Цели основных заинтересованных лиц
Инвестор: возврат и целевое использование средств.
Заказчик: получение требуемых результатов проекта с минимальными затратами.
Исполнитель: максимизация собственной прибыли при удовлетворении формальных требований заказчика.
Этап 2. Распределите задачи и обязанности
Генеральному Директору необходимо определить роли инвестора, заказчика и исполнителя. При этом нужно договориться, что их роли совмещаться не будут. Если в качестве исполнителя Вы выбрали структурное подразделение, которое занимается операционной деятельностью, то необходимо выстраивать две разные системы мотивации. Иными словами, отдельно поощрять достижения в операционной деятельности, отдельно - в инвестиционной.
При проектной организации труда различают менеджера проекта, который несет ответственность за его реализацию, и координатора проекта, который распределяет ресурсы. Генеральному Директору следует взять на себя обязанности координатора. Именно Вы должны найти менеджера проекта и выделить ему ресурсы.
К сожалению, у нас Генеральные Директора зачастую отвечают за все: и за продажи, и за технику безопасности, и за инвестиционные проекты... Если ответственность по всем бизнес-процессам лежит на Генеральном Директоре, это значит, что структура управления выстроена нечетко. Ваша задача - организовать управление так, чтобы за каждую составную часть деятельности отвечали конкретные люди. Инвестиционная деятельность может состоять из нескольких проектов, поэтому кто-то должен отвечать за их совокупность, а кто-то - за каждый проект.
Рассказывает практик
Георгий Козелецкий | Директор по работе с филиалами компании OCS, Москва
Компания OCS - дистрибьютор компьютерной техники. Основана в марте 1994 года. С 2003 года входит в крупнейший IT-холдинг - «Национальную компьютерную корпорацию» (НКК). Число компаний - партнеров OCS составляет свыше четырех тысяч.
В 2004 году рост объема продаж компании составил 41%, что значительно опережает средний показатель по IТ-рынку. С момента образования компании стратегия ее развития была направлена на расширение присутствия в регионах. На сегодняшний день компания кроме офисов в Москве и Санкт-Петербурге имеет филиалы в десяти регионах. В OCS работают более 1000 сотрудников.
Большая часть прибыли нашей компании направляется на развитие. Каждый новый филиал OCS - это отдельный инвестиционный проект, который тщательно продумывается и реализуется по индивидуальному плану.
Решение о запуске того или иного проекта принимает руководство компании, однако широко используется также «инициатива с мест». Например, филиалы OCS, которые достигли высоких результатов в своем регионе, сами инициируют региональное расширение компании и берут на себя руководство новыми представительствами. Так, в 2005 году воронежским филиалом OCS был открыт офис в Волгограде, а нижегородским - в Казани.
Ответственность за реализацию проекта обычно несут его авторы. В Волгограде и Казани это были Генеральные Директора воронежского и нижегородского филиалов. Однако возможны варианты. В этом году у нас реализуется региональный проект, в котором участвуют два филиала и центральный офис, поэтому и ответственность распределяется между несколькими людьми.
В OCS есть департамент, который осуществляет общее руководство филиалами, оперативно взаимодействует с ними, координирует их работу. Перед департаментом стоит задача развития компании в регионах. Также департамент следит за эффективностью деятельности новых филиалов, оценивает достигнутые успехи. Уже упомянутые филиалы в Волгограде и Казани показали блестящий старт продаж (лучший в истории компании). Это стало результатом качественной подготовительной работы, проведенной в этих городах.
Конечно, за долгие годы работы не все наши проекты были удачными - есть опыт закрытия филиала в одном из городов. Решение далось трудно. Нельзя сказать, что филиал себя не оправдал, - просто наши пути разошлись. Пришлось полностью сменить команду сотрудников филиала и начать заново. «Развод» прошел очень цивилизованно, по истечении трех лет обе стороны довольны развитием ситуации.
Управление проектом по созданию КИС
Инвестиционный проект «Создание корпоративной информационной системы (КИС) в компании».
Инициатор: финансовый директор. Считает, что создать КИС необходимо для повышения прозрачности компании. Именно финансовый директор вносит предложение по реализации проекта.
Инвестор: акционеры компании. Дают согласие на реализацию проекта, утверждают цели и бюджет проекта.
Заказчик: департамент IT во главе с директором. Разрабатывает стратегию реализации проекта, план и бюджет проекта, управляет его реализацией.
