Анкета опитування керівника підприємства-замовника дозволяє виявити проблеми, які є на підприємстві і привели до аудиторської фірми, мати уявлення про форми контролю, дає можливість замовнику виявити джерела інформації про аудиторську фірму і аудиторів, пов`язаних з замовником аудиторів та умови, які можуть вплинути на незалежність аудиторів, а також дає загальне уявлення про керівника підприємства-замовника.
Анкета опитування головного бухгалтера підприємства-замовника частково дублює анкету опитування керівника, що дає можливість їх зіставити та виявити нові обставини, а також встановити, які труднощі має бухгалтерія у відносинах з іншими працівниками підприємства, дає загальне уявлення про головного бухгалтера підприємства-замовника.
Визначивши уявлення клієнта про аудиторські послуги, а особливо при нерозумінні чи неправильному розумінні функцій та завдань аудиту, слід тактовно та доступно пояснити клієнту його оману і роз`яснити реальні можливості аудиторської фірми.
3.2. Згідно з міжнародним нормативом аудиту №2 “Лист-зобов’язання аудитора перед клієнтом” передбачено складання аудитором листа-зобов’язання, яким аудитор документально підтверджує клієнту свою згоду зі встановленою задачею та масштабами аудиту, ступінь відповідальності перед клієнтом і форму подання звіту. Лист-зобов’язання повинен бути посланий перед початком аудиту, що попереджує непорозуміння після закінчення перевірки.
За національним нормативом №4 “Договір на проведення аудиту” (пунктом 3 нормативу) передбачено, що укладанню договору може передувати обмін листами між аудитором і клієнтом. Лист клієнта може замінити заявка на проведення аудиту, а лист-пропозиція аудитора про згоду з поставленими клієнтом завданнями та відповідальністю перед клієнтом. Лист-зобов’язання є зайвим, дублює зміст договору та може бути надісланий клієнту після попереднього обстеження. Безкоштовне ж обстеження підприємства-клієнта є розкішшю для багатьох вітчизняних аудиторських фірм (в випадку незгоди клієнта таке обстеження виявиться безкоштовним, до того ж попереднє обстеження вітчизняних підприємств, як правило, потребує досить багато часу), а сплачувати за нього без договору, зважаючи на законодавство України, для клієнта є досить ризиковано.
Таким чином, після переговорів з клієнтом, щоб остаточно визначитись в можливих взаємовідносинах, йому пропонують ознайомитись зі зразками договорів, які можуть більше всього підійти до даної ситуації, пояснюють всі пункти зразків договорів і, якщо виникають якісь незгоди чи розбіжності з цими пунктами у клієнта, ці зауваження записують та враховують при складанні проекту договору.
Договір – це, в першу чергу, згода двох або більше підприємств (сторін, контрагентів), акт, в якому відображається їх взаємна згода діяти спільно та в інтересах взаємної вигоди. Договір на проведення аудиту має багато особливостей, насамперед, тому, що при його укладанні аудиторській фірмі невідомо ні про стан об`єктів аудиту, про який треба висловити думку, ні про кінцеві результати аудиту, які залежать від цієї думки аудитора; напевно, невідомо навіть про обсяги робіт, які потрібно провести. Крім того, договір на проведення аудиту передбачає негласний облік інтересів третьої сторони – користувачів інформації та фінансової звітності учасників (акціонерів), інвесторів, банківських установ, податкової служби та інших. Аудиторська фірма несе відповідальність як перед клієнтом, так і перед користувачами інформації. Тому є ще одна особливість – результати наданих аудиторських послуг можуть не тільки не задовольнити клієнта, але і нанести йому шкоди, хоча при цьому аудитори виконають свої обов`язки відповідно до договору, діючого законодавства, стандартів та нормативів аудиту. Так, при відмові дати аудиторський висновок з вагомих причин або наданні негативного висновку репутація клієнта може бути підірвана серед користувачів інформації і внаслідок цього він понесе збитки.
Питання укладання договорів регулюються діючим законодавством України:
Цивільним кодексом України (загальні положення про зобов`язання, договір, зобов`язання, які випливають з договорів);
Законом України “Про підприємства в Україні” (ст.21), в якому передбачається, що відносини підприємств в усіх випадках господарської діяльності здійснюються на підставі договорів; деякими законами України про окремі види діяльності, в яких регулюється порядок укладання господарських договорів (Закон “Про аудиторську діяльність”).
