Анализ материально-технического обеспечения предприятия ООО КЦ "Промсервис" (стр. 11 из 12)

- повышение ликвидности сверхнормативных запасов материалов;

- ускорение оборачиваемости всех видов запасов;

- обеспечение оптимальных расходов на приобретение запасов;

- расчет оптимальной партии запасов;

- снижение затрат на хранение запасов;

- обеспечение налаженной работы транспорта;

- выявление дефицитных позиций отдельных видов запасов;

- выбор позиций тех средств, по которым сформировались лишние запасы, с целью их последующей реализации;

- определение потребности в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок материалов в плановом периоде и т.д.

Для решения задачи автоматизации управления запасами в ООО КЦ «Промсервис» будут использоваться уже имеющиеся в организации электронно-вычислительные устройства и средства периферии. Приобретение дополнительных технических средств не требуется.

Рассмотрим количество и конфигурации автоматизированных рабочих мест в организации ООО КЦ «Промсервис» (табл. 18).

Таблица 18

Состав и конфигурация автоматизированных рабочих мест в ООО КЦ «Промсервис»

Подразделение, должность	Техническая оснащенность АРМ	Конфигурация технического средства
Бухгалтерия
Главный бухгалтер	ЭВМ, принтер, сканер, копир	PIII/256Mb/HDD60Gb/CDEpson Stylus CX 3200all-in-one
Бухгалтер-экономист	ЭВМ, принтер	PII/128Mb/HDD30Gb/CDHP LaserJet 1010
Отдел закупок
Начальник отдела закупок	ЭВМ, принтер, модем	PIII/512Mb/HDD60Gb/CDHPLaserJet 1020
Заведующий складом	ЭВМ, принтер	PIII/512Mb/HDD60Gb/CDHPLaserJet 1020

В качестве входной информации для обеспечения управлениями запасами организация должна использовать данные бухгалтерской отчетности – формы №1 баланс, №2, 3, 4, 5; регистры бухгалтерских счетов 10, 15, 16; главную книгу, журнал-ордер №6, учетные ведомости по ТМЦ.

Для автоматизации системы управления материальными запасами в ООО КЦ «Промсервис» необходимы будут следующие виды операционных систем и пакетов прикладных программ:

- Store Management SAP/R3;

- Windows 9x/NT 4.0/2000 Server/XP;

- MS Excel 2000 (русская версия);

- MS Word 2000 (русская версия);

- MS Access 2000 (русская версия);

- InternetExplorer6.0 (русская версия);

- 1С-Бухгалтерия 7.0.

Все вышеперечисленное программное обеспечение, кроме предлагаемой к приобретению программы управления запасами StoreManagementSAP/R3, уже установлено на ЭВМ автоматизированных рабочих мест организации, в связи с чем нет необходимости приобретать или устанавливать дополнительное программное обеспечение.

Стоимость пакета StoreManagementSAP/R3 составляет 84500 рублей.

При внедрении информационной системы управления запасами трансформации и реинжиниринга организационной структуры управления учреждением не потребуется.

Сбор первичных данных, копирование информации из баз данных в таблицы информационной системы, расчет показателей, получение и анализ результативной (выходной) информации будет осуществляться ответственными лицами учреждения на основе разработанного регламента и должностных инструкций. Задействованные в процессе внедрения и использования информационной системы подразделения и должностные лица представлены на рисунке 12.

Рис. 12. Организационная модель управления материальными запасами в ООО КЦ «Промсервис»

Сбор информации будет осуществляться путём её занесения в таблицы данных пакета StoreManagementSAP/R3. Передача данных в системе будет осуществляться с помощью коммуникационного оборудования.

Все ответственные должностные лица, включенные в организационную модель управления материальными запасами в ООО КЦ «Промсервис» имеет высшее образование, обладают навыками работы с ПК на пользовательском уровне. В состав информационной модели StoreManagementSAP/R3 входят следующие блоки:

1. Исходная информация.

В качестве исходной информации для определения и расчета оптимального среднего размера партии поставки конкретного вида материальных запасов будут служить оперативные данные бухгалтерского и управленческого учета организации ООО КЦ «Промсервис»:

- справочник материальных запасов;

- сумма операционных затрат по размещению заказов;

- объем потребления материальных запасов в рассматриваемом периоде;

- средний размер одной партии поставки запасов;

- средняя стоимость размещения одного заказа;

- сумма операционных затрат по хранению запасов на складе;

- стоимость хранения единицы запаса в рассматриваемом периоде.

