Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии на предприятии ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.
Персональный состав постоянно действующей и рабочей инвентаризационных комиссий имеет право формировать и представлять руководителю предприятия для утверждения главный бухгалтер.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (экономисты, инженеры, техники и др.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита предприятия, независимых аудиторских организаций.
До начала проведения инвентаризации инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты движения материальных ценностей. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документ, приложенные к отчетам, с указанием "до инвентаризации на " (дата)", что служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписку в том, что к началу инвентаризации приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Фактическое наличие материальных ресурсов, готовой продукции при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, обмера, взвешивания.
По материалам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственного лица.
Инвентаризационные описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок или подчисток. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Исправление ошибок, допущенных в инвентаризационных описях, производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутым правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией товарно-материальных ценностей в их присутствии, а также отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Если инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в течение нескольких дней, то помещение, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии Должно быть опечатано. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в сейфе либо шкафу в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Для определения результатов инвентаризации составляются сличительные ведомости. В них отражают только те ценности, по которым установлены расхождения. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и вручную.
2.8 ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ В УСЛОВИЯХ АВТОМАТИЗАЦИИ
Автоматизация учета товарно-материальных ценностей может строиться на основе АРМ только работников бухгалтерии либо системы взаимосвязанных АРМ учетных работников нескольких структурных подразделений, в том числе и АРМ кладовщика, АРМ диспетчера, АРМ бригадира, АРМ бухгалтера по выписке ТТН и т.д.
Распределенная структура АРМ основывается на использовании единой сетевой информационной базы данных. Ее создание и функционирование отвечает текущим задачам бухгалтерских служб, потребности в эффективной обработке данных учета и оперативном контроле за состоянием и использованием материальных ценностей. Создание корпоративной вычислительной сети для сельскохозяйственных организаций Республики Беларусь особенно актуально.
В зависимости от специфики хозяйственной деятельности организации и эксплуатируемого программно-технического комплекса задачи автоматизации учета материальных ценностей и готовой продукции могут решаться на одном либо на нескольких АРМ, в одном либо в нескольких программных модулях. В конфигурации «Главный бухгалтер» обеспечивается единая технология автоматизации учета производственных запасов, товаров и готовой продукции на основе одного программного модуля в единой базе данных. Желательна организация эксплуатации программы на рабочих местах, объединенных вычислительной сетью, предусматривающая разграничение прав доступа к различным функциям программы.
Автоматизация учета материалов. Особенность настройки системы «Главный бухгалтер» на решение задач учета материальных ценностей заключается в организации количественно-стоимостного учета по синтетическим счетам, а также в выборе параметра, определяющего метод списания материалов. Признак ведения количественного учета в программах системы «1С» задается в справочнике «Счета» на этапе конфигурирования.
В системе «Главный бухгалтер» по счету 10 предусмотрено использование трех видов аналитического учета, организуемого при помощи справочников «Материалы», «Места хранения», «МОЛ». Отклонение в стоимости материальных ценностей учитывается на специальном балансовом счете 16, ведение аналитического учета по счету не предусмотрено.
Справочник «Материалы» содержит перечень всех учитываемых материалов, упорядоченных по уникальным номенклатурным номерам. В нем указываются вид материала (собственного изготовления, не собственного изготовления), учетная цена, наценка поставщика, ставка НДС. Кроме того, существует возможность подключения подчиненного справочника «Драгметаллы».
Автоматизация комплекса задач учета материальных ценностей предусматривает, также использование справочников валют и классификатора едини измерения, а также связанных с корреспондирующими счетами. Большинство справочников можно пополнять в экранных формах ввода и редактирования оперативной информации.
Остатки по материальным ценностям на дату внедрения оформляются с использованием специальных документов «Ввод остатков материалов» и «Ввод остатков спецодежды». Данные о текущих остатках материалов можно просмотреть в справочнике «Материалы» в любой момент времени, щелкнув кнопку (Остатки) в окне справочника.
Оперативная информация по движению материальных ценностей вводится и отражается в экранных формах документов, которые регистрируются, корректируются и обрабатываются в нескольких журналах.
В журнале «Учет материалов» производится работа с документами, фиксирующими операции поступления материалов от поставщиков, из переработки, из производства на склад, на ответственное хранение, операции по внутреннему перемещению и списанию материалов на производство, на общехозяйственные нужды, а также списание недостач и порчи. Это следующие документы: «Поступление материалов», «Оприходование сырья и материалов из собственного производства», «Акт на приход материала с переработки», «Внутреннее перемещение материалов», «Акт на списание материалов», «Материальный отчет», «Списание по нормам».
Документ «Поступление материалов» предназначен для оформления хозяйственных операций поступления материальных ценностей на склад, либо в переработку. Экранная форма документа определяется реквизитом «Вид». ТМЦ различных видов и типов вводятся разными документами. При указании цены и количества материалов автоматически просчитываются суммы материалов, НДС и сумма операции. В процессе ввода осуществляется контроль за правильностью ввода даты, уникальностью номера документа, соответствию кодов справочника, проставлением обязательных реквизитов документов. Все документы после сохранения формируют бухгалтерские записи по счетам, которые можно просмотреть в журналах операций или проводок.
Операции по поступлению материальных ценностей от подотчетных лиц регистрируются в журнале «Авансовые отчеты» раздела «Учет расчетов с подотчетными лицами». Подотчетное лицо вводится как элемент справочника «Сотрудники».