Вызванное родительское приложение автоматически переходит к редактированию выбранного объекта. Внеся необходимые изменения, следует обновить объект в документе.
Вставка таблицы в текст.
Создание таблиц.
Word предоставляет возможности для работы с таблицами различного предназначения.
Существует несколько способов создания таблицы. Первым из них является использование команды Добавить таблицу в меню Таблица. При этом на экране появится диалоговое окно Вставка таблицы.
В полях Число столбцов и Число строк нужно указать соответственно число колонок и число строк, в таблице. По умолчанию таблица будет состоять из двух колонок и двух строк. В третьем поле Ширина столбца задается ширина колонки в сантиметрах. Можно использовать значение Авто, тогда ширина будет подобрана автоматически так, чтобы таблица по ширине поместилась в рамки полосы набора. Первоначально ширина всех колонок одинакова.
Вторым способом создания таблицы является преобразование текста в таблицу. Для этой операции необходимо выбрать преобразуемый текст и выполнить команду Преобразовать текст из меню Таблица. Откроется диалоговое окно, в котором по аналогии с предыдущим нужно указать число строк, колонок и ширину колонки. В окне также можно обратиться к функции автоматического форматирования таблицы. По умолчанию никакой формат не используется. Опции Разделитель определяет, по какому символу следует разделить текст для преобразования его в таблицу.
Возможны следующие варианты разделения текста в таблицу: по абзацам, по символам табуляции, по запятым. В качестве разделителя можно также использовать любой символ, введенный справа в поле диалогового окна.
Допускается создание таблицы путем импровизированного рисования ее непосредственно на экране. Для этого следует выбрать пункт Нарисовать таблицу из меню Таблица. После этого курсор мыши приобретает вид карандаша, с помощью которого и можно нарисовать таблицу. Команда Нарисовать таблицу автоматически активизирует панель инструментов Таблицы и границы, в которой содержатся инструменты для редактирования таблиц. Так, для стирания линии в таблице нужно нажать кнопку с изображением ластика и т. п.
Создать таблицу можно также с помощью пиктограммы на панели инструментов или с помощью мастера создания таблиц.
Форматирование и корректировка текста.
Форматирование текста представляет собой задание фрагментам документа различных атрибутов (или свойств), определяющих внешний вид текста в этих фрагментах. Word предоставляет для этого мощные средства. Можно менять параметры форматирования отдельных символов, их групп, абзацев. Для изменения параметров форматирования используются меню, клавиатура и панель инструментов
Составление и распечатка основных типовых деловых документов.
Установка драйвера принтера.
Для того чтобы Word смог распечатать какой-либо документ, необходимо в первую очередь установить драйвер принтера, которым Вы будете пользоваться. Это можно сделать с помощью Панели управления Windows 95, в состав которой входит специальная группа Принтеры. Однако проще открыть эту группу через меню Пуск \ Настройка либо с помощью программной группы Мой компьютер на Рабочем столе. В открывшемся диалоговом окне нужно выбрать пиктограмму Установки принтера.
Мастер установки принтера Windows 95 задает ряд вопросов, на которые нужно последовательно отвечать, а затем нажимать кнопку Далее. В списке принтеров нужно выбрать фирму, изготовившую принтер, и соответствующую модель. Если Ваша модель принтера отсутствует в списке, то следует выбрать принтер такого же класса, но с меньшим номером.
Например, если в списке отсутствует принтер Epson LX-300,
Это среди принтеров Epson класса LX нужно выбрать ближайший с меньшим номером, например, LX-100.
Выбор принтера другого класса, LQ или FX или принтера с большим номером, например, LX-400, будет приводить к ошибкам при печати. По окончании установки мастер потребует вставить установочный диск Windows 95. После копирования необходимых файлов с диска установка драйвера принтера заканчивается.
Предварительный просмотр.
Перед тем как распечатать готовый документ на бумаге, можно просмотреть на экране, как он будет выглядеть в результате распечатки. Для этой цели служит режим предварительного просмотра. В этом режиме, как и в режиме разметки страницы, документ выводится постранично, а не сплошным текстом. Расположение на странице текста, иллюстраций, таблиц и прочих объектов максимально соответствует тому, как будет выглядеть документ в напечатанном виде.
