Заработная плата в ООО «Комбинат Волна», выдается работникам в кассе организации наличными средствами. Проведем сравнительный анализ расходов предприятия по снятию наличных денежных средств на выплату заработной платы в 2004 году, и расходов предприятия с использованием пластиковых карт.
Услуги по снятию зарплаты в кассу организации в предыдущем периоде представлены в таблице 44.
Таблица 44 – Услуги банка в предыдущем периоде
| Показатели | Предыдущий период |
| Денежные средства на выплату заработной платы, тыс. руб. | 46527,6 |
| Тариф банка, % | 1,0% |
| Услуги банка, тыс. руб. | 465,28 |
Приведенные в таблице 44, данные показывают, что заработная плата в 2004 году работникам предприятия составила 46527,6 тыс. руб. При этом расходы предприятия за выдачу наличных денежных средств согласно тарифам банка составили 465,28 тыс. руб.
Услуги по зачислению зарплаты на карточные счета в планируемом периоде представлены в таблице 45.
Таблица 45 – Услуги банка в планируемом периоде
| Показатели | Планируемый период |
| Денежные средства на выплату заработной платы, тыс. руб. | 46527,6 |
| Тариф банка, % | 0,4% |
| Услуги банка, тыс. руб. | 186,11 |
При переходе предприятия на расчеты с использованием пластиковых карт, затраты предприятия за пользование банковскими услугами сократились бы на 0,6% или на 279,17 тыс. руб. (465,28 тыс. руб. – 186,11 тыс. руб.)
Преимуществом выдачи заработной платы по карточкам заключается в следующем:
- повышение имиджа предприятия за счет оптимизации процесса выплаты заработной платы своим сотрудникам;
- отсутствие необходимости обеспечения безопасности получения, доставки и хранения наличных денег. Преимущества зарплатных карточек состоит в следующем:
- возможность оперативного получения заработной платы и иных выплат в любое удобное время через сеть отделений банка, пунктов выдачи наличных, предприятий торговли и сферы услуг, а также круглосуточно посредством банкоматов банка, обслуживающего карточные счета;
- облегчение работы бухгалтерии, обслуживающих процедуру выдачи заработной платы, и направление их на решение других учетных задач;
- удобное размещение сети банкоматов и пунктов выдачи наличных;
- возможность снятия наличных;
- возможность использования банкоматов не только для снятия наличных, но и оплаты некоторых видов услуг в режиме реального времени (в частности, услуг операторов сотовой связи);
- независимость получения денежных средств от времени выдачи заработной платы;
- возможность зачисления других денежных средств (помимо зарплаты);
- отсутствие комиссии за снятие наличных денежных средств в пунктах выдачи наличных и банкоматах банка и т.п.
На основании приведенных расчетов для реализации зарплатного проекта ООО «Комбинат Волна» необходимо заключить договор с банком на планируемый период о порядке выпуска и обслуживания банковских карт.
Для оформления договорных отношений ООО «Комбинат Волна» должен представить банку необходимый пакет документов, в том числе:
1) список доверенных лиц, которым поручено передавать в банк сведения о заработной плате работников на бумажных и электронных носителях;
2) список должностных лиц, уполномоченных подписывать ведомости на зачисление средств на счета работников, с образцами подписей этих лиц и оттисков печатей;
3) список работников, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;
4) договор на каждого работника организации о предоставлении в пользование и обслуживании личной банковской карты, заключаемый банком с каждым держателем карты;
5) заявление-обязательство от имени каждого работника организации на открытие карт-счета и получение зарплатной карты;
6) копия паспорта каждого работника организации, подписанная руководителем и скрепленная печатью организации;
7) график выплаты заработной платы, заверенный руководителем организации.
В результате представленных документов ООО «Комбинат Волна» планирует заключить договор с банком сроком на 1 год, с изготовлением карт в количестве – 812 штук. Согласно договора ООО «Комбинат Волна» должен оплатить банку:
- услуги за изготовление карт и открытие карточных счетов – 1000 руб.
- годовое обслуживание карт - Visa Electron - 150 руб. в год
Годовое обслуживание всех карт составит 150 руб. x812 карт = 121800,00 руб. ООО «Комбинат Волна» планирует взять на себя все расходы, связанные с поддержкой зарплатного проекта. Такие затраты обычно невелики и зависят от количества сотрудников, размера фонда оплаты труда.
Чтобы выплатить зарплату сотрудникам, организации не нужно оформлять отдельное платежное поручение на каждого работника, так как счета открыты в одном банке.