Исполнитель: привлеченные внешние консалтинговые компании. Внедряют различные информационные системы в рамках единой стратегии. В больших проектах могут работать одновременно несколько таких компаний.
Потребитель: руководители среднего и нижнего звена. Получают выгоды от создания КИС (например, обеспечивается оперативность, полнота и достоверность получаемой информации).
Этап 3. Опишите процедуры управления проектом
Для начала специального управления необходимо регламентировать как минимум три формальные процедуры.
Процедура начала проекта. Нужно установить, кто и на основании чего принимает решение о начале инвестиционного проекта. Обязательный пункт такого решения - назначение инвестора и заказчика. На начальном этапе это может быть одно и то же лицо или структурное подразделение.
Процедура контроля состояния проекта и его прерывания. Необходимо установить регламент отчетности заказчика о состоянии проекта. Также нужно определить признаки, при появлении которых принимается решение о закрытии проекта. Обычно на предприятии начинают одновременно реализовывать несколько инвестиционных проектов. Допустим, стало ясно, что бюджет, сроки или трудоемкость одного из проектов будут превышены на 50%. Как выходят из положения? Каждому из проектов урезают финансирование на 20%. Однако недофинансирование всех проектов намного опаснее, чем закрытие наиболее слабых. Менеджер проявит мужество, предприняв все усилия к закрытию явно неэффективного проекта. К сожалению, не каждый может это сделать.
Процедура завершения проекта. Она должна описывать, каким образом формально признается окончание проекта. Реализация перечисленных процедур позволит Генеральному Директору предприятия:
понять, кто и как принимает решение об инвестиционных проектах;
составить их перечень;
соизмерять объем проектов с возможностью их финансирования;
контролировать ход их реализации;
отсеивать «мертвые» проекты;
совершенствовать управление инвестициями и повышать их эффективность.
Завершающий этап
Систему корпоративного управления проектами можно считать внедренной, когда она становится частью корпоративной культуры. В среднем это происходит года через три. Но это не значит, что пользы от создания такой системы придется ждать столько времени. Уже сама ясность в отношении процедур определения инвестиционного проекта, его начала и завершения дает колоссальный эффект.
В дальнейшем Вы можете автоматизировать управление проектами. Но помните: затраты на программное обеспечение - вторичны. Вначале необходимо создать организационную структуру, найти ключевые фигуры, обучить персонал, выработать стандарты, описать процессы... Лишь затем наступит очередь автоматизации.
Рассказывает практик
Илларион Цеханович | Директор по развитию торговой сети группы компаний «Связной», Москва
«Связной» - федеральная розничная сеть, специализирующаяся на реализации услуг сотовых операторов, продаже персональных средств связи, аксессуаров, портативной цифровой аудио- и фототехники. Основана в октябре 1995 года. Компания является официальным дистрибьютором ведущих производителей GSM-телефонов и телефонов стандарта DECT, а также дилером крупнейших операторов сотовой связи.
Для инвестиций мы используем собственные средства или привлекаем кредиты банковских структур. Этот капитал стимулирует региональное развитие сети «Связной», а также пополняет оборотные средства, обеспечивающие полный товарный ассортимент во вновь открываемых магазинах.
Все пути стратегического развития определяются президентом компании и пулом топ-менеджеров. Решение по открытию нового магазина принимается в рамках плана развития компании, а за выбор конкретного места отвечают директор по развитию и региональный директор. В компании также существует управление по развитию, в обязанности которого входит воплощение в жизнь плана расширения сети. Ответственность за реализацию проекта несут региональный директор, директор по развитию и исполнители - руководители отделов наружной рекламы, розничной сети, отделов кадров, строительства...
Эффективность инвестиций контролируют финансовые структуры компании. В магазинах, которые не оправдывают вложенных средств в течение определенного срока, принимаются меры по повышению уровня продаж. Если эти действия не приносят результатов, магазин могут закрыть (такое у нас случалось). Санация торговых точек - это непрерывный процесс. Мы постоянно проводим мониторинг рынка недвижимости и ищем наиболее интересные для торговли места.
Как автоматизировать управление инвестиционными проектами
Татьяна Дудкина | Руководитель отдела маркетинга компании «Эксперт Системс», Москва
«Эксперт Системс» - российская компания, специализирующаяся на решениях для развития бизнеса и роста стоимости компании. Входит в группу «Про-Инвест». Свыше 15 лет занимается консультированием в области финансового моделирования, проектного анализа и принятия инвестиционных решений.