ВВЕДЕНИЕ
Настоящий документ содержит "Техническое задание" по разработке автоматизированной системы управления отдела материально-технического снабжения (АСУ ОМТС I) ЗАО «Миргородский завод минеральных вод».
Основанием для разработки АСУ ОМТС I является договор между Донецким государственным институтом искусственного интеллекта и ЗАО «Миргородский завод минеральных вод».
СОДЕРЖАНИЕ
I. ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА УПРАВЛЕНИЯ.
1.1. Объект управления.
1.2. Существующая схема функционирования
1.2.1. Схема оприходования сырья и основных материалов....
1.2.2. Схема отпуска сырья и основных материалов.
1.2.3. Виды отчетности.
2. НАЗНАЧЕНИЕ АСУ ОМТС I.
2.1« Уточнение целей создания АСУ.
2.2. Общая структура системы управления.
2.3. Состав автоматизируемых функций.
3. ТРЕБОВАНИЯ К КАЧЕСТВУ ВЫПОЛНЕНИЯ ФУНКЦИЙ АСУ ОМТС .
3.1. Требования к качеству выполнения функций подсистемы "Учет поступления материала и учет оплаты".
3.2. Требования к качеству выполнения функций подсистемы "Учет и организация расхода сырья и материалов".
3.3. Требования к качеству выполнения функций подсистемы "Нормирование отчетной документации".
4. ТРЕБОВАНИИ К ВИДАМ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ.
4.1. Требования к техническому обеспечению.
4.2. Требования к информационному обеспечению.
4.3. Требования к программному обеспечению.
4.4. Требования к организационному обеспечению.
5. ТРЕБОВАНИИ К СОСТАВУ И СОДЕРЖАНИЮ РАБОТ ПО ПОДГОТОВКЕ ОБЪЕКТА К ВВОДУ СИСТЕМЫ АСУ ОМТС .
6. СТАДИИ СОЗДАНИЯ «ПОРЯДОК КОНТРОЛЯ И ПРИЕМКИ СИСТЕМЫ АСУ ОМГС
I. ХАРАКТЕРИСТИКА. ОБЪЕКТА УПРАВЛЕНИЯ
1.1 Объект управления
Объектом управления разрабатываемой системы управления АСУ ОМТС является отдел материально-технического снабжения, склад сырья (химические препараты, артезианский источник, препараты полной минерализации), склад основных материалов производственной деятельности. Разработка задач по учёту движения материалов должна решаться с учётом взаимосвязи перечисленных выше подразделений с бухгалтерией.
Поступление продукции на склады сырья и основных материалов характеризуется большими объёмами поступлений, неравномерностью их распределения по времени, несовершенной схемой оприходования сырья и части материалов (задержки при транспортных перевозках, копирование информации по нескольким документам), трудностями, связанными с размещением, хранением сырья и материалов, Всё это обуславливает актуальность разрабатываемой АСУ ОМТС.
Создаваемая система управления может являться подсистемой заводской АСУ и по отношению к последней является системой нижнего уровня.
1.2.Существующая схема функционирования ОМТС
Реализует учёт, оприходование и распределение сырья и материалов.
Рассмотрим общую структуру ОМТС,
Отдел ОМТС содержит следующие штатные единицы:
1) начальник отдела ОМТС;
2) зам. начальника отдела;
3) ответственный за сырье;
4) ответственный за химические препараты и минерализацию;
1.2.1 Схема оприходывания сырья и основных материалов
Материалы, которые проходят через службу МТС поступают на 3 склада (см. рис 1)
На основании договора, заключенного между Дон ГИИИ и и ЗАО «Миргородский завод минеральных вод» АСУ предполагает автоматизацию функций учёта "Склада сырья" основными пользователями которой являются:
- начальник отдела МТС;
- замначальника отдела;
- ответственный за сырьё.
К сырью относятся следующие материалы: кальций, магний, натрий, сульфат, хлорид, фторид,HCO3,минерализованные вещества.
Сырьё поступает от поставщиков тремя видами транспорта: железнодорожным, автомобильным и канальным путем.
Вода из артезианского источника поступает по канальным путям, химические препараты поступают автомобильным путем, минерализованные вещества поступают железнодорожным путем.
Каждая партия сырья поступает с "Товарно-транспортной накладной", в которой указывается организация-поставщик, через кого доставлен груз, наименование товара, единицы измерения, цена и количество (вес).
Товарно-транспортная накладная оформляется поставщиком, передается в транспортный отдел (на основании чего проверяется соответствие фактических параметров, указанным в накладной) и затем передаётся кладовщику на склад сырья.
Ежедневно, по мере поступления сырья вместе с товарно-транспортной накладной, кладовщик составляет "Приходный ордер" и ведет "Книгу прибытия сырья". «Приходный ордер» составляется в 3-х экз. кладовщиком на складе и передается следующим образом: один экз.— остается на складе, один - передаётся в ОМТС ответственному за сырьё, один - передаётся в бухгалтерию бухгалтеру ответственному за поступление сырья.
