Расходуются запасы и поступают в оптовую или розничную реализацию по методу LIFO (lastin – firstout) – «последний пришел» - «первый ушел», то есть из склада в реализацию направляются в первую очередь та продукция, которая поступила на склад давно. Это необходимо для того, чтобы у запасов не истек срок хранения.
Управление запасами в организации ООО КЦ «Промсервис» автоматизировано с помощью информационной системы «1С: Бухгалтерия Склад», в которой ведется учет запасов и остатков на складе.
Оценивать эффективность управления материальными запасами можно разными способами. Наиболее простой способ - по двум показателям: коэффициент реализации и коэффициент предложения товара.
Коэффициент реализации (КР) показывает, какая часть товарных запасов была реализована за период.
Коэффициент предложения (КП) показывает, какую часть из периода мы предлагали товар покупателю.
Формула коэффициента реализации:
КР = Количество проданных товаров/(Остаток на складе на начало периода + количество товара, закупленного в течение данного периода).
Если за период товары не закупались и на начало периода остаток на складе был 0 (то есть в знаменателе формулы - 0), то КР нужно считать равным "-1". Это специальное значение КР, означающее, что за период ничего не продано, но и на складе ничего не было. Далее, будем выражать КР в процентах, "КР в процентах" = КР*100, и значение "-1" тоже станет "-100".
Формула коэффициента предложения:
КП = Количество дней предложения товара/Количество рабочих дней в периоде.
КП, как и КР удобнее выражать в процентах, "КП в процентах" = КП*100.
«Предложение товара» означает, что потенциальный клиент знает, что он может у нас купить данный товар. Например, для розничной торговли, под «Предложением товара» подразумевается, что хоть одна единица товара есть на складе.
Таблица 16
Описание коэффициентов реализации и предложения
| Коэффициент реализации, % | Коэффициент предложения, % | Комментарии |
| 100 | 100 | С точки зрения скорости получения сиюминутной прибыли идеальное сочетание КР=100% и КП=100%. Это означает, что за отчётный период были распроданы все товарные запасы и при этом товар, всегда был на складе и предлагался к продаже, то есть дефицита товара не было. В реальности этот идеал достижим, наверно, только в том случае, если компания является монополистом и продаёт очень ходовой товар. |
| -1 | 0 | Товар не предлагался к продаже по причине отсутствия его на складе, соответственно, ничего продано и не было. |
| 0 | 0 | Ничего не продано, но товар на складе был. Такая ситуация может быть, например, если «Предложение товара» предполагает наличие товара на витрине, а в отчётном периоде товар на витрину выставлен не был. |
| 5 | 100 | Организация очень серьёзно запаслась товаром, но наверно напрасно. |
| 100 | 5 | «Не успели поставить на витрину, а уже всё продали. Может, дёшево продавали. Может, товара было мало. А возможно, что это тот самый товара, который принесёт, если мы будем с ним работать, очень неплохую прибыль» |
| 50 | 50 | Неопределенная ситуация, ни хорошо, ни плохо |
| 100 | 0 | Невозможное сочетание. Означает, что товар продали, но покупателю его не предлагали. Если расчёты дают такое сочетание КР и КП, то либо расчёты неверны, либо система учёта товара работает неправильно. |
| 0 | 100 | Неходовой товар |
Оптимальные значения КП и КР зависят от продаваемого товара.
Поделим условно все товары на три группы, А, Б и В. Группа А состоит из «очень важных» товаров, очень важных в том смысле, что товары группы А приносят большую прибыль или большой оборот или важны для имиджа, ассортимента и т.д.
Группа Б состоит из товаров «средних» со всех смыслах.
Группа В - все остальные товары.
По товарам группы А обязательно нужно удерживать КП равным 100%. Ради поддержания наличия товара в продаже можно даже создавать увеличенные страховые запасы. Если при КП, равным 100%, КР будет 80-90%, то это нормально.
В группе товаров Б уже не обязательно, чтобы КП было 100%, но и КР должен быть выше, чем у товаров группы А. Нормальным сочетанием для группы Б будет КП около 95%, а КР - около 90%.
Для группы товаров В лучше поддерживать высокий КР, 90-95% и более, а КП - по ситуации.
Оценим эффективность управления товарными запасами в организации ООО КЦ «Промсервис» по двум показателям: коэффициент реализации и коэффициент предложения товара за период - 2006 год.