2. Результативная информация:

- общая сумма затрат по размещению запасов (включающих расходы по транспортировке и приемке);

- общая сумма затрат по хранению товаров на складе;

- оптимальный средний размер партии поставки материальных запасов;

- оптимальный средний размер материальных запасов;

- норматив запаса сырья и материалов на складе.

На основе входных данных (справочник материальных запасов, справочник потребления материальных средств за период, справочник по стоимости размещения и хранения запасов) с использованием математического инструментария и вышеописанных моделей управления запасами будут формироваться следующие документы: Таблица оптимальных средних размеров партии запасов, Таблица оптимальных средних размеров запасов на складе, Таблица показателей оборачиваемости запасов, Таблица нормативов запаса сырья и материалов на складе, Таблица дефицитных материальных запасов, Таблица излишков материальных запасов на складе.

Экономическая эффективность информационной системы управления может быть установлена прямым сопоставлением затрат и результатов от ее внедрения, а также выражена относительными величинами. Сопоставив результаты до и после внедрения информационной системы, можно определить, с одной стороны, снижение трудоемкости и стоимости обработки экономической информации, необходимой для рационального управления, и, с другой стороны, эффекты, получаемые непосредственно в производственно-хозяйственной деятельности за счет улучшения качества управления.

выводы и предложения

Ритмичность, сглаженность и высокая результативность работы предприятия во многом зависят от его обеспеченности оборотными средствами, в частности от обеспеченности запасами. Значительные резервы повышения эффективности использования оборотных средств кроются непосредственно в самом предприятии.

Рациональная организация запасов является важным условием повышения продуктивности использования оборотных средств.

Основные пути совершенствования управления материальными запасами должны сводится к следующему:

- к их рациональному использованию,

- ликвидности сверхнормативных запасов материалов,

- улучшению организации снабжения, в т.ч. путем установления четких договорных условий поставок и обеспечение их выполнения,

- оптимального выбора поставщиков,

- налаженной работы транспорта.

Таким образом, стратегия управления запасами должна базироваться на обеспечении платежеспособности предприятия и определении оптимального объема и структуры оборотных средств. В свою очередь, определение необходимой потребности в оборотных средствах, в том числе и запасах на предприятии ставит перед финансовым менеджером задачу выбора оптимальной структуры источников формирования оборотных средств.

Основным видом деятельности организации является оптовая и розничная торговля изделий медицинского назначения, средства гигиены и санитарии, медицинского инструментария.

По результатам проведенного финансово-экономического анализа можно сделать вывод, что в учреждении мало внимания уделяется оперативному управлению и планированию запасов. Особо остро в организации стоит проблема управления лекарственными запасами, в связи с чем постоянно возникают потребности населения в особо важных и дефицитных препаратах или готовых формах, которые быстро заканчиваются на складе, так как их запас не нормируется. Одновременно отмечается наличие на складе избытка невостребованных и «купленных про запас» медицинских лекарственных средств и препаратов, срок годности по многим из которых давно вышел.

Таким образом, руководству организации ООО КЦ «Промсервис» и бухгалтерии следует обратить внимание на контроль за наличием, использованием и нормированием лекарственных запасов, их оперативному управлению и планированию объема закупок. Здесь значительную помощь может оказать использование современных компьютерных технологий.

Главная задача системы управления запасами должна заключаться не только в учете запасов на складе, но и в применении современных моделей и правил восполнения запасов, в планировании оптимальных объемов закупок с выходом на финансовый контролинг бюджетных и собственных средств, направляемых на приобретение запасов и материалов, а также на стратегическое планирование запасов организации ООО КЦ «Промсервис».

Для автоматизации системы управления материальными запасами в ООО КЦ «Промсервис» планируется внедрить в эксплуатацию информационную систему StoreManagementSAP/R3.

Главной целью проектируемой автоматизированной системы управления запасами является повышение эффективности управления материальными запасами в организации ООО КЦ «Промсервис», обеспечение контроля за их расходованием, увеличение балансовой прибыли предприятия за счет снижения затрат на управление, оптимизация финансовых взаимоотношений с поставщиками сырья и материалов.

При использовании автоматизированной системы управления материальными запасами, могут быть достигнуты следующие улучшения в работе ООО КЦ «Промсервис»:

- рациональное использование лекарственных запасов и медицинских препаратов;

- повышение ликвидности сверхнормативных запасов материалов;