Оптимизация административно-управленческих процессов в муниципальных учреждениях на основе аутсорсинга (стр. 16 из 17)

Рис. 3.5. Потери времени сотрудников школы

Стоимость аутсорсинговых услуг составляет 19200 р/мес., заработная плата наемного специалиста должной квалификации для обслуживания информационной инфраструктуры школы на рынке труда Санкт-Петербурга составляет около 27000 р/мес.

2. Обращения в сервисные центры по ремонту оборудования. Раньше школе приходилось тратить около 4000 р/мес. На разовые работы по ремонту офисной техники. В случае с аутсорсинговым контрактом эти расходы равны нулю, так как ремонт входит в перечень услуг сервисного договора. Наемный ИТ-специалист по этой же статье сэкономил бы школе около 2003 р/мес.

3. Сверхурочное и дополнительно оплачиваемое время сотрудников плюс зарплата второго бухгалтера составляли около 14000 р/мес. Фирма "Альфа-решения" помогла школе ликвидировать эти расходы. Впрочем, наемный специалист, вероятнее всего, также смог бы организовать процесс таким образом, чтобы услуги второго бухгалтера не потребовались. Однако полностью освободить учителей информатики от выполнения некоторых задач, связанных с организацией информационного потока, стало бы нереальной задачей для одного специалиста.

4. Расходы на поставку комплектующих и расходных материалов. При работе с аутсорсером экономия составила около 1600 р/мес. Это связано с тем, что ООО "Альфа-решения", имея договоры с крупнооптовыми поставщиками компьютерной техники, может реализовывать ее по ценам, значительно ниже розничных. Второй причиной экономии на закупку оборудования и комплектующих служит выбор моделей по критериям наибольшей надежности по опыту компании и наименьшей долгосрочной стоимости обслуживания, соответствующий частоте и интенсивности их использования.

5. Расходы на обновление ПО и лицензионные отчисления удалось сократить в 3 раза (за счет проведения грамотной лицензионной политики и замены части ПО на бесплатные аналоги) и в будущем они будут снижаться.

Проводим сравнительный анализа показателей, приведенного в таблице 3.6. Результаты анализа представлены в таблице 3.7 и на рисунке 3.7.

Таблица 3.6 Расчет финансовых показателей для различных моделей выполнения функции ИТ-обслуживания

Параметры	As Was	As Is	As Would Be	As Will Be
	(Как было)	(Как стало)	(Наемный специалист)	(Как будет)
Надбавки, Сумма контракта, З.П. (вкл. налоги с ФОТ и отчисления в фонды)	8000	19200	27000	19200
Обращение в сервисные центры для ремонта оборудования	4000	0	2003	0
Сверхурочное и дополнительно оплачиваемое время сотрудников + з/п второго бухгалтера	14000	0	4000	0
Расходы на поставки комплектующих, расходных материалов	5800	4200	5800	4200
Расходы на обновление ПО (Консультант+, 1С), лицензионные отчисления	6800	2200	4600	2003
Итого:	38600	25600	43400	25400

Рис. 3.6. Структура расходов для различных моделей выполнения функции ИТ-обслуживания

Таблица 3.7 Сравнительный стоимостной анализ показателей для различных моделей выполнения функции ИТ-обслуживания

Параметр	As Was	As Is	As Would Be	As Will Be
	(Как было)	(Как стало)	(Наемный специалист)	(Как будет)
Общая сумма расходов, руб/мес.	38600	25600	43400	25400
Общая сумма расходов, руб/год	463200	307200	520800	304800
Расходы на ИТ-обслуживание на одного обучающегося, руб/год	606,28	402,09	681,67	398,95

Рис. 3.7. Расходы на ИТ-обслуживание на одного обучающегося, руб/год

Величина расходов на ИТ-обслуживание на одного обучающегося школы №158 в год составит около 402 руб. (через 6 месяцев "Альфа-решения" планирует достигнуть значения, равного 398 р.), а это примерно в 1,5 раза меньше, чем было в условиях обеспечения информационной системы силами работников школы и почти в 1,7 раза меньше стоимости условной единицы услуги, оказанной квалифицированным наемным специалистом.

