6. 1. Уровни управления организацией
В хозяйственных обществах можно выделить четыре уровня управления. Первый уровень – общее собрание (стоит во главе общества). Второй уровень – совет директоров и совет трудового коллектива. Третий уровень – исполнительный орган: правление и его председатель, в условиях единонаначалия – генеральный директор. Четвертый уровень – руководители служб и подразделений.
6. 2. Структурные подразделения организации
На практике в построении организационных структур организации доминирует функциональный подход. В рамках функциональной структуры существуют основные, вспомогательные и обслуживающие подразделения.
6. 3. Организационные документы
Организационные документы являются основополагающими в деятельности любой организации и обладают высшей юридической силой. Они содержат нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.
Организационные документы определяют:
· организационно-правовую форму организации, структуру управления;
· штатную численность, состав (номенклатуру) должностей-руководителей, специалистов, технических исполнителей;
· полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;
· правомочия совещательных органов управления организацией;
· регламент деятельности аппарата управления организации;
· лицензирование деятельности;
· режим работы и системы охраны;
· организацию и оценку труда работников;
· правила реорганизации организации;
· порядок ликвидации организации.
Организационные документы: устав организации, положение о структурном подразделении организации, положение о персонале организации, инструкция, регламент, штатное расписание, распорядительные документы (постановление, решение, указание, приказ, распоряжение), информационно-справочная документация (протокол, выписка из протокола, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, акт, сводка, заключение, отзыв, перечень, списки).
В организациях различают три потока документов. Входящие – документы, поступающие из других организаций. Исходящие – документы, создаваемые в организации и отправляемые в другие организации. Внутренние – документы, используемые работниками организации в управленческом процессе.
Работа с документами может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.
По объему документооборота организации принято делить на категории:
1-ая категория – организации с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год; ...
4-ая категория – организации с объемом документооборота до 10 000 документов в год.
Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) установлен обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
· автор документа (корреспондент);
· наименование документа;
· дата документа;
· номер документа;
· дата поступления документа в организацию;
· Номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию;
· заголовок документа и его краткое содержание;
· резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);
· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа.
Номенклатура дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.
Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры организации. Если изменений не было, то номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел – документ постоянного хранения.
Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. В дела подшиваются только исполненные документы, на которые заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело». Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел.
По юридической силе документы принято классифицировать на подлинные и подложные. Подлинные документы в свою очередь подразделяются на действительные и недействительные.
Принято различать подлинники (оригиналы) и копии документов. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом оформленная, имеют равную силу. Копии имеют разновидности: отпуск, выписка и дубликат.
Ревизор начинает проверку эффективности системы управления с изучения номенклатуры дел и схемы организационной структуры управления.
Ревизор должен сделать вывод о соответствии существующей в организации номенклатуры дел требованиям делопроизводства. Ревизор обязан проверить наличие нормативных организационных документов. Проверка по существу организационных документов: устава, положений, инструкций и прочих – означает их выверку на соответствие российскому законодательству.
Обязательной проверке подвергается система контроля исполнения решений, действующая в организации.
ГЛАВА 7. РЕВИЗИЯ ДОГОВОРНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
Договором признается соглашение 2-х или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ).
В соответствии со ст. 420 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.
Согласно общему правилу условия договора определяются по усмотрению сторон, однако отдельные его условия могут быть предусмотрены в законе или правовом акте.
В действующей организации должна осуществляться договорная работа, т.е. правовая деятельность, направленная на регулирование взаимоотношений с контрагентами с помощью договоров. Данная работа имеет два цикла: заключение договора (подготовка, оформление, согласование условий) и использование договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль хода и результатов выполнения договорных обязательств).
Действия, составляющие содержание работы по заключению и исполнению договоров группируются по стадиям:
1. подготовка к заключению договоров;
2. оценка оснований заключения договоров;
3. оформление договорных отношений;
4. доведение содержания договора до исполнителей;
5. контроль за исполнением договора;
6. оценка результатов исполнения договора.
Каким требованиям должен соответствовать договор как юридический документ, и какие реквизиты для этого необходимы?
Форма документа согласно ст. 161 ГК РФ должна быть письменная (составлен документ и подписан сторонами). Договор может быть заключен путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ст.434 ГК РФ).
Еще один способ заключения договора – выписка и оплата счета. Для того, чтобы счет выполнял соответствующие функции договорного документа, в нем должны быть указаны:
· дата выдачи;
· наименование продавца и его банковские реквизиты;
· наименование покупателя;
· наименование товара (услуги);
· цена на единицу товара;
· общая сумма счета или причитающегося платежа;
· подпись уполномоченного лица, выписавшего счет.
В счете указывается срок, в течение которого должен быть произведен платеж по счету (при розничных и мелкооптовых продажах).
Дата подписания договора – важнейший его реквизит. Указание конкретной даты заключения договора необходимо для того, чтобы точно знать, каким нормативным актом следует руководствоваться как при заключении, так и при исполнении договора.
Место совершения сделки. По законодательству местом совершения сделки определяются:
· Правоспособность и дееспособность лиц, совершающих, совершающих сделку;
· Форма сделки.
Это особенно важно при заключении внешнеторговых контрактов и договоров с фирмами государств – членов СНГ.
Точное указание должности, ФИО лица, подписавшего договор (директор, ген. директор). В случае подписания договора по доверенности, должна быть приложена доверенность с подписью лица, выдавшего ее, и печатью организации. В этом случае печать на договоре не требуется. Сотрудник организации, подписавший документ, не будучи на то уполномоченным, самостоятельно отвечает за последствия подписанного.
Реквизиты сторон. В отношении каждой стороны должны быть указаны:
· Почтовые реквизиты;
· Местонахождение (юридический адрес организации);
· Фактический адрес;
· Банковские реквизиты;
· Отгрузочные реквизиты (для контейнеров, железнодорожных отправок).
Основные вопросы, решаемые в процессе ревизии договорной дисциплины.
1. Ревизия системы документооборота по договорам. Ревизору необходимо составить схему движения договоров и проверить их фактическое движение. Важный момент – регистрация договоров. Подписание договоров без регистрации в журнале может привести к тому, что договор может быть отравлен без регистрации. В организации обязательно должна действовать система визирования договоров. Ревизируемая организация должна предоставить проверяющим утвержденный список лиц, имеющих право визирования и подписания договоров с образцами их подписей.