Перемещение материалов с одного склада на другой (или из одного цеха/участка в другой) оформляется в системе в тот же момент времени кладовщиком цеха или склада.
Отслеживание хода производства: процедуры
Под управлением производством подразумевается прежде всего управление движением материалов (регистрация готовой продукции), рабочей силы, а так же отслеживание производственных заданий.
Входная информация: план-графики, ЗНП.
Ответственные: мастера цехов, диспетчера цехов.
Предприятие "ТопМехСистемы" реализует действия по отслеживанию хода производства следующим образом:
Мастера цехов списывают материалы и регистрируют изготовленное количество и отработанное рабочими время по конкретным производственным заданиям или по рабочим участкам. В настоящее время эти действия отражаются на бумажных носителях (распечатываемых из системы) и после заполнения рабочими и проверки мастерами вводятся в систему вручную. Для сокращения времени на обработку этой информации предприятие рассматривает возможность установки в цехах систем электронного сбора данных с помощью промышленных терминалов.
По завершению производственных заданий мастера цехов изменяют их статус в системе на "выполнено". После этого с использованием системы выполняются действия по перепланированию оставшихся производственных заданий и расчет необходимых к пополнению цеховых запасов количеств. Указанные действия выполняются с учетом факта выполнения рабочих заданий и расхода материалов.
Требования к руководителю отдела планирования на предприятии ОАО "ТопМехСистемы".
Развитые аналитические способности и умение принимать решение в кратчайшие сроки. Руководитель отдела планирования должен ежедневно обрабатывать большие объемы информации и принимать решение на основе проведенного анализа. Используемая на предпритяии интегрированная система управления во многом упрощает эту задачу и в некоторых случаях даже предлагает несколько вариантов возможных действий. Однако окончательное решение, наиболее соответствующее политике и целям компании, установленным высшим руковдством, принимается сотрудником отледа. Поскольку подобное решение может оказать существенное влияние на будущую деятельность предприятия, руководитель отдела и рядовые сотрудники должны быть способны предусмотреть все возможные эффекты свих действий.
Основной функцией отдела планирования является координация деятельности основных подразделений предприятия. Поэтому руководитель отдела будет ежедневно сталкиваться с проблемами, так или иначе затрагивающими работу всего предприятия и требующими скорейшего разрешения. Независимо от того, что будет источником подобного вопроса (изменение маркетинговой политики, запуск в производство нового продукта, серьезная ошибка в прогнозе, недостаток сырья из-за производственного брака или задержки поставки, внезапная остановка производственной линии), руководитель отдела планирования должен быстро и точно оценить, насколько критична данная проблема, и найти наиболее эффективное решение.
Образование. Руководитель отдела планирования должен обладать достаточным образованием в нескольких областях, а именно:
в области маркетинга - для того, чтобы понимать, какие цели стоят перед системой сбыта, каким образом она работает и с какими трудностями сталкивается;
в области менеджмента - для понимания стратегии предприятия и целей высшего руководства, на основании которых принимаются ежедневные решения;
в области управленческого учета - для понимания информации о себестоимости и того, какими факторами определяется рентабельность производства.
Наиболее важными является глубокое знание современных теорий планирования производства (MRP II, TBB, TO). Руководитель отдела планирования должен отчетливо понимать, как работают современные системы производственного планирования, знать теоретические принципы построения планов производства, генеральных планов и оценки мощности. Кроме того, он должен хорошо знать теорию управления страховыми запасами: для чего они используются, как определяется оптимальный уровень страховых запасов и как достичь их оптимального размещения. Руководитель отдела планирования должен обладать знаниями о том, как строятся прогнозы для оценки потребительского спроса, и быть способными донести свои требования в надлежащем виде до отделов маркетинга и сбыта, - только в этом случае система глобального планирования будет работать с максимальной эффективностью.
Таким образом, руководитель отдела планирования должен обладать соответствующим образованием в области управления производством и быть достаточно образован в других смежных областях.