Що стосується форми договору, то, згідно ст. 154 Цивільного кодексу України, конкретна (обумовлена) форма договору визначається згодою сторін. Крім того, виходячи зі змісту ст. 44 Цивільного кодексу України та ст. 10 і 11 Арбітражного процесуального кодексу України випливає, що кожний господарський договір повинен бути укладений в письмовому вигляді. Частиною 2 ст. 154 Цивільного кодексу України передбачено, що, коли згідно закону або за згодою сторін договір повинен укладатись в письмовому вигляді, він може бути укладений як шляхом складання одного документу, підписаного сторонами (договір, угода, контракт), так і шляхом обміну листами, телеграмами, телефонограмами і т.п., підписаними стороною (підприємством), що їх надсилає (скорочена письмова форма). Але скорочена письмова форма в аудиторській діяльності може використовуватись тільки при наданні деяких інших аудиторських послуг, наприклад, разових консультацій з конкретно визначених питань. На проведення ж аудиту повинен укладатись договір, який є підставою для його проведення (ст. 20 Закону України “Про аудиторську діяльність”).
Нормативом №4 “Договір на проведення аудиту” визначено порядок укладання договору, його зміст та структура. Згідно п. 1 цього нормативу “договір на проведення аудиту є основним документом, який засвідчує факт досягнення домовленості між замовником та виконавцем про проведення аудиторської перевірки”, а п. 2 “договір документально засвідчує, що сторони прийшли до угоди з усіх моментів, обумовлених у договорі. Для того, щоб уникнути неправильного розуміння сторонами узятих на себе обов`язків, умов їх виконання та прийнятого ступеню відповідальності, необхідно максимально ясно обумовити в договорі усі суттєві аспекти взаємовідносин, які виникають у зв`язку з його укладанням.” Це важливо в зв`язку з особливостями аудиту, крім того, аудиторські послуги дуже тяжко, якщо взагалі можливо, оцінити. Тому треба бути дуже уважним при укладанні договору та, по можливості, передбачити всі випадки і наслідки від тих чи інших обставин та дії сторін при них.
При укладанні договору дуже важливо, щоб він мав юридичну силу і, відповідно, міг бути визнаним судовими органами. Для цього важливо, щоб він не суперечив діючому законодавству України та був підписаний уповноваженими на це посадовими особами. Уповноваженими на укладання договору вважаються особи, на які покладені такі повноваження статутом підприємства, при цьому слід враховувати обмеження, наприклад, суми, на яку має право укладати договори ці особи, або дорученням на певні повноваження такої особи.
В випадках, коли особа, яка підписує договір, діє на підставі доручення, слід перевірити правильність оформлення доручення (додаток №5). Доручення повинно бути оформлено на фірмовому бланку підприємства або в лівому куті повинен бути проставлений кутовий штамп підприємства; воно повинно мати номер, дату видачі, строк дії (оскільки доручення – терміновий документ). Якщо номер або дата відсутні, доручення не дійсне. В дорученні повинні бути вказані конкретні повноваження особи; формулювання ж типу “представляти інтереси фірми” не тягне за собою ніяких юридичних наслідків і договір, підписаний особою, яка діє на підставі такого доручення, є недійсним. Доручення підписується виключно керівником підприємства, при цьому засвідчується підпис особи, на яку видано доручення. Доручення повинно бути завірене круглою печаткою підприємства (печатка повинна мати ідентифікаційний код підприємства) і назва фірми на ній повинна відповідати назві фірмового бланка та назві фірми в договорі.
Підписи представників сторін в договорі повинні бути проставлені власноручно тими особами, які вказані у вступній частині договору. Крім того, договір повинен бути завірений круглими печатками сторін по договору (за виключенням випадків, коли представник сторони по договору діє на підставі одноразового доручення, прикладеного до договору).
3.3. Попереднє обстеження, звичайно, проводиться до проведення аудиту. Метою попереднього обстеження є ознайомлення з особливостями підприємства-клієнта, визначення ризиків і оцінка обсягів аудиторських робіт та планування для ефективного проведення аудиту. Тому його повинен проводити досвідчений аудитор, який досконало знає методику оцінки аудиторських ризиків, планування, а також добре знає особливості галузі, в якій працює клієнт. Таким аудитором може бути особа, яка укладала договір, або та, яка буде відповідати за організацію аудиту на підприємстві. В останньому випадку ця особа буде краще уявляти, як організувати аудит та як до нього підготуватись, на що в першу чергу треба звернути увагу; але слід враховувати можливу необ`єктивність щодо завищення спланованих обсягів робіт. Попереднє обстеження слід проводити лише в тому випадку, коли підприємство-клієнт підготовлено до цього, в противному разі воно може тривати більше, ніж заплановано або будуть відсутні необхідні умови для його проведення. Тому строк його проведення, як і строк проведення аудиту, слід попередньо узгодити з клієнтом (бажано шляхом обміну листами).
При попередньому обстеженні вивчається, насамперед, законність господарської діяльності підприємства-клієнта, організація бухгалтерського обліку та її відповідність Закону “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, відповідним Положенням (стандартам) бухгалтерського обліку, наявність і ефективність внутрішнього контролю, кваліфікація працівників бухгалтерії, документація, складена органами зовнішнього контролю (іншими аудиторами, податковими органами тощо), обсяги первинної документації та складність обліку господарських операцій.