Система должна предоставлять служащим возможность вводить информацию из карточки учета рабочего времени, вводить заказы на поставку, изменять свои параметры (такие, как способ оплаты за работу) и формировать различные отчеты. В целях обеспечения безопасности и аудита служащие должны иметь возможность доступа и редактирования только своих собственных карточек учета рабочего времени и заказов на поставку.
В системе должна храниться информация обо всех служащих компании в различных странах. Система должна обеспечивать правильную и своевременную оплату работы каждого служащего в соответствии с указанным им способом. Часть служащих получает почасовую оплату. Она начисляется на основе карточек учета рабочего времени, каждая из которых содержит дату и количество часов, отработанных в соответствии с конкретным тарифом. Если какой-либо служащий отработал в день более 8 часов, сверхурочное время оплачивается с коэффициентом 1,5. Служащие-почасовики получают зарплату каждую пятницу.
Некоторые служащие получают фиксированный оклад, однако они тоже представляют свои карточки учета рабочего времени. Благодаря этому система может вести учет количества часов, отработанных в соответствии с конкретными тарифами. Такие служащие получают зарплату в последний рабочий день месяца.
Некоторые служащие с фиксированным окладом также получают комиссионное вознаграждение, учитывающее объем продаж. Они представляют заказы на поставку, отражающие дату и объем продаж. Процент комиссионного вознаграждения определяется индивидуально для каждого служащего и может составлять 10, 15, 25 или 35%.
Одной из наиболее часто используемых возможностей новой системы является формирование разных отчетов: запросить количество отработанных часов, суммарную зарплату, оставшееся время отпуска и т.д.
Служащие имеют право выбирать способ оплаты за работу. Они могут получать свои чеки на оплату по почте, на счет в банке или на руки в офисе.
Администратор системы курирует информацию о служащих. В его обязанности входят ввод данных о новых служащих, удаление данных и изменение любой информации о служащем, а также формирование различных отчетов для руководства.
Приложение начисления зарплаты должно запускаться автоматически каждую пятницу и в последний рабочий день месяца, рассчитывая в этот день зарплату соответствующих служащих. Начисление зарплаты должно производиться автоматически, без ручной обработки.