Трудоёмкость учёта движения продукции, расчётов её фактической себестоимости на стадиях движения и остатков на складе существенно снижается при его автоматизации. При проектировании, внедрении и использовании системы обработки информации по учёту готовой продукции с помощью компьютера необходимо принимать во внимание следующие особенности: учётная информация о наличии и движении продукции должна быть оперативной. Исходя из этого условия необходимо обеспечить возможность получения всех выходных машинограмм или данных по запросу на любую дату отчётного периода; учётная информация должна быть представлена по каждому коду продукции в количественных и стоимостном выражении; все данные по учёту готовой продукции должны быть увязаны с учётной информацией о затратах на производство, с показателями оборотного и сальдового балансов по счётам бухгалтерского учёта.
Таким образом, готовая продукция на предприятии в зависимости от принятой учетной политики, оценивается и отражается в учёте по фактической или нормативной (плановой) себестоимости, а также по отпускным (договорным) и другим видам цен. Учетные цены, т. е. плановая себестоимость или договорная цена единицы продукции, разрабатывается организацией самостоятельно. В конце месяца плановая себестоимость должна быть доведена до фактической путем расчета сумм и процентов отклонений по Группам готовой продукции. Суммы и проценты отклонений рассчитываются исходя из остатка продукции на начало месяца и ее поступление за месяц.
1.3 Управление процессами выпуска и реализации готовой продукции на предприятии
Предприятие, выпускающее готовую продукцию, заинтересовано в её полной реализации. Поэтому до начало организации выпуска готовой продукции необходимо составить с покупателем-заказчиком договор купли-продажи.
Отгрузкой и отпуском продукции занимается отдел сбыта (маркетинга) организации. Работники этой службы заключают договоры с покупателями, оформляют документы на отгруженную продукцию, осуществляют оперативный учет движения продукции на складе контролируют выполнение договорных обязательств, своевременность поступления средств от покупателей.
Отгрузка продукции осуществляется в соответствии с договором купли-продажи (поставки), заключаемым между продавцом и покупателем. По договору купли-продажи продавец обязуется передать продукцию в собственность покупателю, а покупатель - принять и оплатить ее. Изготовленную продукцию предприятие должно отправить потребителям в точном соответствии с количеством, сроками и другими условиями, предусмотренными в договорах поставки. Совокупность объемов предстоящей в отчетном периоде отгрузки готовой продукции в разрезе покупателей является для предприятия-поставщика ее обязательствами по поставкам.
Договор купли-продажи, определяющий эти обязательства, является важнейшим юридическим документом, регулирующим хозяйственные взаимоотношения поставщика и покупателя. В нем, кроме обязательств передать в собственность покупателя товар и праве получить за него определенную в договоре цену, приводятся требования к качеству товара, условиям поставки, определяется порядок расчетов, ответственность сторон.
Поскольку отгрузка и отпуск продукции разным потребителям производится, как правило, в течение года неоднократно и в разное время, необходим оперативный учет и контроль за выполнением плана поставок. Он осуществляется по данным ведомостей отгрузки и реализации готовых изделий, оставляемых в разрезе покупателей и номенклатуры реализуемой продукции.
Для производственных единиц стоимость недопоставленной продукции включает сумму недопоставки внешним потребителям по заключенным договорам и своим производственным подразделениям. Эти показатели учитываются при определении размера премий работникам подразделений предприятия.
С контролем за выполнением плана поставок тесно связан оперативный учет отгрузки и реализации продукции. Он осуществляется в финансовом отделе или группе бухгалтерии на основе журналов, ведомостей ежедневного учета отгрузки и реализации готовой продукции.
В регистре оперативного учета отгрузки указывают номер платежного требования, адрес покупателя, дату выписки платежного требования, наименование (номенклатурный номер) продукции, расчетный и фактический срок оплаты и ее величину. Расчетный срок оплаты платежных документов определяется исходя из времени документооборота между банком поставщика и плательщика. Его принимают во внимание при прогнозирование выполнения плана по объёму реализованной продукции и для управления процессом реализации.