На складе кладовщиком поступившее сырьё регистрируется в "Книге прибытия сырья" Образец структуры записи "Книги прибытия сырья".
В случае несоответствия фактических параметров, указанных в накладной кладовщик отражает эту информацию в "Приходном ордере". На основании фактических параметров, указанных в "Приходном ордере" инженером, ответственным за сырьё, передаются сведения бухгалтеру, ответственному за оприходование сырья либо об отказе оплаты за недостачу, либо о дополнительной выписке счета на оплату за излишки поступившего сырья.
Кладовщиком на складе на основании "Товарно-транспортной накладной" ведётся "Карточка складского учёта" на каждый вид сырья.
Вследствие большого объёма поступающего сырья и в целях уменьшения погрузочно-разгрузочных работ сырьё разгружают в химико-сберегающиеся баки, а также в водо-сберегающиеся баки В ОМТС сотрудник, отвечающий за сырьё, фиксирует поступление сырья в "Книге учёта и поступления сырья с разбивкой по поставщику" для учёта и управления сырьём.
Структура записи этой книги представляет собой выборку из "Книги прибытия сырья" за исключением граф "Роспись зав. складом".
"Приёмо-сдаточный акт по воде, химическим и минерализованным препаратам" составляется поставщиком и передаётся в Транспортный отдел. В дальнейшем оприходование сырья оформляется вышеуказанными документами.
К основным материалам относятся материалы необходимые для полного технологического процесса основных производств завода. Их спецификация отражена в "Книге учета основных материалов", которая находится на складе сырья.
Основные материалы поступают на завод в основном канальным и автомобильным путем и фиксируются на складе сырья. Схема их оприходования аналогична схеме оприходования сырья, с той лишь разницей, что по ним не ведется журнал в ОМТС по поставщикам.
1.2.2 Схема отпуска сырья и основных материалов
Сырьё и материалы могут отпускаться со склада на заводские нужды, т.е. отпуск сырья и материалов внутри завода и на сторону оформляется следующими документами:
- "требование";
- "накладная на отпуск материалов на сторону". "Требование" составляется материально - ответственным лицом из цеха-потребителя в 5 экз. и передается ответственному за сырье и в ОМТС, который подтверждает в "Требовании" строку "затребовано", если сырье имеется на складе в достаточном количестве. В противном случае "Требование" не регистрируется и ликвидируется или считается недействительным. Действительное "Требование" из ОМТС передается ответственным за сырьё и на склад кладовщику, который заполняет строки "отпущено" и "цена". И затем 5 экз. "Требования" распределяются следующим образом:
2 экз. передаются кладовщиком в бухгалтерию, где проставляется строка "сумма"; I экз. остаётся на складе, на основании которого заполняется "Карточка складского учёта" (колонка -"расход"); I экз. остаётся в цехе потребителей; I экз. передается в ОМТС для оперативного учёта реализации требований в течении месяца.
Ежедневно в ОМТС должны поступать сведения из бухгалтерии об оплате сырья поставщикам. ОМТС производит сверку приходного ордера со счетом об оплате по следующим реквизитам:
-наименование поставщика;
-номер товарно-транспортной накладной;
-наименование сырья;
-количество;
-цена.
Ежемесячно кладовщики складов согласно "Карточек складского учёта" подают в ОМТС сведения об остатках сырья и материалов на складе в виде документа.
На основании формы сотрудник ОМТС ответственный за сырьё и основные материалы готовит ежеквартально необходимые материалы для формы "Отчёт об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно - эксплуатационной деятельности". После выдачи необходимой информации по другим материалам, осуществляющейся другими сотрудниками ОМТС, зам. начальника отдела составляется полная форма отчёта.
Сотрудниками ОМТС аналогично готовится полугодовая и годовая формы. Используя эти материалы, Бухгалтерия выдает годовую "Собирательную ведомость" по каждому складу.
2. НАЗНАЧЕНИЕ АСУ ОМТС I
2.1.Уточнение целей создания АСУ
Основные цели создания АСУ (ЮС):
- сокращение производственных затрат на фиксирование информации в многочисленных документах;
- повышение эффективности и оперативности служб отдела МТС;
- автоматизация поиска и выдачи сопроводительной документации;
- улучшение качества учёта и контроля финансовых операций за счёт создания связи ОМТС - Бухгалтерия;
- повышение культуры производства за счёт сокращения доли ручного труда.
Критериями оценки достижения целей создания АСУ являются уровень автоматизации, время безаварийной работы системы и время получения оперативных решений, сокращение потерь сырья и основных материалов за счёт своевременного учёта и оприходования на складах и в бухгалтерии.