Инвентарь и хозяйственные принадлежности - это предметы, участвующие в производственном процессе в качестве орудий труда, хозяйственного инвентаря или средств защиты персонала, имеющие срок службы (полезного использования) менее 12-ти месяцев. В их состав обычно входят:
1) инструменты и приспособления общего и специального назначения;
2) сменное оборудование и технологическая тара многократного производственного использования;
3) производственный и хозяйственный инвентарь;
4) специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления;
5) постельные принадлежности;
6) временные сооружения, затраты по возведению которых включаются в себестоимость строительно-монтажных работ в составе накладных расходов.
Выделение такого количества субсчетов для ведения бухгалтерского учета материалов связано со спецификой хозяйственных операций по поступлению, хранению, использованию и налогообложению различных их видов. Эта специфика проявляется по-разному и в отдельных отраслях экономики (например: в строительстве, торговле и т.п.). Особое внимание следует уделять горючему, таре, инвентарю и сырью, передаваемому на переработку в другие организации.
В начале отчетного года бухгалтерия открывает у себя соответствующие карточки складского учета, регистрирует их в специальном журнале и передает под расписку кладовщикам (материально-ответственным лицам).
Жизненный цикл материалов состоит в их приемке на учет, хранении и отпуске в производство или на реализацию.
Поступление материалов на предприятие может происходить разными способами. Наиболее распространенным является их приобретение по договорам купли-продажи непосредственно у поставщиков или в оптовых магазинах при помощи подотчетных лиц или путем перечисления денежных средств на расчетный счет. На предприятие ООО «Альфа Сталь-РДО» установлено правило, по которому учетная стоимость материалов включает в себя ТЗР.
ООО "Промысел" в сентябре 2004 года отгрузило ООО " Альфа Сталь-РДО " 20 ящиков гаек на сумму 24 000 руб. (в том числе НДС – 3661,02 руб.). ТЗР составили 2000 руб. (в том числе НДС – 305,08 руб.)
ООО " Альфа Сталь-РДО " оплатило гайки. В бухгалтерском учете ООО " Альфа Сталь-РДО " будут сделаны следующие проводки.
Таблица 12.
Отражение поступления материалов на бухгалтерских счетах. В рублях
| №п/п | Содержание операции | Дт | Кт | Сумма |
| 1 | оплачено поставщику материалов | 60 | 51 | 24000 |
| 2 | отражена стоимость материалов без НДС; | 10 | 60 | 20338,98 |
| 3 | учтена сумма НДС по приобретенным материалам | 19-3 | 60 | 3661,02 |
| 4 | оплачены транспортные расходы | 76-5 | 51 | 2000,00 |
| 5 | отражена сумма транспортных расходов без НДС | 10 | 76 | 1694,9 |
| 6 | учтена сумма НДС по транспортным расходам | 19-3 | 76 | 305,08 |
| 7 | предъявлена к зачету с бюджетом сумма оплаченного НДС | 68-2 | 19-3 | 3966,10 |
где: счет 10 "Материалы", субсчет 19-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам", счет 51 "Расчетные счета", счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Если материалы покупаются через подотчетных лиц, делаются следующие проводки:
Таблица 12.
Отражение поступления материалов через подотчетных лиц на бухгалтерских счетах. В рублях
| №п/п | Содержание операции | Дт | Кт | Сумма |
| 1 | выдана сумма подотчетному лицу для покупки материалов | 71 | 50 | 26000 |
| 2 | отражена стоимость материалов без НДС; | 10 | 71 | 20338,98 |
| 3 | учтена сумма НДС по приобретенным материалам | 19-3 | 71 | 3661,02 |
| 4 | отражена сумма транспортных расходов без НДС | 10 | 71 | 1694,9 |
| 5 | учтена сумма НДС по транспортным расходам | 19-3 | 71 | 305,08 |
| 6 | предъявлена к зачету с бюджетом сумма оплаченного НДС | 68-2 | 19-3 | 3966,10 |
где: счет 10 "Материалы", субсчет 19-3 "НДС по приобретенным материально-производственным запасам", счет 50 "Касса", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Подотчетными лицами являются сотрудники предприятия, которые по приказу руководства имеют право получать денежные средства на покупку материальных ценностей для целей производства и хозяйственных нужд. Если материалы приобретаются в оптовом магазине через подотчетное лицо, то следует иметь в виду, что расчеты наличными деньгами законодательно ограничены: ежедневно по одной сделке можно оплачивать не более 60 тыс. руб.
