Построение электронных таблиц по основным типовым деловым документам.
Познакомимся с работой мастера диаграмм. Первый шаг построения диаграммы предполагает выбор типа будущего изображения. Вы имеете возможность выбрать стандартный или нестандартный тип диаграммы. Затем Вы нажимаете кнопку Далее> для продолжения процесса построения.
На втором шаге выбирается источник данных для диаграммы. Для этого непосредственно на рабочем 1 листе при помощи мыши выделяют необходимый диапазон ячеек. Допускается и ввод диапазона ячеек непосредственно клавиатуры.
Если диаграмма включает в себя несколько рядов, можно осуществить группировку данных двумя способами: в строках таблицы или в ее столбцах. Для этой цели на странице Диапазон данных имеется переключатель Ряды.
В процессе построения диаграммы возможно добавление или редактирование рядов данных, используемых в качестве исходных.
Для формирования рядов данных служит вторая страница рассматриваемого диалогового окна. На этой странице можно выполнить детальную настройку рядов, задав имя каждого ряда и единиц измерения для оси X.
Задать название ряда можно в поле Имя, непосредственно введя его с клавиатуры или выделив на листе, временно свернув диалоговое окно.
В поле Значения находятся численные данные, участвующие в построении диаграммы. Для ввода этих данных также удобнее всего воспользоваться кнопкой свертывания окна и выделить диапазон непосредственно на рабочем листе.
В поле Подписи оси X вводятся единицы измерения оси X.
На третьем шаге построения необходимо установить такие параметры диаграммы, как заголовки и различные подписи, оси, а также формат вспомогательных элементов диаграммы (координатной сетки, легенды, таблицы данных).
Здесь Вы сталкиваетесь с понятием подписей строк и столбцов, которые представляют собой заголовки строк и столбцов, а также названия полей. Вы можете включать их в область, для которой будет строиться диаграмма, или не делать этого. По умолчанию диаграмма строится по всей выделенной области, то есть считается, что строки и столбцы под подписи не выделены. Однако, когда в верхней строке и в левом столбце выделенной Области находится текст. Excel автоматически создает подписи на их основе.
На четвертом шаге мастера диаграмм необходимо установить параметры размещения диаграммы. Она может располагаться на отдельном или на имеющемся листе. Нажмите кнопку Готово, и процесс построения закончится.
III.III. Структура управления базами данных.
Создание формы и заполнение баз данных в Microsoft Access.
В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким; но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.
Изменение структуры базы данных.
1.При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Запуск мастера, а затем нажмите кнопку ОК.
Если база данных уже была открыта или если было закрыто первое диалоговое окно, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов.
2. Установите указатель на нужный значок шаблона базы данных и дважды нажмите кнопку мыши.
3. У кажите имя и каталог для создаваемой базы данных.Чтобы начать создание новой базы данных, нажмите кнопку ОК.
Создание базы данных без помощи мастера.
1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.
Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных.
2. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК.
После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.
Обновление структуры базы данных. После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.
Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.
Добавление данных и создание других объектов базы данных, если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Работа с простейшими базами данных
(СУБД) — это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. С организационной точки зрения в работе с любой базой данных есть два разных режима: проектировочный и эксплуатационный (пользовательский). Создатель 6азы имеет право создавать в ней новые объекты (например таблицы), задавать их структуру, менять свойства полей, устанавливать необходимые связи.
1. Взгляните на стартовое окно базы данных. Кроме шести вкладок для основных объектов оно содержит три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой..
2. Кнопка Открыть открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотрегь, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее.
3. Кнопка Конструктор тоже открывает избранный объект, но по-другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления. Очевидно, что этот режим служит не для пользователей базы, а для ее разработчиков.
4. Действие командной кнопки Создать соответствует ее названию. Она служит для создания новых объектов. Этот элемент управления тоже предназначен для проектировщиков базы. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью Мастера. О достоинствах и недостатках этих методов мы поговорим при более подробном рассмотрении объектов Access 95.
Системы управления базами данных должны учитывать, что с базами могут одновременно работать много людей. Если бы с базами работали как с документами в текстовом процессоре, то один .человек, открывший файл для редактирования, монополизировал ; бы этот файл и блокировал бы к нему доступ других пользователей; до тех пор, пока файл не будет закрыт и сохранен.
В базах данных один пользователь, вносящий изменения в базу, блокирует только одну запись, с которой он работает, причем ненадолго. Как только ввод очередной записи завершается, она становится доступной всем инспекторам для просмотра, а некоторым (кому это положено по должности) и для редактирования.
Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.
Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.
IV. Прикладные программы для экономики и управления.
IV.I. Программа "Склад".
Инсталляция программы "Склад ".
Если Вы приобрели инсталляционную дискету; вставьте ее в дисковод А: или В: и выберете указанное устройство в качестве текущего (например командой: а:) и запустите инсталлятор INSTALL.EXE. Он предложит установить пакет в каталог C:\SKLAD, если Вы желаете установить пакет в другом месте, укажите полный путь куда его установить.
Обратите внимание на результирующее сообщение. В случае возникновения проблем, обращайтесь к разработчикам.
При установки программы с инсталляционной дискеты автором замены случаи, когда программа устанавливается в демонстрационном режиме. К сожалению, это зависит от Вашей аппаратуры и, если Вы попали в такую ситуацию, то программу легко зарегистрировать, обратившись к пункту меню "Установки Настройка пакета. Регистрация пакета и сообщив серийный номер Вашего компьютера, который выдаст программа, разработчику.
Если Вы получили программу по компьютерной сети в виде файла SK.LAD26.ARJ, то для установки программы необходимо:
1. скопировать данный файл в нужный каталог, например C:\SK1AD;
2. запустить программу ARJ:arj x -у sklad26
После выполнения этих процедур, запустить программу SKLADX.EXE. Программа будет работать в деморежиме. Если Вы уже приобрели права на регистрацию, то обратитесь к разработчику.
Настройка программы "Склад"
Настоящее руководство модно читать прямо из программы. В любой момент времени, вызовите подсказку клавишей F1, а затем нажмите клавишу F1 еще раз. После этого выбирайте интересующую главу руководства (либо все по порядку ). Для того, чтобы эта возможность была доступна, необходимо, чтобы файл документации SKLAD.DOC находился на диске. Ни в коем случае не редактируйте этот файл! Все замечания и пожелания по поводу документации, пожалуйста, адресуйте разработчику.