Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности в ООО «Новый дом» являются №ОС-1 (акт приемки); №ОС-2 (накладная на внутреннее перемещение); №ОС-6 (инвентарная карточка учета основных средств); №ОС-6б (инвентарная книга учета объектов основных средств).
Инвентаризация основных средств приобретенных ООО «Новый дом» проводится не менее 1 раза в год.
Амортизация объектов основных средств производится линейным методом: деление стоимости основного средства без НДС на срок полезного использования, который определяется на основании Классификатора.
Первичный учет движения основных средств
Каждая операция движения основных средств должна быть оформлена соответствующим первичным документом установленной формы.
Формы первичной документации для учета основных средств утверждены постановлением Госкомстата России. В соответствии с данным постановлением организации обязаны применять следующие первичные учетные документы для оформления операций по движению основных средств:
акт (накладную) приемки — передачи основных средств по форме №ОС-1 — для оформления поступления, выбытия и внутреннего перемещения основных средств;
инвентарную карточку учета основных средств по форме № ОС-6 — для оформления пообъектного учета основных средств;
инвентарная книга учета объектов основных средств по форме № ОС-6б
накладная на внутреннее перемещение по форме №ОС-2
На каждый объект основных средств должна вестись карточка учета с подробной характеристикой. В организациях, имеющих небольшое число объектов основных средств, разрешается вести учет в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объекте. За каждым объектом закрепляется ответственное лицо.
В основном на ООО «Новый дом» приобретение основных средств осуществляется по договорам поставки на основании товарных накладных. При поступлении основных средств оформляется акт приемки основного средства форма №ОС№1 . В нем указывается характеристика объекта, его местонахождение, год выпуска или постройки, дата ввода в эксплуатацию, результаты испытаний объекта, его соответствие техническим условиям. Акт составляется на каждый объект отдельно. Общим актом принимаются хоз. инвентарь, инструменты, если они однотипные, одинаковой стоимости и приняты одновременно. К акту приемки прилагается необходимая техническая документация, которая передается материально ответственному лицу по месту эксплуатации объекта. При введении основного средства в эксплуатацию ему присваивается инвентарный номер, который сохраняется за этим основным средством на протяжении всего срока эксплуатации. При перемещении основного средства с одного склада на другой, либо при изменении материально ответственного лица оформляется акт на внутреннее перемещение основного средства формы №ОС-2. На ООО «Новый дом» акт составляется при передаче погрузочно-разгрузочного оборудования (штабелеры, электроштабелеры) с одного склада на другой, или при передаче вычислительной техники от одного материально ответственного лица другому(при покупке ПК материально ответственным лицом является программист, актом на перемещение ПК передается например бухгалтеру или оператору). Составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр отдается в бухгалтерию, второй экземпляр передается структурному подразделению организации-сдатчика.
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом
«О бухгалтерском учете»:
Наименование документа;
Дата составления документа;
Наименование организации, от имени которой составлен документ;
Содержание хозяйственной операции;
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
Личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
На ООО «Новый дом» за последние года (2007 – 2008) ремонт и списание основных средств не производилось. Соответственно отсутствуют первичные документы на списание и ремонт.
Вывод: На многие основные средства отсутствуют акты приемки основных средств формы №ОС-1
3.3 Синтетический и аналитический учет наличия и движения основных средств
Синтетический учет основных средств организуется на активном, инвентарном счете 01 «Основные средства». На этом счете отражаются основные средства, принадлежащие предприятию на правах собственности, находящиеся в эксплуатации.
Первоначально на основании накладной приобретенные средства учитываются на счете 08.
Согласно акту ввода в эксплуатацию, составленному по установленной форме и утвержденному руководителем предприятия , оборудование включается в состав основных средств по первоначальной стоимости, при этом делаются бухгалтерские записи на счетах:
Дт 01 «Основные средства»
Кт 08 «вложения во внеоборотные активы» - на величину первоначальной стоимости объекта основных средств.
Основанием для записи на счетах является акт (накладная) приемки-передачи (форма № ОС-1), оформленный надлежащим образом.
При вводе в эксплуатацию стоимость основного средства с 08 счета списывается на 01 по первоначальной стоимости (без НДС). Сумма НДС, списывается в свою очередь на счет 19.
Так же на первоначальную стоимость основных средств могут быть отнесены другие затраты, непосредственно связанные с их приобретением, как : регистрационные сборы, государственная пошлина, страховая пошлина, страховые платежи, оплата услуг оценщиков. В Методических указаниях не содержится исчерпывающего перечня таких затрат. Главный критерий при определении затрат, относимых на первоначальную стоимость, — они должны быть непосредственно связаны с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств и доведением их до состояния, в котором они пригодны к использованию.
Таблица 1
| № п/п | Операция | Кор. счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Поступило основное средство от поставщика | 08 | 60 |
| 2 | Основное средство введено в эксплуатацию | 01 | 08 |
| 3 | Списание суммы | 01 | 19 |
| 4 | Начислена амортизация | 02 | 01 |
Аналитический учет основных средств по местам эксплуатации и использования организуется по инвентарным объектам. Инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный, конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс сочлененных по конструкции предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.
Построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о наличии и движении основных средств, необходимых для составления бухгалтерской отчетности(по видам, местам нахождения и т. д.).
Аналитический учет основных средств ведется в инвентарных карточках учета основных средств (форма № ОС-6) или в инвентарных книгах учета объектов основных средств форма №ОС-6б. Заполняются инвентарные карточки (инвентарная книга) на основании акта приемки – передачи основных средств, технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, перемещение объектов основных средств.
Первоначальной стоимостью приобретенного объекта основных средств является:
Суммы фактических затрат по приобретению объекта основных средств, без налога на добавленную стоимость (НДС).
Стоимость основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению
Вывод: Выявлено, что с начала 2007 года поступившие основные средства в эксплуатацию не вводились (числились на 08 счете). Соответственно в аналитическом учете нет актов на приемку основных средств (форма №ОС-1)
Инвентаризация основных средств и отражение ее результатов
В соответствии с пунктом 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ порядок и количество инвентаризаций основных средств (как и другого имущества) в отчетном году определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. В соответствии с пунктом 27 данного положения проведение инвентаризации обязательно:
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. Порядок проведения инвентаризации регламентирован в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России) .
При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.