Информационная модель предприятия (стр. 1 из 2)
1. Общее описание внедрения
Цели и задачи внедрения.
Для принятия решения по внедрению системы управления на предприятии руководитель должен определить для себя цели и задачи внедрения. Все задачи должны вести к достижению предприятием поставленных целей. В качестве задач, которые помогает решить качественная система управления уже на этапе внедрения, можно назвать следующие:
1. Постановка методологически правильного бухгалтерского и налогового учета.
2. Построение управленческого учета.
3. Повышение уровня организации работы сотрудников предприятия.
4. Унификация бизнес - процессов и их регламентирование во времени и по зонам ответственности.
5. Определение рычагов управления и итоговых показателей.
6. Построение единой информационной среды предприятия.
7. Объединение в рамках одного программного продукта всех ключевых бизнес - процессов предприятия.
2. Этап информационного обследования
Работа группы внедрения системы управления ''Виртуоз'' начинается с информационного обследования и описания бизнес - процессов предприятия. Определяется необходимое количество рабочих мест в системе, описывается документооборот на каждом рабочем месте, процессы и документы, которые генерирует данное рабочее место, временная и структурная взаимосвязь обследуемого рабочего места с другими рабочими местами в системе.
Итогом работы на этом этапе является документ «Информационное обследование». Этот документ предназначен для разработки основных информационных, технологических и организационных решений по созданию единой системы информационно-аналитического обеспечения предприятия. Детализация разработок проводится до уровня документов и основных реквизитов, идентификации процессов и их основного содержания.
Решения, описанные в данном документе, являются основой для дальнейшего развития концепции построения информационной системы предприятия.
Целями информационного обследования являются:
1. получение подробной информации о направлениях работы, решаемых задачах, приоритетах, показателях развития, показателях эффективности, организационной структуре, выполняемых функциях, сопутствующих им материальных, финансовых и информационных потоках, взаимодействии с внешними абонентами, используемых средствах автоматизации и др.;
2. формализация существующих на предприятии бизнес - процессов с целью разработки и внедрения единой методологии использования информации, оптимизации информационной среды;
3. анализ уже описанных, фиксированных, повторяющихся бизнес - процессов на предприятии;
4. анализ имеющихся на предприятии средств автоматизации. Оценка их адекватности текущим проблемам организации хозяйственной деятельности предприятия и разрабатываемой модели развития;
5. оценка уровня потребностей в корпоративной информационной системе и определение перечня бизнес - процессов, которые необходимо автоматизировать в первую очередь;
6. формирование и обоснование предложений по реинжинирингу существующих моделей предприятия.
7. описание модели предприятия, которая будет получена после реинжиниринга.
8. формирование плана мероприятий по работам ориентированным на реинжиниринг деятельности предприятия.
9. представление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм, обеспечивающих наглядность и полноту их отображения;
10. формирование на основании анализа предложений по реорганизации организационно - управленческой структуры;
11. упорядочивание информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия;
12. выработка рекомендаций по построению рациональных технологий работы подразделений предприятия и его взаимодействию с внешним миром;
13. анализ требований и проектирование спецификаций корпоративных информационных систем;
14. рекомендации и предложения по применимости и внедрению существующих систем управления предприятиями (прежде всего классов MRP - manufacturing resource planning и ERP - enterprise resource planning).
В рамках этапа ''Проведение обследования деятельности предприятия'' осуществляется:
1. предварительное выявление требований, предъявляемых к будущей системе;
2. определение организационно-штатной и топологической структур предприятия;
3. определение перечня целевых задач (функций) предприятия;
4. анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;
5. определение перечня применяемых на предприятии средств автоматизации.
При этом описывается деятельность каждого из подразделений предприятия и функциональные взаимодействия между ними, информационные потоки внутри подразделений и между ними, внешние по отношению к предприятию объекты и внешние информационные взаимодействия.
На этапе информационного обследования используются такие программные продукты, как БИГ-Мастер и BPWin. Во время работы выявляются узкие места в изначальной модели управления предприятием. Может быть выявлено следующее:
1. Дублирование функций разными исполнителями.
2. Отсутствие контроля процесса, происходящего на данном рабочем месте, или наоборот – прохождение излишних этапов контроля.
