стоимость проезда железнодорожным транспортом от места жительства до Москвы и обратно;
стоимость авиабилетов от Москвы до Нью-Йорка и обратно;
суточные на территории Российской Федерации и США;
расходы по найму жилого помещения в Москве и Нью-Йорке;
расходы на оформление визы и загранпаспорта;
расходы на оформление страховки.
Смета расходов на загранкомандировку в США П.Г. Петрова с 1 по 5 августа 2007 г. представлена в таблице.
| Виды расходов | На территории Российской Федерации | На территории США |
| Суточные | 400 руб. (200 руб. x 2 дня); 1 день в Москве + 1 день после пересечения границы при возвращении из командировки | 201 долл. (67 долл. x 3 дня); 1 день после пересечения границы при отъезде за границу + 2 дня за границей |
| Наем жилого помещения | 550 руб. (550 руб. x 1 день) | 660 долл. (220 долл. x 3 дня) |
| Проезд | 1300 руб. | 900 долл. |
| Стоимость визы | - | 150 долл. |
| Оформление загранпаспорта | 300 руб. | - |
| Страховка | - | 150 долл. |
| Итого | 2550 руб. | 2061 долл. |
По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, которые подтверждают произведенные расходы (билеты, копию загранпаспорта, счета за проживание, отчет о выполнении служебного задания по форме N Т-10а и др.). Если документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык.
Если работнику была выдана валюта, то неизрасходованную валюту он сдает в кассу организации.
Пересчет выданной командированному работнику валюты осуществляется на дату совершения операции (дата выдачи и возврата неизрасходованной валюты), а также на дату составления бухгалтерской отчетности. Датой совершения операции по погашению задолженности по подотчетным суммам считается дата утверждения авансового отчета.
Для учета выданных авансов и командировочных расходов к счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" открываются два субсчета:
"Расчеты с подотчетными лицами в рублях";
"Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте".
Пример 2. 17 марта 2007 г. работник получил для командировки во Францию 10 300 евро. 20 апреля 2007 г. был утвержден авансовый отчет работника на сумму 10 100 евро. Курс евро составил (цифры условные):
на 17 марта 2007 г. - 33,47 руб/евро;
на 31 марта 2007 г. - 33,49 руб/евро;
на 20 апреля 2007 г. - 33, 70 руб/евро.
В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи.
17 марта 2007 г.:
Дебет 71, Кредит 50 - 344 741 руб. (10 300 евро x 33,47 руб.) - выдана командированному работнику наличная валюта.
31 марта 2007 г.:
Дебет 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте", Кредит 91, субсчет "Прочие доходы - 206 руб. [10 300 евро x (33,49 руб. - 33,47 руб.)] - отражена положительная курсовая разница, возникающая на дату составления бухгалтерской отчетности.
20 апреля 2007 г.:
Дебет 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте", Кредит 91, субсчет "Прочие доходы" - 2163 руб. [10 300 евро x (33,70 руб. - 33,49 руб.)] - отражена положительная курсовая разница, возникшая на дату утверждения авансового отчета;
Дебет 26, Кредит 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте" - 340 370 руб. (10 100 евро x 33,70 руб.) - списаны командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета;
Дебет 50, Кредит 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте" - 6740 руб. (200 евро x 33,70 руб.) - возвращена неизрасходованная валюта в кассу организации.
Кроме наличной валюты командированным в загранкомандировку работникам могут выдаваться дорожные чеки.
Дорожные чеки - это платежные документы в иностранной валюте. Они отнесены к валютным ценностям, и, следовательно, на них распространяются нормативные акты, регулирующие порядок обращения иностранной валюты на территории Российской Федерации. Обычно дорожные чеки выдаются в виде чековой книжки.
Для покупки дорожных чеков организация может использовать валютные средства, которые есть на текущем валютном счете или приобретены банком по поручению организации для оплаты командировочных расходов. При этом купленная валюта зачисляется на специальный транзитный валютный счет организации (если банк такой счет открыл), с которого производится оплата дорожных чеков. Приобретение дорожных чеков организацией возможно только путем безналичной оплаты с валютного счета в уполномоченном банке.
Дорожные чеки приобретаются исключительно для оплаты командировочных расходов. Основанием для покупки дорожных чеков является заявка организации. После получения заявки банк выдает дорожные чеки командированному работнику, который их подписывает в присутствии работника банка. Вместе с дорожными чеками выдается справка по форме N 0406007 на имя каждого командируемого работника, которая является основанием для вывоза дорожных чеков за границу.
После получения дорожных чеков командируемый работник должен сдать их и справку в кассу организации. Затем чеки и справка приходуются и выдаются под роспись в журнале учета справок командированному работнику.
Учет дорожных чеков ведется на отдельном субсчете счета 50 "Касса". Оприходование в кассу и выдача дорожных чеков под отчет отражаются в бухгалтерском учете по курсу Банка России на дату совершения операции. Порядок бухгалтерского учета движения дорожных чеков в организации аналогичен учету движения наличной валюты.
Учет при возвращении
Если по возвращении из загранкомандировки у работника остались неизрасходованные дорожные чеки, то он должен сдать их в кассу организации или внести иностранную валюту на сумму, эквивалентную неиспользованным дорожным чекам (рубли вносить он не имеет права).
В настоящее время организация может покупать иностранную валюту только при наличии валютного счета. Но даже если такого счета нет, работник может рассчитываться корпоративной картой или снимать с нее наличную валюту. Операции по расчетным картам могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета. Конверсия осуществляется по внутреннему курсу платежной системы, который значительно отличается от курса Банка России. Валюта, полученная в результате конверсии, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента (п. 2.6 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П).
Пример 3. 1 марта 2007 г. организация открыла в банке специальный карточный счет в рублях. За открытие счета банк удержал 1000 руб. На этот счет организация перечислила с расчетного счета 400 000 руб.
3 марта 2007 г. организация направила своего сотрудника в командировку в США. Для оплаты командировочных расходов сотруднику была выдана корпоративная карта, учетная стоимость которой составляет 200 руб.
5 марта 2007 г. работник оплатил счет за проживание в гостинице в размере 1200 долл. США. В этот же день он получил наличную валюту в размере 600 долл. Банк конвертировал рубли в доллары по курсу 26,60 руб./долл.
Авансовый отчет сотрудника был утвержден 18 марта 2007 г.
В конце месяца банк начислил комиссию за обслуживание специального карточного счета в размере 1500 руб.
Официальный курс доллара США составил (цифры условные):
на 1 марта 2007 г. - 26,55 руб/долл.;
на 5 марта 2007 г. - 26,50 руб/долл.;.
на 18 марта 2007 г. - 26,45 руб/долл.;
на 30 марта 2007 г. - 26,40 руб/долл.
В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи.
1 марта 2007 г.:
Дебет 55, субсчет "Специальный карточный счет", Кредит 51 - 400 000 руб. - перечислены денежные средства на специальный карточный счет организации;
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 1000 руб. - перечислены денежные средства за открытие специального карточного счета;
Дебет 50, субсчет "Денежные документы", Кредит 51 - 200 руб. - оприходованы оплаченные корпоративные карты;
Дебет 71, Кредит 50, субсчет "Денежные документы" - 200 руб. - выдана работнику корпоративная расчетная карта для оплаты командировочных расходов.
5 марта 2007 г.:
Дебет 71, Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 47 880 руб. [(1200 долл. + 600 долл.) x 26,60 руб/долл.] - списаны со специального карточного счета организации денежные средства на оплату гостиницы, а также на выдачу наличной валюты;
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 90 руб. [(26,60 руб. - 26,55 руб.) x 1800 долл.] - отражен в составе прочих расходов убыток от конвертации рублей в доллары США по курсу, установленному банком.
18 марта 2007 г.:
Дебет 26, Кредит 71 - 47 610 руб. (1800 долл. x 26,45 руб/долл.) - списаны командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета;
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 71 - 90 руб. [(26,50 руб/долл. - 26,45 руб/долл.) x 1800 долл.] - отражена в составе прочих расходов отрицательная курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами;
Дебет 50, субсчет "Денежные документы", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 200 руб. - возвращена в кассу организации корпоративная расчетная карта.
30 марта 2007 г.:
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 1500 руб. - отражено в составе прочих расходов организации комиссионное вознаграждение банка за обслуживание специального карточного счета.
Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, целесообразно осуществлять сплошным методом, так как часто встречаются некорректные действия подотчетных лиц.
Основными документами, которые аудитор должен изучить при проверке расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, являются:
авансовые отчеты;
журнал регистрации авансовых отчетов;
приказы о направлении сотрудников в загранкомандировку;
приказ о норме суточных;