Разница между курсом продажи и курсом покупки, устанавливаемыми уполномоченными банками, не должна превышать 10%.
1.3 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБМЕННОГО ПУНКТА
Мытищинский филиал Уникомбанка начал валютные операции в 1990году. Тогда же было открыто несколько обменных пунктов. Операции с наличной валютой регламентируются инструкцией банка Внешнеэкономической деятельности от 31 марта 1987года №7 ’По кассовой работе с валютными и другими ценностями в СССР’.
Ключевым работником обменного пункта является кассир. Рассмотрим деятельность обменного пункта через трудовой процесс валютного кассира в течение рабочего дня.
Пред началом рабочего дня кассир должен подготовить свое место, проверить сигнализацию и внести поступившие изменения в имеющиеся у него нормативные документы, если это необходимо, а также заполнить заявку на получение аванса для совершения операций в обменном пункте. Наличные денежные средства, рубли и валюта доставляются инкассатором данного банка к началу рабочего дня и выдаются под материальную ответственность кассиру обменного пункта. Принимаемые ценности должны быть пересчитаны. Если какие банкноты вызывают сомнение в их подлинности или платежеспособности, то они в сумму взноса не засчитываются.
Также кассиром обменного пункта получаются реестры на купленную или проданную валюту, справка об остатках наличных денежных средств на конец рабочего дня и бланки строгой отчетности (справка формы № 0406007).На каждом заполняемом документе должна быть представлена дата, фамилия и подпись кассира обменного пункта. Акт передается инкассатору для оправки в банк.
Операция обслуживания клиента (купля/продажа) валюты проводится в течение смены, с частотой, определяемой количеством обращающихся в обменный пункт клиентов.
В обменном пункте в течение смены производит следующие операции:
-заполнение заявки на получение аванса для совершения операций;
-получение наличных денежных средств, бланков строгой отчетности, реестров и справки об остатках;
-заполнение акта о приеме наличных денежных средств и бланков строгой отчетности;
-обслуживание клиента;
-заполнение реестров – наличной иностранной валюты, купленной и проданной за наличные рубли;
-заполнение справки об остатках наличной иностранной валюты, платежных документов в иностранной валюте, и наличных рублей;
-подготовка денежных средств к инкассации и последующая их отправка, а также сдача бланков строгой отчетности и другой документации на конец дня.
Операция обслуживания клиента состоит из:
-выяснения вида операции (покупка или продажа валюты), необходимой суммы валюты и др.;
-расчет сумм валюты и рублей по курсу (в случае покупки иностранной валюты расчет также 0.5% от общей суммы);
-проверка имеющегося в пункте количества валюты и рублей, их достаточности для проведения операции (если средств хватает ‑ выполнение операции продолжается, в противном случае выполняется подкрепление);
-получение средств от клиента;
-подсчет получаемых купюр (в случае получения рублей – подсчет купюр старого и нового образца)
-Заполнение реестра продажи или покупки валюты в зависимости от вида операции;
-выписывание справки форма № 0406007 клиенту.
В таблице 1.1 приведены данные о распределении времени при ручном оформлении операций.
Таблица 1.1 ’Распределение времени при ручном оформление операций’
| № | название операций | время на обработку соответствующих сумм долларов США | ||||
| 50 | 100 | 200 | 1000 | 8000 | ||
| 1 | выяснение вида операции и необходимой клиенту суммы | 5 | 5 | 5 | 10 | 10 |
| 2 | расчет суммы валюты и рублей (включая расчет 0.5% от суммы при продаже валюты) | 7 | 7 | 7 | 7 | 9 |
| 3 | проверка имеющегося в пункте количества валюты и рублей, и их достаточности для проведения операции | 0 | 0 | 0 | 20 | 40 |
| 4 | получение средств от клиента | 5 | 7 | 10 | 20 | 35 |
| 5 | подсчет получаемых купюр | 15 | 20 | 25 | 300 | 600 |
| 6 | подсчет продаваемых купюр | 5 | 5 | 5 | 15 | 20 |
| 7 | заполнение реестра покупки и продажи валюты в зависимости от вида операций | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 |
| 8 | выписывание справки форма № 04006007 | 70 | 70 | 70 | 85 | 85 |
| 9 | выдача продаваемых купюр и справки форма № 0406007 клиенту | 10 | 10 | 10 | 25 | 25 |
| 10 | Итого (сек.) | 125 | 128 | 140 | 485 | 837 |
| 11 | Итого (мин.) | 2.1 | 2.2 | 2.3 | 8 | 13.9 |
Из таблицы видно, что с увеличением суммы возрастает время на выполнение операции. Длительность операции возрастает в основном за счет увеличения времени на проверку и подсчет денежных средств, получаемых от клиента, на выписывание справки строгой отчетности и заполнение реестра, подсчет наличных денежных средств, получаемых от клиента.
