3. Оформление сдачи торговой выручки
С кассиром, работающим на ККМ, администрация организации обязательно заключает договор о материальной ответственности. Перед началом работы кассир обязан проверить исправность ККМ, заправить чековую и контрольную ленты, установить текущую дату, перевести нумератор на нули. Контрольно-кассовая лента оформляется на начало и конец дня. На ней проставляются число, время начала работы, номер контрольно-кассовой машины, а в конце рабочего дня - клише и сумма выручки за день, которые заверяются подписями кассира и представителя администрации предприятия. Теперь рассмотрим основные режимы работы ККМ, такие, как "касса", снятие сменного Х-отчета и Z-отчета (гашение показаний). В режиме "касса" кассир пробивает суммы денег и печатает чеки, которые он обязан выдавать покупателям. Одновременно с печатью чека происходит печать контрольной ленты. ККМ складывает все пробитые суммы. Для контроля со стороны налоговых органов важна только общая накопленная сумма, но для внутреннего учета руководителю предприятия и бухгалтеру необходимо знать, как эта сумма распределена, например, по секциям (отделам) торгового предприятия. Поэтому обычно, если в магазине более одной секции, ККМ накапливает суммы по каждой секции и итоговую - по всем секциям. На выдаваемом покупателям чеке должны отражаться следующие реквизиты: наименование организации, ее ИНН, заводской номер ККМ, порядковый номер чека, а также дата, время и стоимость покупки (услуги), признак фискального режима. Нередко на чеке можно увидеть и другие реквизиты, например сумму сдачи, идентификатор секции, наименование или код товара, шифр кассира и т.д. X-отчет - это дневной отчет без обнуления информации в оперативной памяти. Х-отчет представляет собой часть чековой ленты, на которой ККМ печатает содержание своих счетчиков, но при этом счетчики не меняют своих значений. Х-отчеты снимаются для контроля поступления выручки предприятия в течение смены по требованию администрации или для периодической сдачи наличной выручки в кассу предприятия или старшему кассиру. При такой сдаче выручки оформляется приходный ордер по форме N КО-1, квитанция которого остается у кассира для подтверждения факта передачи указанной на нем суммы денег. В течение смены можно сколько угодно раз пробивать Х-отчеты. На накоплении сумм в ККМ это никак не сказывается. Такие отчеты можно снимать по секциям, по сменному итогу и по главному итогу. Эти отчеты используют, например, для определения недостачи или излишка в кассе. При этом сверяют данные денежных счетчиков (Х-отчета) с выручкой, находящейся в денежном ящике ККМ. Z-отчет - это дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память. Z-отчет снимается представителем администрации в присутствии кассира только один раз в конце смены (или дня), когда происходит изъятие последней части дневной (сменной) выручки из денежного ящика ККМ. Представитель администрации в присутствии кассира получает Z-отчет и вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту, которую необходимо хранить. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты, указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных регистров, сумму дневной выручки, дату и время окончания работы (если эти параметры не пробиты на ленте). Затем кассир готовит денежную выручку и другие платежные документы, составляет кассовый отчет и сдает выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру. В Z-отчете отражаются не только показания контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, суммы скидок и аннулированные чеки. Сумма дневной выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте и с суммой денег, сданных кассиром-операционистом старшему кассиру, а в случае инкассации соответствовать сумме денег, уложенных в инкассаторскую сумку. Для того чтобы сдать выручку в банк, нужно заполнить объявление на взнос наличных денег. Оно заполняется либо лицом, которое хочет положить деньги на счет (не обязательно бухгалтером), либо сотрудником банка (в каждом банке свои правила). Объявление состоит из трех частей, которые заполняются одинаково. Две из трех частей забирает банк, а третья (квитанция) остается организации и прикрепляется к расходному кассовому ордеру. Если у организации возникают проблемы со сдачей выручки в кредитное учреждение, то ее можно решить с помощью инкассации. Такой способ транспортировки денег в банк имеет больше плюсов, нежели минусов. Положительные стороны: во-первых, безопасность. Ваши деньги будут доставлены в банк под охраной. Во-вторых, если у фирмы будет договор инкассации, то за несвоевременность сдачи денег будет отвечать банк. И если лимит будет превышен по вине инкассаторов (не приехали за выручкой), то фирма избежит наказания. Доказательством тому служит постановление Пленума ВАС РФ от 5 ноября 1996 г. № 3561/96. График и время заездов инкассаторов оговаривается в договоре. При инкассации бухгалтер-кассир заполняет два экземпляра препроводительной ведомости. После сдачи денег он должен проверить, правильную ли сумму зачислили на счет фирмы. В качестве подтверждающих документов банк выдает мемориальный ордер, приложение к препроводительной ведомости и акт о вскрытии сумки. Минус доставки денег через инкассацию – это то, что у фирмы возникают дополнительные расходы.