Таблица 17
Оценка эффективности управления материальными запасами
| Группы товаров | Показатели | Коэффициент реализации | Коэффициент предложения |
| А | Изделия медицинского назначения | 71% | 72% |
| Б | Медицинский инструментарий | 63% | 66% |
| В | Средства гигиены и санитарии | 58% | 62% |
Таким образом, за отчётный период были распроданы почти все материальные запасы и при этом товар почти всегда был на складе ООО КЦ «Промсервис» и предлагался к продаже, то есть дефицита товара не было, что является положительным моментом.
Одним из важнейших вопросов, решаемых отделом закупок организации ООО КЦ «Промсервис» - насколько должен быть заполнен склад фирмы (в настоящее время площадь склада 200 кв. метров), чтобы товар не портился, но при этом всегда был в наличии.
Что касается уровня заполняемости склада, то на практике эта величина колеблется в достаточно широком интервале (от 30% до 70%). Названную величину не следует превышать потому, что склады торговых организаций предназначены не только для хранения товаров. Здесь может осуществляться также комплектация заказов, отдельно храниться уже скомплектованные, но еще не реализованные заказы.
Оборудование склада ООО КЦ «Промсервис» включает в себя универсальные и специальные стеллажи, поддоны, резервуары и контейнеры. Кроме того, весоизмерительное и фасовочное оборудование.
Взаимодействие с поставщиками организации ООО КЦ «Промсервис» осуществляет отдел закупок. Отдел закупок осуществляет координационную деятельность, необходимую для принятия решения об осуществлении процесса закупок. Коммерческий директор и складская служба осуществляют контроль товарных запасов и совместно определяют необходимый объем закупок, после чего передают заявки в отдел закупок.
После поиска возможных источников поставок потенциальным поставщикам направляются запросы, сравниваются их предложения, оформляется на договорной основе заказ и осуществляется контроль надлежащего исполнения. На складе ООО КЦ «Промсервис» осуществляется прием и проверка товара, его регистрация и складирование. В процессе закупок ООО КЦ «Промсервис» применяются современные информационные технологии, представитель отдела продаж, минуя склад, может направить заказ непосредственно поставщику, если отдел закупок предварительно оговорил с поставщиком закупочные цены и условия поставок.
В результате проведенного анализа эффективности использования материальных ресурсов ООО КЦ «Промсервис», можно сделать вывод, что на предприятии необходимо принять меры для ускорения оборачиваемости оборотных средств в производстве и обращении, что обеспечивает высвобождение средств из оборота, и использовать финансовые методы по эффективному управлению такой частью текущей деятельностью организации, как средства в обращении (денежные средства и расчеты с дебиторами).
Анализ структуры оборотного капитала показал, что в его структуре капитала в 2006г. более 76% занимают запасы товарно-материальных ценностей, их величина постепенно увеличивалась в течение всего исследуемого периода, что снижает общую ликвидность активов и отражается на их оборачиваемости.
Также в составе оборотного капитала постепенно снижалась доля дебиторской задолженности и увеличивалась ее оборачиваемость, это увеличивает ликвидность активов организации. Можно порекомендовать ООО КЦ «Промсервис» и в дальнейшем проводить более жесткий контроль за формированием и состоянием дебиторской задолженности, не допускать возникновения просроченной задолженности в составе дебиторов, это повысит оборачиваемость оборотного капитала и соответственно прибыль предприятия.
В условиях стабильной экономики фирмы стремятся приблизиться к японской системе «точно-во-время», которая предполагает поставку сырья и комплектующих точно туда и точно в то время, когда это потребуется и направлена на минимизацию запасов.
В условиях российской экономики это пока не возможно на 100%. Поэтому пока ООО КЦ «Промсервис», как и остальные торговые организации, вынужден по возможности создавать большие запасы товаров для перепродажи. Для этого на предприятии имеются вместительные складские помещения, позволяющие создавать помимо текущих и страховых запасов (на случай отсутствия дефицитных препаратов на рынке), еще и резервные запасы, по объему равные трех-четырех месячной потребности в них. Финансовые ресурсы предприятия (собственные и привлеченные заемные на формирование оборотного капитала) позволяют закупать запасы сырья в таких объемах.
Есть два положительных момента в этой ситуации. Во-первых, предприятие ближайшие 3-4 месяца может работать спокойно, не опасаясь сбоев по причине отсутствия запасов, а во-вторых, сегодня, в условиях инфляции руководство ООО КЦ «Промсервис» считает вложение денег в оборотный капитал экономически целесообразным. То есть вкладывать деньги, делая запасы выгоднее, чем положить эти же деньги на депозит в банк. Кроме этого, это позволяет ООО КЦ «Промсервис» реализовывать в конечном итоге продукцию с меньшими издержками, чем конкуренты, так как у многих из них нет средств для создания больших объемов запасов.