После завершения операционного дня валютный кассир подсчитывает суммы прихода и расхода по каждой валюте, сверяя с наличием денежных средств на данный момент в кассе (если при сводке кассы кассир обнаруживает расхождение между фактическим наличием ценностей и данными в отчетных документах, то он предоставляет записку заведующему кассой), и затем передает денежные средства (рубли и валюту)работнику банка, инкассатору, который доставляет их в банк. Вместе с денежными средствами также валютный кассир передает оставшиеся не использованные бланки строгой отчетности (справки формы № 0406007), заполненные реестры покупки/продажи валюты, справку об остатках наличной валюты и рублей, а также сопроводительные документы на отправляемые и получаемые ценности, доверенности инкассаторов, контрольные листы кассы пересчета.
На основе приведенного анализа следует сказать, создание АРМ валютного кассира могло бы значительно упростить труд кассира, поскольку не затрачивается время на заполнение реестров покупки/продажи валют, справки строгой отчетности и других документов.
Для полного анализа деятельности обменного пункта рассмотрим результаты его работы за год (таблица 2).
Таблица 1.2 ’Распределение доходов и расходов обменного пункта за год’
| № п/п | фонд заработной платы | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | май | 28750.5 | 1200 | 1100 | 2708.6 | 23750.9 |
| 2 | июнь | 26116 | 1200 | 1100 | 2734.5 | 21081.5 |
| 3 | июль | 26645 | 1200 | 1100 | 2760.4 | 21584.6 |
| 4 | август | 27701.9 | 1200 | 1100 | 2786.3 | 22615.6 |
| 5 | сентябрь | 28230.8 | 1200 | 1100 | 2812.2 | 23118.6 |
| 6 | октябрь | 21916 | 1200 | 1100 | 2838.1 | 16777.9 |
| 7 | ноябрь | 21010.2 | 1200 | 1100 | 2911.1 | 15799.1 |
| 8 | декабрь | 27895.0 | 1200 | 1100 | 2943.7 | 22651.3 |
| 9 | январь | 22516.0 | 1550 | 1200 | 3415.3 | 16350.7 |
| 10 | февраль | 19876.5 | 1550 | 1200 | 3415.3 | 13711.2 |
| 11 | март | 21123.3 | 1550 | 1200 | 3523.5 | 14849.8 |
| 12 | апрель | 20156.5 | 1550 | 1200 | 3442.2 | 13864.1 |
Из таблицы следует, что снижение дохода обменного пункта происходит под воздействием двух факторов:
-рост условно‑постоянных расходов, в том числе: увеличение затрат на аренду помещения, рост заработной платы сотрудников обменного пункта, Из таблицы 2 видно, что объем дохода снижается под воздействием двух факторов:
-снижение выручки; при чем эта переменная имеет сезонный характер, так летом происходит существенное увеличение выручки, в зимний период – снижение. Однако разность между сезонными колебаниями выручки не превышает 30%;
-введение новых штатных единиц (бухгалтер, уборщица, охранник и т.д.)
Установка АРМ валютного кассира в обменном пункте позволила бы существенно увеличить эффективность работы за счет повышения пропускной способности.
1.4 Автоматизированная система ’Валютная касса’, разработанная в мытищинском филиале Уникомбанка.
1.4.1 ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ ОБМЕННОГО ПУНКТА
Общая технология работы обменного пункта была описана ранее, однако в связи с переходом на автоматизированную систему ’Валютная касса’ рабочий процесс дополнился некоторыми дополнительными операциями следующего содержания.
В отделе внешнеэкономической деятельности готовятся исходные данные на каждый рабочий день, они включают в себя курсы ЦБ на текущий день для каждой валюты, курсы покупки/продажи, курсы конверсии установленные внутри банка, также определяются кассир, для каждого обменного пункта фиксируется выданный аванс и номера выданных бланков строгой отчетности. После этого формируется посылка с данными по конкретному обменному пункту, которая пересылается в виде дискеты, либо по модемной связи.
Операционный день банка начинается с получения кассиром вышеперечисленной информации. Проведя необходимую подготовку рабочего места, кассир приступает к обслуживанию клиентов. В процессе работы кассир выбирает тип операции, заполняет соответствующие поля бланка. Результаты каждой проведенной операции заносятся в БД, и в конце рабочего дня могут быть распечатаны. Курсы покупки/продажи валют при необходимости могут быть изменены, при этом фиксируется время начала действия курса
По итогам рабочего дня, как уже указывалось, кассир распечатывает реестры купли/продажи валют за день, а также другие итоговые финансовые документы.
1.4.2 ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ИО системы ’Валютная касса’ представляет собой информационную модель обменного пункта. Различают внемашинное и внутримашинное обеспечение
Внемашинное обеспечение – это вся совокупность информации в обменном пункте, основную часть которой составляют документы. Различат первичные документы (входные)и отчетные (выходные) документы. К первым относятся такие документы, как распоряжение на установку курсов покупки / продажи валют в обменном пункте, справки на получение аванса денежных средств и документации строгой отчетности для совершения операций и др. К выходным документам относятся реестры покупки/продажи валюты, справка об остатках на конец рабочего дня, справки строгой отчетности и др.