Следует обратить внимание на два важных момента, присутствующих при оформлении проводок по приобретению материалов. Оплачивая материалы, предприятие приобретает как бы два компонента: собственно материалы (на счете 10 "Материалы") и налог на добавленную стоимость (на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"). После оплаты приобретенный вместе с материалами налог на добавленную стоимость можно списать на зачет с бюджетом (в дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам"). По действующему российскому законодательству при приобретении ценностей, работ и услуг покупатель оплачивает дополнительно значительную сумму (10% или 18%) в качестве налога, и чтобы не платить его дважды, он сразу помечает в своем бухгалтерском учете.
Если в учетной политике предприятия установлено правило выделения ТЗР, то для их учета применяется либо отдельный субсчет счета 10 "Материалы", либо счет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей". В этом случае совокупность проводок по закупке материалов будет выглядеть, например, следующим образом:
Д 60 - К 51 - оплачено поставщику материалов;
Д 10 - К 60 - отражена стоимость материалов без НДС;
Д 19-3 - К 60 - учтена сумма НДС по приобретенным материалам;
Д 76 - К 51 - оплачены транспортные расходы;
Д 15 - К 76 - отражена сумма транспортных расходов без НДС;
Д 19-4 - К 76 - учтена сумма НДС по транспортным расходам;
Д 68 - К 19-3 - предъявлена к зачету сумма оплаченного НДС по материалам;
Д 68 - К 19-4 - предъявлена к зачету с бюджетом сумма оплаченного НДС по ТЗР, где: 19-4 "Налог на добавленную стоимость по транспортным услугам".
Приемка материалов, поступающих по договору купли-продажи, (Приложение 1) осуществляется по накладной(Приложение 2). В ряде случаев она происходит вне предприятия, например на станции железной дороги. Тогда она проводится по акту приемки уполномоченным представителем предприятия, имеющим при себе доверенность. При обнаружении нарушения пломбы на вагоне он должен вызвать представителя поставщика. В случае если тот не прибудет в течение трех суток, приемка может быть осуществлена с участием третьей стороны (например, представителя органов внутренних дел). Выявленная недостача отмечается в акте приемки, который служит основанием для предъявления претензии поставщику.
Безвозмездно полученные ценности являются доходами предприятия.
Материалы могут поступить на склад предприятия при разборке ликвидированных основных средств.
Материалы могут быть изготовлены на собственном производстве. Предположим, что в этом процессе использованы приобретенные материалы (счет 10 "Материалы") и собственная готовая продукция (счет 43 "Готовая продукция"). Кроме того, была начислена заработная плата работникам (счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"), изготавливающим материалы, и сделаны отчисления в социальные фонды (счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"). Тогда в бухгалтерском учете будут сделаны записи:
Д 23 - К 10, 43, 69, 70 - отражены расходы по изготовлению материалов;
Д 10 - К 23 - материалы собственного изготовления оприходованы на склад,
где: счет 23 "Вспомогательные производства".
Важным этапом жизненного цикла материалов является период их хранения. В бухгалтерском учете он характеризуется двумя моментами: регулярной инвентаризацией и затратами на хранение. Затраты на хранение относятся к общепроизводственным расходам (для предприятий, осуществляющих производственную деятельность - счет 25 "Общепроизводственные расходы") и издержкам обращения (для предприятий, занимающихся торговлей - счет 44 "Расходы на продажу").
Движение материалов заключается в их поступлении на нужды производства или на коммерческие расходы (с одновременным выбытием) или выбытии при реализации их на сторону, безвозмездной передаче или передаче в виде вклада в уставные капиталы других предприятий.
Отпуск материалов на производственные нужды может быть оформлен в бухгалтерском учете с помощью следующих проводок:
Д 20 - К 10 - отпущено на изготовление продукции и ремонт основных средств;
Д 23 - К 10 - передано на нужды вспомогательного производства;
Д 25 - К 10 - выделено на общепроизводственные нужды;
Д 26 - К 10 - использовано на общехозяйственные цели;
Д 28 - К 10 - направлено на исправление брака;
Д 44 - К 10 - отпущено на коммерческие цели промышленных предприятий и издержки обращения торговых организаций,
где: счет 20 "Основное производство", счет 23 "Вспомогательные производства", счет 25 "Общепроизводственные расходы", счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 28 "Брак в производстве", счет 44 "Расходы на продажу".
Поскольку на предприятие поступают различные партии материалов с разными ценами и различными суммами, включаемыми в транспортно-заготовительные расходы (ТЗР), то упомянутым выше Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 5/01 при отпуске материалов в производство предлагается использовать для оценки себестоимости списываемых материалов 4 метода: