сметы представительских расходов;
приказы об утверждении смет представительских расходов.
Аудитор должен определить перечень тестов, применяемых для оценки системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу. В число вопросов могут, например, входить следующие:
оформляются ли письменные распоряжения руководителя организации (приказы) при направлении работников в загранкомандировку;
удерживается ли НДФЛ на суточные сверх норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации, выдаваемые по решению руководителя организации;
организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения;
имеются ли утвержденные протоколом общего собрания учредителей (акционеров) организации сметы представительских расходов;
имеются ли внутренние организационно-распорядительные документы, утвержденные руководителем организации, где должны отражаться перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы; порядок выдачи и расходования подотчетных сумм на такие расходы; документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм на представительские расходы; нормы отдельных видов представительских расходов;
организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения;
производится ли предварительный расчет сумм, причитающихся работнику на загранкомандировку.
Наиболее часто в процессе аудиторской проверки обнаруживаются следующие нарушения ведения расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в загранкомандировку:
несоблюдение установленных сроков отчетов о полученных суммах;
задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;
списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности за счет прибыли;
отсутствие утвержденных руководителем организации смет представительских расходов.
Программа аудита
Составляя программу аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, целесообразно планировать определенные процедуры и использовать адекватные приемы.
Аудитор должен проверить правильность бухгалтерских расчетов сумм выдаваемой валюты работникам, командированным в загранкомандировку.
Заметим, что можно установить любой размер суточных, но налог на прибыль уменьшат только выплаты в пределах норм. В настоящее время со сверхнормативных суточных не нужно удерживать НДФЛ и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Далее аудитором проверяется порядок отражения в бухгалтерском учете выдачи валюты и дорожных чеков на командировочные расходы. Так как дорожные чеки имеют номинал, выраженный в иностранной валюте, их учет должен соответствовать правилам, установленным ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте". Учет такого вида операций осуществляется на субсчете "Специальный карточный счет" счета 55. Оприходование в кассу и выдача валюты и дорожных чеков под отчет отражаются в бухгалтерском учете по курсу Банка России на день совершения операции. За время нахождения валюты или дорожных чеков в кассе либо у подотчетного лица возникает курсовая разница, которая списывается как прочие доходы или расходы.
Комиссионное вознаграждение, которое взимает банк при продаже дорожных чеков, отражается по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" и кредиту счета 52 "Валютные счета" на сумму комиссионного вознаграждения банку.
Аудитором проверяется также срок представления авансовых отчетов после возвращения работника из служебной заграничной командировки и весь комплект документов, приложенных к авансовому отчету (проездные билеты, квитанции, счета гостиницы и т.п.).
Аудитор устанавливает случаи перерасхода подотчетных авансовых сумм, подтвержденных документально. При этом задолженность работнику может погашаться путем выдачи либо соответствующей суммы наличной иностранной валюты, либо эквивалентной суммы задолженности в рублях; возможен также перевод средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет командируемого лица.
Аудитор должен проверить, нет ли случаев исчисления НДС по продажам уполномоченному банку дорожных чеков, поскольку согласно ст. ст. 142 - 143 ГК РФ дорожные чеки относятся к категории ценных бумаг и, следовательно, их продажа уполномоченному банку не облагается НДС.
Во время пребывания за границей у представителей организации могут возникать представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - расходы по проведению официального приема представителей других фирм, посещение культурно-зрелищных мероприятий и т.д. Оплата таких расходов возможна по корпоративной расчетной карте с последующим оформлением авансового отчета.
При использовании корпоративных расчетных карт для оплаты в загранкомандировках представительских расходов аудитор обращает внимание на наличие и правильность оформления следующих документов:
приказа о направлении сотрудника в загранкомандировку с указанием фирмы и их представителей, с которыми запланированы встречи, даты и места проведения встреч;
сметы представительских расходов;
актов проведения мероприятий с приложением оправдательных первичных документов (прилагаются к отчету о командировке).
Держателями корпоративной расчетной карты являются один или несколько сотрудников организации. Количество держателей карты согласовывается между руководством организации и обслуживающим банком.
Аудитору необходимо проверить отчеты по израсходованным средствам, так как средства, списанные со счета, считаются выданными под отчет. Расчетными документами, сопровождающими сделку по корпоративной расчетной карте, являются слипы (документы, свидетельствующие о расходах по карте), подтвержденные квитанциями, товарными чеками на получение соответствующих услуг.
Кроме того, аудитор обязан проверить на конец каждого месяца переоценку валютного карточного счета.
Список литературы
1. Бархатов А.П. Бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности. Учебное пособие. Издание второе, исправленное и дополненное.- М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2005.
2. Кирилишин И.М. Учет и использование дорожных чеков при командировках за границу // Главбух, N 3, 1998.
3. Курбангалиева О.А. Валютные операции. Издание второе, переработанное и дополненное. - М.: Вершина, 2006.
4. Овсийчук М.Ф., Демина И.Д. Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу // Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии, N 9, 2000.