При первом подходе резерв делится на две части: на общий и специальный. Общий резерв должен покрывать изменения в смете, добавки к общей сумме контракта и другие аналогичные элементы.
Специальный резерв включает в себя надбавки на покрытие роста цен, увеличение расходов по отдельным позициям, а также на оплату исков по контрактам..
Многие практики считают, что надбавки на покрытие роста цен должны учитываться отдельно от непредвиденных расходов. Это особенно актуально, когда контракты предусматривают изменение условий платежа или пересмотр условий контрактов в соответствии с публикуемыми индексами инфляции.
Второй подход к созданию структуры резерва предполагает определение непредвиденных расходов по видам затрат, например, на заработную плату, материалы, субконтракты.
Такая дифференциация позволяет определить степень риска, связанного с каждой категорией затрат, которые затем можно распространить на отдельные этапы проекта.
Дальнейшее уточнение размеров непредвиденных расходов требует установления взаимосвязи с элементами структуры разделения работ на разных уровнях этого деления, в том числе, на уровне комплексов (пакетов) работ. Преимущество такого детального разделения работ заключается в том, что оно помогает приобрести опыт и создать базу данных корректировки непредвиденных расходов.
Этот подход обеспечивает достаточный контроль за непредвиденными расходами, однако необходимость использования для этого большего числа данных и оценок позволяет применять его только для относительно небольших проектов.
Резерв на непредвиденные расходы определяется только по тем видам затрат, которые вошли в первоначальную смету.
Резерв не должен использоваться для компенсации затрат, понесенных вследствие . неудовлетворительной работы.
В общем случае резерв может использоваться для следующих целей:
-выделение ассигнований для вновь выявленной работы по проекту;
- увеличение ассигнований на работу, для выполнения которой было выделено недостаточно средств;
- временное формирование бюджета с учетом работ, для которых необходимые ассигнования еще не выделены;
- компенсация непредвиденных изменений трудозатрат, накладных расходов и т.п., возникающих в ходе работы над проектом.
'Текущие расходы резерва должны отслеживаться и оцениваться, чтобы обеспечить наличие остатка на покрытие будущих рисков.
Непредвиденные расходы включаются в бюджет как самостоятельная статья и утверждаются ответственным руководителем.
После выполнения работы, для которой выделен резерв на покрытие непредвиденных расходов, можно сравнить плановое и фактическое распределение непредвиденных расходов, и на этой основе определить тенденции использования непредвиденных расходов до завершения проекта. При этом неиспользованная часть выделенного резерва на покрытие непредвиденных расходов может быть возвращена в резерв проекта.
В простых проектах бюджет для покрытия непредвиденных расходов может быть передан в распоряжение менеджера проекта, который получает право использовать его в течении определенного времени или для определенных целей. Если, например, увеличение объема работ рассмотрено и принято, бюджет менеджера пройм для покрытия непредвиденных расходов увеличивается, а использованная часть резерва может быть отнесена на общую смету проекта.
Определенная часть средств, предназначенная для покрытия непредвиденных расходов, обычно называемая общим резервом, должна остаться под прямым контролем высших руководителей.
Все случаи использования резерва должны регистрироваться, периодически о них должны готовиться доклады вместе с другой информацией о стоимости проекта.
Учет рисков при финансировании проекта.
Финансирование проекта является одним из наиболее важных условий обеспечения эффективности его выполнения.
Финансирование должно быть нацелено на решение двух основных задач:- обеспечение потока инвестиций, необходимого для планомерного выполнения проекта;
- снижение капитальных затрат и риска проекта за счет оптимальной структуры инвестиций и получения налоговых преимуществ.
План финансирования проекта должен учесть следующие виды рисков:
- риск нежизнеспособности проекта;
- налоговый риск;
- риск неуплаты задолженностей;
- риск незавершения строительства.
Риск нежизнеспособности проекта.
