалистов по каждому из них. Подобным образом следует поступить и с отделом международных связей. Неизменным остается лишь отдел фаундри-бизнеса, т.к. он представляет собой отдельную отрасль. Но так останется лишь до тех пор, пока фаундри-услуги не займут значительную долю во всем товарообороте предприятия.