3. Наличие лишних звеньев процесса, например, невостребованных документов, отчетов, не участвующих в дальнейшем процессе либо повторяющих уже имеющуюся информацию.
4. Неэффективность работы исполнителей вследствие недостаточной загрузки либо низкой квалификации.
5. Нарушения методологии бухгалтерского учета.
6. Логические ошибки во внутрифирменной отчетности.
7. Несоответствие данных в отчетах разных отделов из-за ошибок в методике составления отчетов.
8. Нарушение целостности или отсутствие системы планирования и анализа.
9. Несопоставимость плановых и фактических показателей.
10. Необоснованные задержки во времени прохождения документов и прочее.
Можно коротко расписать выявленные узкие места на этапе информационного обследования: 1. Дублирование функций разными исполнителями. – Например, учет готовой продукции из давальческого сырья на складе дублируется данными учета в основных производственных цехах, при чем в конце месяца идет двухуровневая сверка – цехов со складом, склада с давальцем. При объединении в систему в таком учете и сверках пропадает необходимость.
2. Отсутствие контроля процесса, происходящего на данном рабочем месте, или наоборот – прохождение излишних этапов контроля. – Например, многоуровневая перепроверка себестоимости (собственниками, давальцами и т.п.) при отсутствии автоматизации, необходимость трудоемких выборок для подтверждения себестоимости продукции при полном отсутствии механизмов контроля над затратной частью.
3. Наличие лишних звеньев процесса, например, невостребованных документов, отчетов, не участвующих в дальнейшем процессе либо повторяющих уже имеющуюся информацию. – При отсутствии регламентов необходимые для руководства отчеты не стандартизованы внутри предприятия и механизм их составления и подачи не описан, что допускает вольную трактовку содержания таких отчетов. При этом устаревшие формы отчетов по инерции продолжают поступать от исполнителей.
4. Неэффективность работы исполнителей вследствие недостаточной загрузки либо низкой квалификации. – При отсутствии описания документооборота на рабочем месте невозможно отследить загрузку и необходимую квалификацию персонала. При внедрении системы управления процесс работы исполнителя в системе (скорость ввода информации, текущие ошибки, объем документов за день) описан и прозрачен для руководителя.
5. Нарушения методологии бухгалтерского учета. – В процессе внедрения системы управления участвуют экономические консультанты и аудиторы. Среди самых распространенных ошибок – нарушение налогового законодательства (часть 5.9), П(с)БУ и рекомендованных отраслевых методик формирования себестоимости.
6. Логические ошибки во внутрифирменной отчетности. – Разнообразные ошибки, недостаточность или задвоение данных и пр.
7. Несоответствие данных в отчетах разных отделов из-за ошибок в методике составления отчетов. – Как отсутствие единых кодификаторов, так и несопоставимость учетных регистров: например, отдел сбыта ведет учет реализации продукции по артикулам, а финансовому отделу необходима информация о реализации по группам продукции, на экспорт и т.д.
8. Нарушение целостности или отсутствие системы планирования и анализа. – Отсутствие необходимых регламентов, пробелы в источниках поступления данных, неверное определение контрольных точек управления.
9. Несопоставимость плановых и фактических показателей. – Как правило, отсутствие в системе единых кодификаторов (статей, центров затрат и др. аналитических признаков).
10. Необоснованные задержки во времени прохождения документов и прочее.
3. Этап построения информационной модели деятельности предприятия
На данном этапе осуществляется обработка результатов обследования и построение информационной модели предприятия. Модель представляет собой ''снимок'' положения дел на предприятии (организационно-штатная структура, взаимодействия подразделений, принятые технологии, автоматизированные и неавтоматизированные бизнес - процессы и т.д.) на момент обследования и позволяющей понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа. Модель также интегрирует перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков и позволяющей сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия.
Модель включает в себя полную структурную функциональную модель деятельности (например, в виде иерархии диаграмм потоков данных с разработанными для всех процессов нижнего уровня подробными их спецификациями на структурированном естественном языке или в виде иерархии SADT-диаграмм), а также, в случае необходимости, событийную (описывающую поведение) модель (с использованием диаграмм переходов состояний).