Таким образом, использование системы для планирования производственных потребностей позволяет оптимизировать время поступления каждого материала, тем самым значительно снижая складские издержки и облегчая ведение производственного учета, позволяет экономить на средствах, вложенных в закупку материалов и находящихся в стадии незавершенного производства, на складе готовой продукции.
С помощью предлагаемой к внедрению АИС организуется комплексный управленческий учет и экономический анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия, причем достигаются достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении и анализе информации.
Предпосылками для автоматизации работ по экономическому анализу в ОАО “ВСЗ” являются:
· успешная компьютеризация управленческих подразделений предприятия;
· наличие локальной компьютерной сети, соединяющей ЭВМ пользователей и обеспечивающей доступ к общим базам данных;
· автоматизация бухгалтерского учета, позволяющая путем математических алгоритмов проводить анализ на основании данных бухгалтерского учета;
· внедрение автоматизированной системы планирования производственных ресурсов, позволяющей использовать данные управленческого учета для анализа и прогноза производственно-хозяйственной деятельности.
Как правило, экономическая информация подвергается некоторым процедурам преобразования, но в ряде случаев некоторые процедуры могут отсутствовать. Последовательность их выполнения также бывает различной, при этом некоторые процедуры могут повторяться. Состав процедур преобразования и особенности их выполнения во многом зависят от самого предприятия, ведущего автоматизированную обработку информации.
Выполнение основных процедур преобразования информации включает в себя некоторые обязательные шаги: сбор и регистрация, передача, обработка экономической информации.
При сборе и регистрации информации (в автоматизированных управленческих процессах предприятия производятся сбор и регистрация первичной учетной информации, отражающей производственно-хозяйственную деятельность) особое значение придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций (прием готовой продукции, получение и отпуск материалов и т.п.); сбор информации должен сопровождаться ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (документе, машинном носителе), вводом в ЭВМ. Запись в первичные документы осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими.
В условиях частичной автоматизации управления — состояние, предполагаемое после внедрения АИС в ОАО “ВСЗ”, особое внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачи информации по каналам связи, ввод непосредственно в ЭВМ для формирования нужных документов или накопления полученных данных в системе.
Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи с помощью других средств коммуникаций. Дистанционная передача по каналам связи сокращает время передачи данных, однако для ее осуществления необходимы специальные технические средства, что удорожает процесс передачи. Предпочтительным является использование технических средств сбора и регистрации, которые, собирая автоматически информацию с установленных на рабочих местах датчиков, передают ее в ЭВМ для последующей обработки, что повышает ее достоверность и снижает трудоемкость.
Дистанционно передается как первичная информация с мест ее возникновения, так и результатная в обратном направлении. Поступление информации по каналам связи в центр обработки осуществляется двумя способами: на машинном носителе или непосредственно вводом в ЭВМ при помощи специальных программных и аппаратных средств.
Обработка экономической информации производится на ЭВМ, децентрализованно, в местах возникновения первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие места специалистов той или иной экономической службы (отдела материально-технического снабжения, сбыта, планово-экономического отдела, бухгалтерии).
Обработка может производиться не только автономно, но и в вычислительных сетях, с использованием набора программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.
В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой формируются результатные сводки, которые печатаются машиной на бумаге или отображаются на экране. Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования, если документ с результатной информацией необходимо предоставить нескольким пользователям.
Предполагается использование децентрализованных средств сбора и предварительной обработки данных, что достигается с помощью технологии “клиент — сервер”, позволяющей системе функционировать в многозадачном и многопользовательском режиме.
Автоматизированный анализ в результате должен включать в себя функции:
· экономический анализ деятельности предприятия;
· анализ использования производственных ресурсов;
· анализ финансовых последствий бизнес-плана;
· финансовый анализ деятельности предприятия (общая оценка финансового состояния; анализ финансовой устойчивости; анализ ликвидности баланса; анализ финансовых коэффициентов (ликвидность, маневренность, покрытие, соотношение заемных и собственных средств); анализ коэффициентов деловой активности; расчет и анализ коэффициентов оборачиваемости; оценка рентабельности производства);
· технико-экономическое обоснование возврата кредитов;
· прогноз баланса;
· прогноз потоков денежных средств и готовой продукции.
В ходе проектирования АИС анализа, выполняемого совместно с пользователями-экономистами, осуществляются следующие работы:
• определяются состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;
• разрабатываются различные классификаторы и коды; изучается возможность использования общегосударственных классификаторов;
• выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки;
• ведется организация информационного фонда; определяются состав базы данных и его организация; проектируются формы вывода результатов обработки.
При создании автоматизированной информационной системы анализа выполняются следующие работы:
· Определяются состав экономических задач и система показателей для каждого уровня обработки (индивидуальных АРМ, локальных вычислительных сетей, распределенных сетей).
· Устанавливаются состав и способы обмена информацией между различными уровнями обработки.
· Ведутся создание информационного фонда и распределение его между уровнями обработки.
· Создаются различные формы ввода информации на ЭВМ с учетом многоуровневой обработки данных.
· Рассматриваются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных классификаторов экономической информации.
· Создаются различные формы вывода информации (включая подготовку таблично-текстового материала для составления докладов, аналитических записок, бюллетеней, справочников).
· Разрабатываются вопросы информационно-справочного обслуживания пользователей, построения типовых форм запросов.
· Создается автоматизированная информационная технология, обеспечивающая непосредственный контакт пользователя с ЭВМ (разработка сценария диалога человека с машиной, структура диалога, меню, пользование инструктивными материалами на основе организации помощи).
· Прорабатываются вопросы организации на ЭВМ делопроизводства управленческой деятельности, контроля за исполнением документов.
· Создается информационное взаимодействие с внешней средой на основе организации электронной почты.
Таким образом, автоматизация работ по экономическому анализу проводится в комплексе, в качестве составной части единой автоматизированной информационной системы предприятия, к которой относится также и автоматизированная система планирования производственных ресурсов.
В целом автоматизация работ по экономическому анализу позволит руководителям и специалистам предприятия оперативно получать необходимую аналитическую информацию, иметь реальное представление о процессах, происходящих на предприятии, быстро принимать необходимые решения, обеспечивать поддержку принятия управленческих решений, осуществить тесную интеграцию подразделений, проводить производственную политику, направленную на постоянное улучшение экономических показателей.
Введение