– подписывать и визировать документы в пределах своей компетентности;
– требовать от директора предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;
– представлять предприятие перед другими организациями на основании доверенности, выданной генеральным директором в порядке установленном законодательством Российской Федерации.
Начальник ОМТСиК несет ответственность за:
– неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
– причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации;
– управление основными фондами, малоценным имуществом и прочими
материальными ценностями, переданные под его ответственность;
– качество поставляемой продукции, в том числе и по оборонным заказам.
2.2 Организация хозяйственных связей и закупка материальных ресурсов на ОАО «АСЗ»
2.2.1 Управление закупками и их классификация
Основополагающим документом по процессу «Закупки» на ОАО «АСЗ» является стандарт предприятия «Управление закупками. Положение». В нем описывается управление и организация обеспечения основного и вспомогательного производства материалами, оборудованием и комплектующими изделиями. Стандарт является обязательным для всех структурных подразделений, участвующих в материально-техническом обеспечении предприятия.
Цель процесса «Закупки» – обеспечение непрерывности и стабильности производственного процесса путем приобретения, доставки, использования материалов, оборудования и комплектующих изделий, необходимых основному и вспомогательному производству и отвечающих по количеству и качеству, установленным требованиям, что гарантирует выполнение требований заказчика и превосходит его ожидания. Качество закупок рассматривается международными стандартами. Основная задача процесса закупки – найти, оценить и выбрать, обеспечив тесную координацию между ОМТСиК и его поставщиками. Данный принцип реализуется решением следующих задач:
– создать нормативную и информационную базу обеспечения предприятия материально-техническими ресурсами требуемого качества;
– организовать работу с поставщиками, включая оценку и выбор поставщиков, оперативное регулирование поставок;
– установить формы и методы входного контроля качества продукции поставщиков;
– заключить контракты (договора) с поставщиками и провести анализ выполнения условий контракта;
– организовать хранение и учет продукции;
– организовать анализ и оценивание сроков и качества поставок;
– организовать предъявление претензий и исков к поставщикам;
– добиваться снижения затрат на материально-техническое обеспечение производства;
– организовать анализ цен на закупаемое оборудование и материалы.
Ответственность за организацию материально-технического снабжения предприятия несет начальник ОМТСиК, в соответствии с стандартам и должностной инструкцией.
Классификация закупок
Все материалы, оборудование и комплектующие изделия, закупаемые для производства, классифицируются по видам продукции выпускаемой предприятием:
– военная продукция;
– гражданская продукция.
Закупки материалов, оборудования и комплектующих изделий производятся в строгом соответствии с заказной ведомостью, разрабатываемой проектантом в котором указываются конкретный поставщик все необходимые требования закупаемой продукции. Закупки материалов, оборудования и комплектующих изделий для производства гражданской продукции производится на основании заказной ведомости, оценку и выбор поставщика производит ОМТСиК в соответствии стандарту предприятия.
2.2.2 Выбор поставщиков
На практике не редко применяется такой термин как «Закупочная логистика» – это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного потребления на ОАО «АСЗ» это ОМТСиК. Для обеспечения предприятия всем вышеперечисленным необходимо решить ряд задач:
– что закупить;
– сколько закупить;
– у кого закупить;
– на каких условиях закупить.
Что, сколько и у кого закупить – задачи сложные по своей природе. В России их решение осложнено еще и тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме не решали вообще, так как ресурсы распределялись. Это также является одной из причин отсутствия высококвалифицированных специалистов в области закупок. Тем не менее, руководство многих фирм давно осознало, что планирование связей с рынком поставок имеет такое же важное значение для успешного функционирования, как и планирование рынка сбыта. В условиях насыщенности рынка закупки, производимые фирмой, могут оказать значительное воздействие на рост ее прибыли, наряду с продажей продукции. Практически новое отношение к функции снабжения реализуется через разработку плана или основных положений стратегии закупок. Политика снабжения вырабатывается на основании анализа двух аспектов: важности предполагаемой закупки и особенностей рынка поставок.
Тем не менее, эти задачи можно разделить на два типа:
– выбор товара и его количества;
– выбор поставщика.
Выбор поставщика, в основном, принято решать двумя методами.
Первый – анализ возможных вариантов и предложений – осуществляет торговый агент предприятия, отвечающий за закупки. Он выбирает поставщика, исходя, прежде всего, из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие проблемы. Все вопросы обычно решаются с помощью современных средств связи, обмен официальной документацией сведен к минимуму.
Второй метод заключается в коллегиальном обсуждении возможностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела закупок предприятия, так и на уровне взаимодействия вышеназванного отдела с производственным, отделом контроля качества либо отделом сбыта.
Анализ, определение потребности и расчет количества заказываемых материалов также имеет определенные методы решения. Практически все они основаны на анализе информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом.
Первоначально решение этих проблем искалось в определенной программе производства конечного продукта. Необходимость планирования обусловлена тем, что основная масса задержек в процессе производства связана с запаздыванием поступления отдельных комплектующих, в результате чего, как правило, параллельно с уменьшением эффективности производства, на складах возникает избыток материалов, поступивших в срок или ранее намеченного срока. Кроме того, вследствие нарушения баланса поставок комплектующих, возникают дополнительные осложнения с учетом и отслеживанием их состояния в процессе производства, то есть фактически невозможно было определить, например, к какой партии принадлежит данный составляющий элемент в уже собранном готовом продукте. С целью предотвращения подобных проблем, была разработана методология планирования потребности в материалах. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи данной методики. Принцип ее прост: исходная точка – это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Главной задачей этой методики является обеспечение гарантии наличия необходимого количества требуемых материалов (комплектующих) в любой момент времени в рамках срока планирования, наряду с возможным уменьшением постоянных запасов, а, следовательно – разгрузкой склада. Преимущество применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки (и производство) планируются, исходя из потребностей в конечном продукте. Тем не менее, эта система может дать сбой, если параметры заказов (спрос потребителей, возможности поставщиков) колеблются. С целью увеличить эффективность планирования, было предложено ввести в рассмотрение более широкий спектр факторов при проведении планирования, путем введения дополнительных функций. Дополнительные функции осуществляют обратную связь в системе, обеспечивающую гибкость планирования по отношению к внешним факторам, таким как уровень спроса, состояние дел у поставщиков и т.п. Цель такой системы – так спланировать поставку всех комплектующих, чтобы исключить простои производства и минимизировать запасы на складе. Уменьшение запасов материалов, кроме очевидной разгрузки складов и уменьшения затрат на хранение дает ряд неоспоримых преимуществ, главное из которых – минимизация замороженных средств, вложенных в закупку материалов.
В закупочной логистике выделены три основных метода закупок:
– оптовые закупки;
– регулярные закупки мелкими партиями;
– закупки по мере необходимости; а также различные комбинации перечисленных методов.
Каждый из методов имеет свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать.
1. Закупка товара одной партией.
– Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз.
– Преимущества: простота оформления, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки.
– Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.
2. Регулярные закупки мелкими партиями.
– В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, который поставляется ему партиями в течение определенного периода времени.
– Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала, экономия складских помещений.