По данным регистров оперативного учета составляют накопительные ведомости выпуска, отгрузки и реализации продукции нарастающим итогом с начала месяца и года. Если в организации внедрена система оперативного учета себестоимости, то по данным о ежедневной оплате платёжных документов за реализованную продукцию и издержках на её производство и сбыт можно определить расчетную сумму прибыли за любой, в течение месяца, период. Такая информация позволяет управлять качественными показателями деятельности организации в момент их формирования, вовремя принимать меры для предотвращения потерь прибыли и убытков, улучшения финансового положения. В результате повышается значение бухгалтерского учета, авторитет бухгалтерии в организации. Оперативные данные об отгруженной, на, не оплаченной в срок продукции получают на любую дату в соответствующей группировочной ведомости. По этим данным выясняется причина задержки платежа, принимаются меры по его ускорению. Тем самым работники бухгалтерии и финансового отдела оказывают непосредственное воздействие на эффективность финансовой деятельности организации.
Выпущенные из производства готовые изделия сдаются на склад предприятия и документально оформляются. Документы, отражающие выпуск и сдачу готовой продукции, имеют общее назначение, в основном одинаковые реквизиты, и выписываются в двух экземплярах под одним номером. В них указывается цех-сдатчик, склад-получатель, наименование и номенклатурный номер изделия, дата сдачи, учетная цена и количество сданной продукции. Один экземпляр документа находится в производственном цехе, а второй - на складе. На каждую партию сдаваемой продукции делают запись в обоих экземплярах приемо-сдаточных документов. После окончания сдачи всей продукции в обоих экземплярах приемо-сдаточных документов по каждому наименованию, виду и сорту подсчитывают и записывают количество штук или вес цифрами и прописью. Данные о сдаваемой продукции подтверждаются распиской приемщика в экземпляре сдатчика и, наоборот, распиской сдатчика в экземпляре приемщика.
К приемо-сдаточным документам, как правило, прилагается заключение лаборатории или отдела технического контроля о качестве продукции или делается отметка об этом на самом документе. При этом следует обратить внимание на то, что данные первичных документов о выпущенной продукции должны соответствовать данным журналов оперативного производственного учета. Отгрузка и отпуск готовых изделий покупателям осуществляется на основании заключенных с ними договоров или непосредственно в процессе свободной торговли. Оперативный учет выполнения договоров о реализации продукции ведет отдел сбыта, который выписывает приказ-накладную. В ней объединяются два документа: приказ складу на отгрузку продукции и накладная на отпуск продукции со склада.
Фактический отпуск продукции со склада оформляют счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной. Представители местных покупателей получают продукцию на складах по предъявлении доверенностей и расписки о приказе-накладной. При доставке продукции покупателям централизованно, в получении продукции со складов расписываются работники транспортно-экспедиционной службы. Иногородним покупателям продукции отгружается железнодорожным, автомобильным или водным транспортом. В этом случае приказ-накладная является сопроводительным документом груза в пути и предается грузополучателю вместе с продукцией. Грузоотправитель при отгрузке продукции получает от станции (пристани) отправления товарную квитанцию и квитанцию о приеме груза.
При централизованной доставке готовой продукции покупателям автомобильным транспортом производственное предприятие может заключить договор на транспортные услуги с автотранспортным предприятием, а последние - со своими шоферами о материальной ответственности за сохранность продукции. Лицам, осуществляющим централизованною доставку продукции, выдается «Книга регистрации сданных документов» с помещенной в ней доверенностью на право получения продукции для доставки по назначению.
Отпуск продукции оформляют товарно-транспортной накладной. Обычно ее выписывают в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя для списания отгруженной продукции со склада; остальные экземпляры, заверенные подписью и печатью грузоотправителя, вручают водителю. Водитель затем сдает грузоотправителю второй экземпляр с отметкой о передаче груза покупателю, а третий и четвертый - в свое автохозяйство.
К товарным документам прилагаются спецификации (упаковочные ведомости), в которых приводится подробный перечень отгруженной продукции и дается ее характеристика, паспорта и проекты на конкретные изделия, сертификаты качества продукции и другие документы, обусловленные договором поставки. На основании товарных документов бухгалтерия (финансовый отдел) производственного предприятия выписывает на имя покупателя расчетные документы - платежное требование, поручение и счет-фактуру для учета налога на добавленную стоимость. В расчетных документах указывают наименование и местонахождение поставщика и покупателя, номер договора поставки, вид отправки, сумму платежа по договору, стоимость дополнительно оплачиваемых тары и упаковки, транспортные тарифы, подлежащие возмещению покупателями (если это предусмотрено договором), сумму налога на добавленную стоимость, выделяемую отдельной строкой. При отгрузке изделий, не являющихся объектами налогообложения по НДС, расчетные документы выписывают без выделения суммы НДС, и на них делают надпись или ставят штамп «Без налога (НДС)».