Знание собственного предприятия. Руководитель отдела планирования должен отчетливо представлять себе все тонкости организации и технологии производства на собственном предприятии. Наиболее важным является доскональное знание товарного ряда предприятия, компонентов готовой продукции и каждого этапа производственного процесса. В случае возникновения неординарных ситуаций (например, когда отдел сбыта требует произвести большую партию продукции в сжатые сроки, либо когда задерживаются поставки материалов) только знание всех элементов производственной цепочки принять верное решение. Для того чтобы найти способ ликвидации отставания от производственного плана или выполнения важного и неординарного (по технологии или по ассортименту) заказа, необходимо понимать какими потенциальными возможностями обладает производство.
Опыт. Наличие описанных выше знаний, как правило, предполагает что их обладать имеет достаточный опыт работы в сфере планирования или производства. Руководитель отдела планирования должен обязательно обладать соответствующим опытом по планированию производства и потребностей в материалах, а так же опытом, связанным с закупками или обработкой заказов клиентов. Важно, чтобы этот опыт был получен либо непосредственно на предприятии, либо на одном из предприятий отрасли со сходным производственным циклом. Идеальным является наличие опыта работы с компьютерными системами.
Умение общаться. Роль, возложенная на руководителя отдела планирования, - осуществление эффективного взаимодействия основных подразделений предприятия превращаются в личностные конфликты между их руководителями, только искусство общения позволит привести всех заинтересованных лиц к конструктивному решению. Умея общаться с людьми, руководитель отдела планирования сможет принимать решения, основанные на большем взаимопонимании и рассудительности. Наличие соответствующего опыта в прошлом и успешная работа в качестве руководителя отдела будут хорошей базой для всех рабочих конфликтов.
Умение работать в напряженной обстановке. При переходе к новой системе планирования или во время реорганизации предприятия руководителю отдела планирования придется решать множество проблем.
Человек стоящий во главе отдела планирования, должен быть готов столкнуться с проблемами и приложить максимально возможные усилия для их разрешения. При этом он должен осознавать, что надлежащая организация процесса планирования сегодня значительно облегчит работу в будущем. Руководитель отдела планирования, кроме того, должен быть волевым человеком. Он должен быть способен сообщить о реальном положении дел (например, об отставании производственного графика) руководителям других подразделений и принять на себя меру ответственности за происходящее. Еще раз отметить, что достижение стабильности производственного процесса значительно снизит нагрузку на всех сотрудников производства и отдела планирования.
До внедрения системы MRP на ОАО "ТМС" производство не было автоматизировано. На момент внедрения MRP-системы производственный учет велся вручную, и месячные отчеты выдавались с опозданием. Отсутствовало планирование производства, хотя было планирование продаж.
Учет и нормальное управление процессами, происходящими на заводе, было невозможно.
Сегодня в результате внедрения ERP-системы основная проблема решена: данные поступают оперативно, в течение дня (хотя пока нельзя сказать, что оперативность измеряется часами). Осуществлена жесткая привязка операций к рабочим центрам. Все важное отражается в системе - сейчас это касается заказов, которые были сняты с производства, и причин, по которым они были сняты.
До внедрения системы на ОАО "ТМС" было практически невозможно оценить затраты на выполнение конкретного заказа. В этой ситуации никакого экономического обоснования внедрению системы не требовалось, решение было очевидно. С внедрением MRP-системы был реализован автоматический контроль норм заказов. Появилась возможность анализировать фактические затраты по проектам. Появляется некая аналитическая составляющая в работе служб, в том числе логистических. Соответственно, теперь не бывает ситуаций, когда приходит какой-нибудь состав с металлом, а его девать некуда. Можно заранее подготовить производственные площади, чтобы разместить груз. Кроме того, реализована функция автоматического контроля сроков хранения. Уходит в прошлое ситуация, при которой об окончании срока хранения дорогого материала, скажем краски, за день до этого было неизвестно.