Зарплата всех работников перечисляется на карточные счета одним платежным поручением, к которому прикладывается специальный реестр (его образец выдает банк). Реестр содержит реквизиты банка, фамилии, имена и отчества сотрудников, номера их счетов и суммы, которые зачисляются на счета.
При перечислении денег на банковские карты в платежном поручении в графе «Назначение платежа» указывают, например, «Перечисление заработной платы за июнь 2006 г.», дату и номер реестра.
Вместе с платежным поручением организация отправляет в банк реестр с информацией о зарплате каждого сотрудника. Исполнив поручение организации, банк подтверждает, что суммы согласно реестру зачислены на счета сотрудников.
После списания денежных средств со счета организации, банк представляет выписки с карточного счета каждого сотрудника. Обычно такие выписки предоставляются до 5-го числа месяца, следующего за месяцем, за который выплачена заработная плата.
Реализация на практике высказанных рекомендаций по внедрению пластиковых карт на планируемый период позволит уменьшить затраты предприятия и улучшить качество обслуживания служащих предприятия.
При современных требованиях к информации, учитывая особенности и условия деятельности ООО «Комбинат Волна», необходимо внести изменения в учетную политику ООО «Комбинат Волна» по следующим направлениям: создать резерв на оплату отпусков на предстоящий период.
В соответствии с пунктом 10 ПБУ 1/98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н, с изменениями и дополнениями, учетная политика должна отвечать требованию осмотрительности, что означает большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов.
Резерв на оплату отпусков позволяет минимизировать значительные колебания себестоимости продукции (работ, услуг). В этом случае отпускные будут начисляться за счет ранее созданного резерва.
В бухгалтерском учете возможность создания резерва на оплату отпусков предусмотрена п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34, с изменениями от 24.03.2000 г.
В налоговом учете порядок учета расходов на формирование резерва регламентируется ст.324.1 НК РФ.
Создадим резерв на оплату отпусков на планируемый период в ООО «Комбинат Волна».
Резерв на оплату отпусков в ООО «Комбинат Волна» будет формироваться следующим образом.
В налоговом учете рассчитывают ежемесячный процент отчислений:
(предполагаемые отпускные + ЕСН)/ (предполагаемый фонд оплаты труда + ЕСН) x100%.
Затем устанавливают размер ежемесячных отчислений в резерв:
Ежемесячные отчисления = (зарплата текущего месяца + ЕСН) x процент отчислений.
Для документального обоснования сумм ежемесячных отчислений в резервный фонд необходимо составить и утвердить специальный расчет (смету).
Поскольку специальной унифицированной формы для такой сметы не предусмотрено, ее можно составить в произвольной форме с учетом требований п. 2 ст. 9 Федерального закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документ должен иметь собственное наименование, дату составления, название организации, описание операций, измерители в натуральном и денежном выражении, перечень должностей и личные подписи лиц, составивших документ. В смете указывают сумму, которую планируется израсходовать:
- на заработную плату;
- на уплату единого социального налога с заработной платы;
- на выплату отпускных;
- на уплату единого социального налога с отпускных.
Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда с учетом ЕСН на предстоящий период ООО «Комбинат Волна» составляет – 56762,9 тыс. руб.
Расчет резерва на оплату отпусков представлен в таблице 46.
Таблица 46 - Смета (расчет) резерва на оплату отпусков на планируемый период
| Наименование | Планируемая сумма, тыс. руб. |
| Планируемый фонд оплаты труда на предстоящий период | 46527,6 |
| Сумма ЕСН с планируемой заработной платы | 10235,3 |
| Итого расходов на оплату труда за год | 56762,9 |
| Планируемая сумма отпускных на планируемый период. | 3877,3 |
| Сумма ЕСН с отпускных по максимальной ставке (26%) | 1008,1 |
| Сумма страховых взносов на страхование от несчастных случаев (0,2%) | 7,8 |
| Итого планируемая сумма расходов на оплату отпусков в планируемом периоде (общая сумма создаваемого резерва). | 4893,2 |
| Размер планируемых ежемесячных отчислений в резервный фонд на оплату отпусков (4893,2/12 месяцев) | 407,77 |
| Планируемый процент ежемесячных отчислений в резервный фонд на оплату отпускных (4893,2/ 56762,9x100%) | 8,62% |
Планируемый размер фонда оплаты труда с учетом ЕСН на планируемый период установлен в размере 56762,9 тыс. руб. Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков с учетом ЕСН – 3877,3 тыс. руб.