Перейти в режим предварительного просмотра можно одним из следующих способов:
• выполнить команду Предварительный просмотр из меню Файл;
• нажать кнопку в стандартной панели инструментов;
• нажать комбинацию клавиш Ctrl-F2. Word перейдет в режим просмотра, будет активизирована соответствующая панель инструментов.
Выбор масштаба осуществляется точно так же, как и раньше, с помощью поля со списком.
Чтобы максимально увеличить область просмотра, можно воспользоваться как кнопкой и панели инструментов, так и командой Во весь экран из меню Вид.
При просмотре нескольких страниц выбор числа видимых страниц осуществляется с помощью рамки, которая появляется после щелчка мыши на пиктограмме.
Для выхода из режима предварительного просмотра достаточно нажать клавишу Esc или Ctrl-F2. Можно также воспользоваться кнопкой Закрыть или выполнить команду Предварительный просмотр из меню Файл.
Печать документа.
Для того чтобы Word выполнил распечатку всего документа, достаточно щелкнуть на пиктограмме печати в панели инструментов, предварительно подготовив принтер. Если на компьютере было установлено несколько принтеров, то для того чтобы Word мог корректно обрабатывать и представлять на экране документ, необходимо указать, какой принтер будет использован для печати документа. Выбор принтера для печати выполняется следующим образом. Выполните команду Печать из меню Файл. Появится диалоговое окно управления печатью, в котором следует выбрать из списка принтеров тот, на котором сейчас будет выполняться печать.
Этим же диалоговым окном следует пользоваться для распечатки части документа, а также другой информации.
В области Страницы следует задать, какую часть документа печатать: весь документ, текущую страницу, выделенный фрагмент или несколько страниц с указанными номерами.
Количество копии задается в поле Число копий. При печати нескольких копий информации, занимающей более одной страницы, можно:
• напечатать все копии первой страницы, затем все копии второй страницы и т. д.;
• напечатать целиком первую копию, затем вторую и т. д.
Если Вы хотите воспользоваться вторым способом, включите опцию Разобрать по копии.
При печати документов можно определить опцию Вывести па печать. Если печатается документ с двусторонней версткой страниц на принтере, печатающем только с одной стороны листа, то можно поступить следующим образом. Сначала печатаются все страницы с нечетными номерами, затем пачка бумаги переворачивается, и печатаются все страницы с четными номерами. Ряд дополнительных параметров печати можно указать, нажав кнопку Параметры.
Фоновая печать.
Как правило, если компьютер достаточно производителен и располагает достаточным объемом оперативной памяти, то печать выполняется в фоновом режиме. В этом случае нет необходимости ждать, пока Word завершит печать всего документа, так как печатью занимается специальная программа, обслуживающая не только Word, но и другие программы Windows, которые позволяют печатать на принтере. Для использования этого режима необходимо включить опцию Фоновая печать на странице Печать в диалоговом окне Параметры. Подробнее о настройке печати рассказывается в разделе "Настройка Word".
III.II. Электронная таблица MS Excel.
Ввод и редактирование данных в таблице.
Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. В Excel Вы можете вводить числа, текст, даты, время, последовательные ряды данных и формулы. После того как данные введены, возникает вопрос о том, в каком виде их представлять на экране. Для представления данных в Excel существуют различные категории форматных кодов. Если данных много и их типы различны, возникает проблема организации их ввода, а после того как они введены, нужно уметь организовать их поиск и замену (например, для исправления ошибок).
Расположение данных в таблицах предполагает наличие у них заголовков. Сделать простые заголовки у таблиц не представляет трудностей, но если заголовки сложные, то требуется определенный навык в их построении с помощью средств Excel.
Режим ввода.
Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или щелкнуть мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа Вы переходите в режим ввода, при этом в строке состояния отображается слово Ввод.
Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды щелкните мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом Вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.
Вы можете восстановить содержимое ячейки, не выходя из режима ввода. Для этого нужно нажать Ctri-Z. Восстановление данных и выход из режима ввода осуществляются щелчком мыши на красном крестике, расположенном в строке ввода. Если Вы вышли из режима ввода и хотите вернуть предыдущий вариант данных, нажмите Ctri-Z или кнопку Отменить на стандартной панели инструментов.