Инвесторы должны быть уверены, что предполагаемые доходы от проекта будут достаточны для покрытия затрат, выплаты задолженностей и обеспечения окупаемости любых капиталовложений. Кроме того, финансирование проекта должно удовлетворять существующим федеральным тестам на "адекватную надежность", чтобы определенные инстуциональные инвесторы, например, страховые компании, получили возможность осуществлять инвестиции в проект.
При обсуждении данного типа гарантий участники проекта должны проявить определенную гибкость в отношениях с инвестором. Например, если при финансировании проекта появляются трудности с одним из наиболее серьезных тестов на адекватные гарантии - гарантии выплаты процентов, - то проект может удовлетворять требованиям другого теста - например, на наличие контракта на приобретение какой-либо организацией продукта, являющегося результатом реализации проекта.
Налоговый риск.
Налоговый риск включает:
- невозможность гарантировать налоговую скидку из-за того, что проект не вступит в эксплуатацию к определенной дате;
- потерю выигрыша на налогах из-за того, что участники прекратили работы над уже функционирующим, но экономически не оправдавшим себя проектом;
изменение налогового законодательства, например, увеличение налога на собственность или изменение плановой нормы амортизации перед тем как запустить проект в эксплуатацию;
- решения налоговой службы понижающие налоговые преимущества в результате осуществления проекта.
Инвесторам, как правило, удается частично защитить себя от налогового риска посредством соответствующих гарантий, включаемых в соглашения и контракты.
Риск неуплаты задолженностей.
Даже успешные проекты могут столкнуться с временным снижением доходов из-за краткосрочного падения спроса на производимый продукт, либо снижением цен из-за перепроизводства продукта на рынке.
Чтобы защитить себя от таких колебаний, предполагаемые ежегодные доходы от проекта должны перекрыватъ максимальные годовые выплаты по задолженностям.
Участники могут применить следующие меры снижения риска от неуплаты задолженностей:
- использование резервных фондов;
- - производственные выплаты;
- дополнительное финансирование.
Помимо достаточности предполагаемых доходов час-то рекомендуется, чтобы план финансирования включал в себя резервный фонд
выплат по задолженностям, который должен поддерживаться на определенном уровне, например, на уровне максимальных ежегодных выплат по задолженностям. Финансовые соглашения должны быть составлены таким образом, чтобы в любом из них первоначально предусматривались выплаты по задолженностям, затем на компенсацию, резервного фонда и, после этого, по участкам и третьим сторонам.
В некоторых проектах вместо резервного фонда выплат по задолженностям укажет использоваться принцип производственных выплат.
В проектах, обеспеченных доходами, участники обязуются осуществлять выплаты по задолженностям, гарантируя на эти цели определенный процент доходов, получаемых от продукта, производимого по проекту. При этом недостаточность поступающих из этого источника сумм для оплаты задолженностей не рассматривается как невыполнение обязательств: возникающий дефицит суммируется и выносится на срок окончательной выплаты задолженности.
План должен предусматривать возможности дополнительного финансирования, необходимость в котором может возникнуть из-за задержки, значительного увеличения масштабов проекта или проблем, связанных с эксплуатацией. Необходимо установить контакт с отдельными кредиторами для обеспечения покрытия непредвиденных расходов.
После осуществления участниками проекта надежных мер по снижению риска неуплаты задолженностей, инвестор может применять соответствующие гарантии частичных или полных выплат задолженностей в определенные этапы проекта или по его завершению.
Кроме того, правительственные организации могут предоставить правительственные гарантии, экспертные гарантии или защиту политического риска.
Риск незавершения строительства.
Если проект связан с процессом строительства, то, необходимо учитывать возможный риск незавершенного строительства. Поэтому перед началом строительства участники строительства и инвесторы должны прийти к соглашению относительно гарантий его завершения.
При инвестировании проекта, в котором использован новый технологический процесс или "ноу-хау", инвестор может потребовать безусловных гарантий завершения строительства, поскольку подобные проекты оказываются более дорогостоящими, чем первоначально предусматривалось.