Достоинство метода – малозначность и простота построения.
Недостаток – при появлении новой позиции в номенклатуре может нарушиться ранее принятый порядок кодирования. Коды трудно запоминаются, и не обеспечивается автоматическая сортировка и подсчет итогов, отсутствие в номенклатуре резервных позиций. Поэтому порядковый метод имеет ограниченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.
Последовательный метод кодирования предусматривает разработку кодов на основе иерархического метода классификации объектов. За каждым признаком закрепляется один или несколько разрядов кодов. Полное кодовое слово образуется путем присоединения коду старшей группы последовательно кодов младших групп признаков.
Достоинство – обеспечивает автоматическую сортировку и подсчет итогов.
Недостаток – многозначность кодов.
К методам кодирования предъявляются следующие требования:
1. Учитывать содержание всей необходимой информации об объектах данной номенклатуры;
2. Код должен быть минимальным по значности, максимально логичным по структуре, легко восприниматься зрительно, запоминаться и быть удобным при кодировании;
3. Четко выделять классификационные признаки;
4. Необходимо обеспечить резерв незанятых кодовых обозначений для включения в номенклатуру новых позиций и их кодирования без нарушения принятой системы;
5. Учитывать эксплутационные возможности технических средств, с помощью которых предлагается обрабатывать информацию;
6. Предусмотреть возможность автоматического контроля ошибок.
Таблица 3
Кодификатор сельскохозяйственного предприятия
| Тип предприятия | Код | Наименование предприятия | Код | Полное кодовое слово |
| ЗАО | 1 | 01 | 101 | |
| 02 | 102 | |||
| 03 | 103 | |||
| Татарский | 04 | 104 |
Таблица 4
Кодификатор структурных подразделений
| Структурное подразделение | Код |
| Отделение 1 | 01 |
| Отделение 2 | 02 |
| п. Чанкары | 03 |
| Ферма | 04 |
Кодификатор телятницы
| Фамилия | Код |
| Радченко С.Н. | 4211 |
Внутри-машинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. К ним относятся:
-массивы информации;
- базы и банки данных;
- базы знаний, а также их системы.
Информация записывается на магнитных дисках в памяти ЭВМ. Информационное обеспечение должно быстро и в полном объеме удовлетворять информационные потребности всех пользователей информационных технологий.
Под массивом понимается структурная единица информации, представляющая набор данных в форме со всеми их значениями, либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче в подсистеме.
По смысловому содержанию выделяют массивы данных и программные массивы. Программные массивы описывают процессы работы с данными и входят в подсистему программного обеспечения. Массив данных является основной частью внутри-машинного информационного обеспечения.
По роли в машинной обработке и технологии использования массивы классифицируются следующим образом:
1. Поисковые массивы:
- текущие (переменные);
- промежуточные;
- выходные;
- хранимые.
2. Постоянные массивы;
3. Служебные массивы;
4. Лингвистические массивы.
В данной экономической задаче присутствует два вида массива:
Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма передающего информацию от задачи к задаче (внутри) задачи.
Текущие массивы включают переменную информацию, поступающую в систему от управляющего объекта и характеризующую состояние внешней среды и процесс управления объектом. Образуются на основе первичных документов.
Характеристика информационных массивов дается в таблице (см. таблица 6).В первой графе таблицы указывается название массивов, кратко отражающих их содержание. Идентификатор массива отражает тип массива (рабочий, промежуточный), его порядковый номер и принадлежность к участку учета. Целесообразно использовать пятизначную структуру идентификатора массива: первый знак – признак массива – М, второй знак – тип (рабочий – Р, промежуточный – П), третий и четвертый – порядковые номера массива, пятый знак – принадлежность к участку учета.
При заполнение четвертой графы надо подчеркнуть ключевой признак. Ключевой признак справочника – это реквизит, используемый ЭВМ для нахождения нужных данных в справочнике, этот же реквизит должен включатся и в рабочие массивы.
Табельный номер телятницы – ключевой реквизит, обеспечивающий связь массивов в процессе обработки.
| Массив информации | Идентификатор | Тип машинного носителя | Состав реквизитов массива |
| Информационно поисковый массив (промежуточный) | МП01П | Магнитный диск | Код предприятияКод подразделенияТабельный номер телятницыФамилия телятницыНомер животногоКоличество головЖивая масса на началомесяца, кг |
| Информационно поисковый массив (текущий) | МР01П | Магнитныйдиск | Код предприятияКод подразделенияДатаТабельный номер телятницыЖивая масса на конец месяца, кгНомер животного |
В системах машинного преобразования информации применяются два вида носителей исходной информации: промежуточные и первичные документы.
Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма передающего информацию от задачи к задаче (внутри) задачи.
Первичные документы являются носителями переменной информации. Они служат источником информации для оперативного, бухгалтерского и статистического учета, контроля за хозяйственными операциями и других целей.
При проектировании форм первичных документов следует учитывать требование ГОСТа 6.13.2-75 на систему первичной учетной документации. Формуляр на систему первичной учетной документации состоит из 3 частей:
А) общая или заголовочная. В этой части размещаются реквизиты действующие на весь документ и включает в себя зоны:
1 зона- зона наименования предприятия, структурных подразделений и их кодов;
2 зона- зона индекса формы документа и грифа его утверждения;
3 зона- зона наименования и значения документа;
4 зона-зона наименования и номера документа, реквизитов-признаков, постоянных для документа или группы документов.
Чаще всего реквизиты в данной части документа размещаются в линейной форме.
Б) предметная или содержательная; В этой части документа содержится существо хозяйственной операции. В ней размещается 5 зона – зона наименования строк и граф, их значения (переменные справочные и группировочные признаки, реквизиты – основания). Реквизиты располагаются по табличной форме размещения реквизитов.
В) оформительская. В оформительской части располагается
6 зона – зона подписей и печати. Здесь содержатся подписи лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.
В спроектированной форме первичного документа реквизиты, переносимые на машинный носитель, обводятся утолщенной линией.
Таблица 7
Эскиз промежуточного документа
| С.х. предприятие | Код | Наименование подразделения | Код | Фамилия телятницы | Табельный № |
| АОЗТ «Татарский» | 104 | Ферма | 04 | Радченко С.Н. | 4211 |
Распределения номеров животных по телятницам
| Номер животного | Количество голов | Живая масса на начало месяца,кг |
| 3720372137403760 | 1111 | 94988380 |
Подпись__________
Таблица 8
Эскиз первичного документа
| С.х. предприятие | Код | Наименование подразделения | Код | Фамилия телятницы | Табельный № | Дата |
| АОЗТ «Тартарский» | 104 | Ферма | 04 | Радченко С.Н. | 4211 | 01.01.04 |
Ведомость учёта взвешивания животных
| Номер животного | Живая масса на конец месяца ,кг |
| 3720372137403760 | 110116100100 |
Подпись ______________
Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти машины. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает два способа ввода данных в машину.
Первый способ обеспечивает на специальных устройствах подготовки данных предварительный перенос информации с документа на машинные носители: магнитные ленты, магнитные диски.
Второй способ предусматривает применение ПЭВМ, не требующий наличия специальных устройств подготовки данных. Ввод информации здесь осуществляется непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации на магнитные носители (магнитные диски, магнитные дискеты). Ввод информации с первичных документов выполняется по унифицированным макетам.
Макет – это условная система перенесения данных с документа на какой-либо машинный носитель информации.