Итак, использование ИТ-аутсорсинга позволяет оптимизировать следующие показатели социально-экономической эффективности:

· Качество обслуживания компьютерной сети школы (профессиональный, комплексный, единый подход группы специалистов аутсорсинговой компании, позволяющий охватить все стороны обслуживаемого объекта, не нуждающийся в дополнительных ресурсах на устранение противоречий, возникающих из-за несогласованности действий различных поставщиков услуг в одной сфере)

· Объем предоставленных школе услуг (возможности аутсорсинговой компании гораздо шире возможностей отдельных специалистов)

· Скорость реагирования на возникновение неисправностей (минимизация простоев компьютерного оборудования, а, следовательно, обеспечение непрерывности учебного процесса)

· Четкость определения возникающих проблем и принципа их решения (и что особенно важно – определенность временных рамок решения проблем)

· Гарантия исполнения переданных на аутсорсинг функций (достигается путем заключения сервисного договора, закрепляющего обязанности и ответственность обеих сторон; к договору также могут прилагаться дополнительные соглашения, в которых учитываются отдельные нюансы, например, вопрос неразглашения информации). Причем исполнителю выгодно придерживаться условий договора, т. к. аутсорсер нацелен на долгосрочный контракт (абонентская плата предполагает долгосрочное сотрудничество)

· Эффективность использования техники

· Время подготовки документов

· Уровень информатизации школы, обеспечение нововведениями в сфере ИТ с учетом ограниченности бюджетных средств

· Своевременный контроль за обеспечением работоспособности компьютерной системы, позволяющий предотвратить сбои и финансовые потери

· Уровень образования учащихся (напрямую зависит от вышеперечисленных показателей)

· Уровень образования персонала образовательного учреждения в сфере ИТ (система обучения и консультаций)

· Заинтересованность учащихся в получении знаний в атмосфере технического прогресса и ситуации, когда "все работает"

· Возможность индивидуализации и дифференциации учебно-познавательной деятельности учащихся

· Рейтинг образовательного учреждения

· Снижение текущих затрат на обслуживание компьютерной сети (происходит благодаря фиксированной стоимости абонентского обслуживания, не предполагающей дополнительных затрат в случае возникновения непредвиденных ситуаций, а также благодаря включенному в фиксированную цену контракта пакету периодических услуг (обновлений операционных, справочно-правовых систем и т.п.).

Внедрение инновационных технологий — это процесс, который требует определенного регулирования, мониторинга и контроля. При внедрении каких-либо новшеств ошибки неизбежны, но правильное управление инновационными процессами дает положительный эффект. Данные целого ряда исследований инновационной деятельности показывают, что любая технология, которая является новой в силу качественных отличий от уже существующих форм, преобразует структуру организации. Концептуально важно, что содержание инновации неизбежно обуславливает ее результат, который скрывает в себе два смысла. Результат может фиксировать модификацию основ системы, т. е. происходит совершенствование существующего. Или же он свидетельствует о коренном изменении основ и принципов социальной системы с получением качественно нового порядка ее организации. Таким образом, ориентация на результат — это выбор содержания инновации, а, следовательно, определение конечной цели инновационных изменений. Но определить, что первично на стадии инициирования нововведения — знание потребности или знание инновации, достаточно сложно, и это существенно увеличивает значение управленческого решения начать процесс ее реализации.

Никто не ставит под сомнение эффективность аутсорсинга, посредством которого негосударственным участникам рынка, особенно в экономически развитых странах, удается снизить издержки на 20 % и более. Эта инновационная для России технология позволяет повысить эффективность осуществления административно-управленческих процессов, более эффективно контролировать издержки деятельности, повысить качество услуг, оказываемых государственными и муниципальными органами и учреждениями, обеспечить доступность новых технологий, сократить капитальные затраты и сконцентрировать усилия и ресурсы на основных видах деятельности.