4. Ведение кассовой книги
По российскому законодательству все организации должны хранить свободные деньги в банке, а большинство расчетов между юридическими лицами должно производиться в безналичном порядке. Для того чтобы производить расчеты наличными, необходимо иметь кассу, кассира, вести кассовую книгу. (ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, утв. Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г . N 40). При этом, если вы принимаете наличные деньги от населения, то должны еще иметь кассовый аппарат, поставленный на учет в налоговой инспекции и вести журнал кассира-операциониста (ПОЛОЖЕНИЕ ПО ПРИМЕНЕНИЮ КОНТРОЛЬНО-КАССОВЫХ МАШИН ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ С НАСЕЛЕНИЕМ, утв. Постановлением Совета Министров Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 г . N 745).
Кассовая книга
Кассовая книга ведется по утвержденной форме. Каждый год начинается новая кассовая книга. Заполняется за каждый день, когда совершались операции с наличными деньгами. Можно купить в магазине журнал установленной формы, тогда в начале года пронумеровываются страницы, прошиваются, все это скрепляется печатью и потом заполняется в хронологическом порядке вручную. Можно вести в электронном виде и распечатывать за каждый день, когда было движение, а в конце года прошнуровать, пронумеровать, скрепить печатью и подписью директора и главного бухгалтера (если он есть).
Кассовая книга состоит из двух частей: вкладного листа кассовой книги и отчета кассира. Если вы книгу купили, то все записи делаются шариковой ручкой под копировальную бумагу, второй экземпляр и есть отчет кассира, он отрывается и хранится отдельно.
Если вы ведете кассовую книгу в электронном виде (рекомендую), то распечатываете за каждый день приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист и отчет кассира, т.е. по сути у вас получается кассовая книга, состоящая из двух частей. Листы в них нумеруются в порядке возрастания с начала года, на последнем в месяце вкладном листе проставляется общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а на последнем за календарный год - общее количество листов за год.
Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, его отрывная часть - квитанция к приходному кассовому ордеру, подшивается к банковской выписке.
Расход денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером или несколькими. Когда вы сдаете деньги в банк, вам выдают ордер и квитанцию. Квитанцию подшиваете к кассе, ордер - к банковской выписке.
5. Заполнение кассовой книги
| Графа | Содержание |
| Номер документа | Порядковый номер приходного или расходного кассового ордера |
| От кого получено или кому выдано | ФИО физического или наименование юридического лица сдавшего (получившего) деньги и краткое содержание операции |
| Номер корреспондирующего счета, субсчета | Номер счета, на котором в корреспонденции со счетом 50 "Касса" отражается движение денег |
| Приход | Сумма, полученная по приходному ордеру |
| Расход | Сумма, выданная по расходному ордеру |
| Итого за день | Общие суммы по приходным и расходным ордерам |
| Остаток на конец дня | Определяется по формуле: Остаток на начало дня + Приход за день - Расход за день |
Список использованной литературы
1. Торговое дело: экономика и организация: Учебник/Под общ. ред. проф. Л.А. Брагина и проф. Т.П. Данько. - М.: ИНФРА-М, 2002г.;
2. Экономика торгового предприятия. Торговое дело: Учебник. – Брагин Л.А. – ИНФРА-М, 2008г.;
3. Экономика торгового предприятия. Учебник. - С.Н. Лебедева, Н.А. Сныткова, А.В. Гавриков, Новое знание, 2007г.